Между онлайн и офлайн: правила ведения крупных конференций в смешанном формате

У гибридных мероприятий есть свои неоспоримые преимущества. Организаторы масштабируют событие на более широкую аудиторию, а участники экономят не только финансовые ресурсы, связанные с проездом, но и собственное время. Тем более, что стремительное развитие технологий позволяют без проблем проводить такие ивенты.

Любители офлайн-нетворкинга получают в распоряжение все ресурсы и контент мероприятия: выбирают наиболее интересные сессии, могут лично участвовать в дискуссии и задавать вопросы из зала, очно налаживать связи с максимально релевантной аудиторией. Интерактивность и выгода в таком случае максимальная.

В онлайне возможностей меньше, но и такой формат участия дает немало преимуществ присутствовать на нужной дискуссии, взаимодействовать с другими участниками в чате. К тому же по итогам мероприятия есть доступ к материалам с выступлений или видеозаписям.

Когда дело касается смешанного формата — “1+1”, организаторы, как правило, стараются максимально синтезировать онлайн-посещение и персональное присутствие. Но одна существенная разница есть — стоимость делегатского участия в офлайне выше. В среднем крупные российские ивенты собирают несколько сотен участников в выставочном павильоне и еще до десяти тысяч (а иногда и больше), которые смотрят прямой эфир или запись.

Формула 1+1=3 (онлайн+офлайн) намекает на сложность организации такого мероприятия. Здесь мало сделать живую конференцию и включить камеру. А если некоторые спикеры еще и выступают онлайн, то подготовительные работы превращаются в задачу с двумя звездочками.

Главное в любом мероприятии — это стабильно работающий софт. Особенно это касается встреч в онлайне — программное обеспечение, как основа встречи, должно работать идеально.

Конечно, при возникновении технических проблем любое мероприятие можно приостановить, но только в крайнем случае. В целом, любые ошибки и сбои программ для трансляции недопустимы.

Софт для смешанного формата конференций больше похож на тот, который крупные телеканалы используют для ведения масштабных прямых эфиров. Вот его основные особенности:

• Трансляция ведется с нескольких камер, поэтому у режиссера (или модератора) должна быть возможность переключаться между ними. Статичная картинка как в онлайн-семинарах здесь не подойдет.
• Если на конференции есть несколько отдельных залов, в которых спикеры выступают одновременно, все становится еще сложнее: появляется два потока стримов, между которыми зрители могут выбирать и переключаться в любой момент.
• Софт должен поддерживать все виды интерактивных материалов: видео, презентаций, опросов. Самое сложное здесь — создать общую инфраструктуру. Если спикер переключает страницу презентации на экране, она должна мгновенно меняться и на компьютерах онлайн-зрителей.
• Для онлайн-зрителей отдельно разрабатываются вовлекающие активности. Они принимают участие в срезах мнений, секциях «вопрос-ответ», общаются между собой в специальном чате. Это не пассивные наблюдатели, а полноценные участники ивента, пусть и с немного урезанными возможностями.

Софт для трансляций кардинально отличается от программ и приложений для деловых конференций. В первую очередь, количеством участников. Большинство программ для онлайн-встреч поддерживает до 30 участников. Самые прокачанные — до 150.

Софт для онлайн-конференций должен транслировать прямой эфир нескольким тысячам участников. Это совершенно другие объемы обработки данных, которые требуют выделенного сервера или отдельных мощностей в облачном сервисе.

Существуют решения, которые можно одинаково хорошо использовать и как инструмент для деловых встреч и обсуждений, так и платформу для массовых конференций с многотысячной аудиторией. К примеру, у сервиса Телемост от Яндекс 360 есть возможность проводить прямые трансляции на аудиторию до 10 000 зрителей.

Именно грамотная подготовка — это залог успеха крупных смешанных конференций. Важно обеспечить правильный вывод и синхронизацию материалов на реальные экраны и компьютеры зрителей, минимальную задержку потока и правильную работу чатов и обратной связи.

Работа любого мероприятия завязана не только под работу команды технических специалистов, но и модераторов, которые обеспечивают вовлеченность пользователей, правильную работу интерактивных элементов и оперативно реагирует на все внештатные ситуации.

На крупных конференциях активностями занимается ведущий. Он почти постоянно на сцене, ведет дискуссии со спикерами, общается с аудиторией. На эту роль часто нанимают профессиональных ведущих, которые умеют управлять настроением зрителей и знают, где нужно разрядить обстановку шуткой, а где поддержать серьезность момента. Это важно, ведь от настроения аудитории будет зависеть и впечатление людей от ивента. Даже если конференция окажется суперполезной, но скучной, участники будут недовольны и вряд ли придут еще раз.

Ведущий взаимодействует преимущественно с живой аудиторией, но у него также есть доступ к данным онлайн-зрителей. К примеру, он может выбирать вопросы к спикеру и зачитывать их или озвучивать результаты опросов.

На деловых встречах в несколько десятков людей все эти функции может выполнять один человек. Но на масштабных мероприятиях с тысячами онлайн-участников нужна целая команда. Поэтому здесь все функции максимально разделяются, чтобы минимизировать ошибки и проблемы.

Смешанный формат конференций — это отличная возможность для компании-организатора обеспечить красивую картинку, хорошую вовлеченность участников и необходимую массовость. Смотреть прямую трансляцию мероприятия могут люди в любой точке земного шара, но при этом у них останется впечатление непосредственного участия.

Несмотря на высокую сложность в подготовке и проведении, смешанный формат конференций становится все более распространенным. Это касается не только глобальных бизнес-конференций со всемирно известными спикерами, но и относительно небольших профильных ивентов: для маркетологов, специалистов по рекламе и продвижению, бренд-менеджеров, аналитиков.

На российском рынке популярность смешанного формата мероприятий активно растет. И мы уверены, что в дальнейшем он станет еще более распространенным и удобным как для организаторов, так и для участников.