Be the rock – кейс компании ROCKWOOL Russia

Проект «Be the rock» стартовал в марте 2020 года, когда все оказались в совершенно новых реалиях: дистанционная работа, страх заболеть, остановка работы наших клиентов-строительных площадок. Команда  компании ROCKWOOL Russia разработала и внедрила инструменты, которые помогли бизнесу остаться успешным и прибыльным, несмотря на значительные изменения вокруг.

Проект компании ROCKWOOL Russia претендует на победу в номинации HR Hero бизнес-премии WOW!HR 2021 .

Представляет кейс  «Be the rock» Ольга Митасова , специалист по внутренним коммуникациям.

Предпосылки создания проекта

Подразделение ROCKWOOL Russia входит в Группу компаний ROCKWOOL – мирового лидера в производстве решений из каменной ваты. В России представлены четыре завода (Балашиха, Выборг, Троицк и Елабуга) и 12 офисов. Общая численность команды – 1200 сотрудников.

Читайте также: Кейс банка «Открытие»: делаем счастливый банк

В марте 2020 года мы, как и многие компании, оказались в абсолютно новой реальности:

• Переход на дистанционную работу стал практически переворотом в нашем традиционном укладе. Исторически сложилось так, что мы, будучи производственной компанией, были максимально консервативны, и все сотрудники (за исключением отдела продаж) работали либо на производстве, либо в офисах по очень четкому графику.

• Совершенная неопределенность в экономических последствиях локдауна. Это означало остановку деятельности или ее значительную трансформацию у наших клиентов – строительных компаний, строительных объектов, проектных институтов, а также невозможность проводить личные встречи и переговоры с клиентами .

• Невозможность долгосрочного планирования нашей деятельности: практически каждую пятницу мы встречали в условиях новых ограничений и изменений.

• Высокий уровень стресса и  эмоциональное напряжение каждого сотрудника, так как никто не знал, что будет дальше и ни в чем не был уверен.

Чтобы оставаться успешным и прибыльным бизнесом, нам было необходимо решить следующие задачи:

• Продолжать продавать нашу продукцию, несмотря на отсутствие личных встреч (с застройщиками, проектными институтами) и даже замороженные строительные объекты в ряде регионов.

• Поддержать эффективность и результативность сотрудников во всех подразделениях на высоком уровне (дистанционная работа не должна сказаться на наших результатах и вовлеченности).

• Продолжать производить продукцию.

• И сохранить боевой дух команды, когда мир переворачивается с ног на голову.

Суть проекта

Отсутствие возможности долгосрочного планирования было и особенностью проекта, и нашим ключевым вызовом.

Мы находили сами или получали от бизнеса новые вводные, и нам нужно было разработать инструмент под решение конкретных задач в течение недели, максимум двух.

Что это были за инструменты и как мы их использовали?

Внутренний обучающий курс по телефонным продажам для торговых представителей.

Так как  большинство встреч наших торговых представителей превратились в звонки (из-за аналогичного перехода на дистанционную работу наших клиентов), а поездки по строительным объектам отпали из-за заморозки строительства,команда HR инициировала разработку и проведение совершенно нового формата внутреннего обучения.

Мы взяли экспертизу нашей команды Insidesales (телефонные продажи, по сути, работают параллельно с торговыми представителями и занимаются иными профилями клиентов) и создали обучающий курс именно по телефонным продажам от наших внутренних экспертов для всей команды отдела продаж.

Проект  разработали и реализовали сотрудники трех направлений:

• HR-бизнес-партнер команд продаж и маркетинга,
• Teamleader по телефонным продажам,
• Менеджер отдела по работе с клиентами.

Всего за одну неделю мы завершили подготовку курса и провели обучение для наших коллег, которые продолжили совершенствовать свои навыки уже в реальных условиях.

Новый инструмент взаимодействия с руководителями – «Чай с HR»

HR поддержал менеджеров (руководителей), внедрив  «Чай с HR»: периодические встречи Директора по персоналу со всеми менеджерами  компании. Это формат свободного онлайн-общения, цель которого услышать менеджеров «без купюр» (о сложностях в управлении командами/отдельными сотрудниками на дистанционной работе) и дать им реальный кейс/решение. Показать, что мы на связи, готовы поддерживать всем, чем можем, в этих новых условиях. Плюс такого формата– легкость, это не совещание, не обучение, а разговор нескольких профессионалов, из которого ты обязательно что-то для себя возьмешь.

Также HR предоставил всем руководителям обучающий курс по управлению удаленными сотрудниками, где раскрывались основные отличия и тонкости такого менеджмента.

Серия обучающих программ для эффективной удаленной работы

Так как условия работы изменились для 90% офисных сотрудников (и перевод на дистанционный формат, и разные условия работы из дома, и критичные изменения нагрузки в зависимости от должности), HR-команда реализовала серию обучающих программ (от внутренних и внешних экспертов), прямо влияющих на эффективность команды:

• Деловая переписка (тренинг не только про вежливое общение, но и про эффективные способы написания писем – коротко и по делу);

• Тайм-менеджмент (внутренний тренер нашел новые инструменты и грамотно адаптировал их именно к нашей культуре и новому формату работы);

• Подготовка презентаций в корпоративном формате ROCKWOOL (готовый шаблон экономит время сотрудника);

• Эффективная работа в MS Outlook (когда больше нет рабочего стола и стопки ежедневников в офисе) ;

• 2 тренинга по новым внутренним ИТ-инструментам – One Drive (облачное решение, которое позволяет делиться и редактировать общие файлы) и MS Teams (для эффективной командой работы).

Мы организовали и провели онлайн-встречу с генеральным директором компании Мариной Потокер под названием «Секреты эффективности от генерального директора».

Сотрудники получили возможность не только услышать от первого лица компании о реальных лайфхаках для эффективной работы, но и еще раз почувствовать себя частью большой команды, увидеться с коллегами, провести время в неформальном общении, ощутить поддержку. Запросы у большинства людей схожи, а когда встречу проводит генеральный директор, ты осознаешь, насколько мы все похожи и что мы сталкиваемся с общими трудностями, которые точно можно решить!

Высокий уровень безопасности

Для того, чтобы продолжать производить продукцию, мы в кратчайшие сроки обеспечили высокий уровень защиты против коронавирусной инфекции в офисах и на заводах ROCKWOOL. Мы не только соблюдали и соблюдаем меры, предписанные государственными органами, но и разработали кризис-план и определили ключевые позиции на производстве, а  также схему расположения/взаимодействия сотрудников,  чтобы оперативно отслеживать контакты в случае обнаружения у кого-то из сотрудников заболевания.

Активно продвигались на заводах меры защиты не только на работе, но и в жизни. Организовали семинары врачей об иммунитете и защите от разного рода ОРВИ. Ключевой посыл – вы можете быть абсолютно уверены в вашей безопасности на работе.

Трансформация well-being проекта «Счастлив с ROCKWOOL»

Кроме того, мы максимально оперативно (всего за две недели) трансформировали наш новый well-being проект (который задумывался в конце 2019 года с другими целями) в абсолютно новый инструмент . Он позволил дать нашим сотрудникам две ключевые вещи:

1. Возможность общаться друг с другом не только в Skype/Zoom по рабочим вопросам, но и как группе, у которой есть общие личные интересы, чтобы мотивировать друг друга и обмениваться энергией.

2. Поддержку здорового образа жизни дома – это очень важный момент, который помимо самого здоровья влияет на эмоциональную составляющую жизни.

Во время изоляции мы:

• Запустили марафон Спортивный ROCKWOOL – выкладывали достижения в Instagram и передавали эстафету коллегам (как быть спортивным дома);

• Запустили проект «Расхламление» – предложили сотрудникам разобрать/отремонтировать/навести порядок дома и поделиться с нами результатами.

• Запустили Water Challenge – пили нужное количество воды и делились результатами;

• Делали рассылки с физическими упражнениями и подборки онлайн-ресурсов, которые помогут держать себя в форме;

• Повышали свою финансовую грамотность – в помощь нам был блок тренингов по финансовой грамотности для сотрудников от независимого эксперта, с рабочими  инструментами для анализа своей финансовой ситуации и ее улучшения;

• Участвовали в новогоднем адвент-календаре – создание новогоднего настроения и вовлечение сотрудников в конкурсы и активации.

Когда самоизоляция завершилась, мы:

• Запустили марафон шагов – Спортивное лето ROCKWOOL (группа в приложении). В течение месяца нам с командой удалось пройти половину Земного шара, и мы еще два раза перезапускали этот марафон для всех желающих. В итоге мы попали в ТОП 20 команд по России.

Новый формат коснулся также наших корпоративных мероприятий:

1.    Наш традиционный летний праздник – День Семьи. Впервые он прошел в онлайн-формате, но мы сохранили стиль и культуру: пригласили всех сотрудников с детьми, совместно с Culinarion собирали бургеры (из заранее подготовленных продуктов), проводили детские онлайн-конкурсы. Главным сюрпризом праздника стало совместное приготовление фирменного торта генерального директора.

2.    Новогодний онлайн корпоратив ROCKWOOL TV – настоящие телепередачи, где гости и участники – сотрудники ROCKWOOL! Формат предполагал мастер-классы, игры по форматам известных передач и теплое общение с коллегами.

Команда проекта

Помимо линейных специалистов проект вовлек и сделал активными участниками (иногда спикерами и соведущими) наших директоров и руководителей подразделений.

Со стороны HR-команды были вовлечены все сотрудники на всех локациях в разной степени.

В коммуникацию и утверждение плана проекта и мероприятий в основном вовлекалась проектная команда и HR бизнес-партнеры на заводах, за реализацию отвечала проектная команда.

Преодоление сложностей

Это был тот случай, когда не было времени на долгий анализ и поиск решений, что для нас было в новинку. Мы видели какие-то сложности, получали обратную связь от сотрудников , окунались в новые правила ведения бизнеса и прорабатывали концепцию решения.

Особенность нашего проекта в том, что мы дали компании то, что нужно было конкретно в это время, поэтому все этапы от идеи до воплощения в жизнь по большей части инструментов занимали до 2 недель, что, конечно, было очень амбициозно, но на 100% оправдалось!

Основной трудностью, конечно, стал перевод всего в онлайн и централизация активностей. Запуская что-то новое, мы каждый раз думали – а пойдут ли с нами люди? Интересно ли это? Не будут ли они бояться онлайна?

Прежде мы делали все децентрализовано – были локации (центральные офисы, региональные и 4 завода), каждый со своим бюджетом, планом мероприятий.

Смотрите также: «Казатомпром» создал Агентов корпоративной культуры

Гендерные праздники отмечали все заводы – было поздравление женщин от мужской части коллектива, всегда с какой-то изюминкой и оффлайн. А мы предложили вместо него вебинар по деловому дресс-коду от эксперта в этой области.

Субботник (наш традиционный весенний семейный праздник) превратился в майское онлайн-расхламление, где коллеги делились секретами уборки и распределения вещей дома, а кто-то даже дошел до масштабных дачных расхламлений, чем мотивировал всех остальных участников еще больше.

Чтобы помочь людям сделать с нами эти шаги к изменениям мы всегда объясняли, почему мы делаем это, что таким образом мы приобретаем и в чем плюс такого формата.

Реакция персонала

Наш проект состоял из нескольких этапов: какие-то из них были направлены на работу с конкретными командами (департамент продаж, сообщество менеджеров), а какие-то – на всю команду ROCKWOOL. Мы видели все: от недоверия/неготовности общаться онлайн до активного вовлечения.

Конечно, в онлайне самое главное – это контент (что ты даешь людям) и подача (как ты это делаешь). Видя нарастающее количество участников на наших активностях, мы понимали, что на правильном пути.

На одной из финальных осенних встреч (онлайн-интервью с Генеральным директором о секретах эффективности) количество активных участников составило 250 человек. Для нас это очень значимый показатель.

Результаты

• Уровень показателя «Удовлетворенность и Мотивация» по итогам внутреннего исследования Rockpulse составил 81 пункт (рост на 2 пункта по сравнению с прошлым годом), показатель «Лояльность» – на уровне 90 пунктов (рост на 1 пункт к прошлому году);

• Среднее количество активных участников на онлайн мероприятиях – 150 сотрудников;
• Низкий процент заболеваемости среди сотрудников по всей России;
• Успешные результаты продаж (несмотря на закрытые офисы клиентов и где-то остановленные стройки) –  финансовые результаты будут доступны в конце Iквартала 2021 года;

• Эффективность сотрудников и компании, подтвержденная результатами встреч по управлению результативностью;

• Активное участие сотрудников в предлагаемых нами мероприятиях. Люди объединялись по интересам и делились успехами (спорт и марафон шагов, расхламление и другие активности), обратная связь от сотрудников – и предложения по новым темам/ активностям, и благодарность за то, что они еще больше почувствовали себя командой ROCKWOOL, несмотря на такое время.