Быстрая адаптация: как проводить онбординг дистанционных сотрудников

Зульфия Юпашевская


Заместитель директора департамента по кадровым услугам

Задать вопрос автору

В прошлом году удаленная работа была не только законодательно утверждена на территории РФ, но и предоставила организациям возможности по оптимизации расходов, а также бросила новые вызовы командам, ранее не знакомым с процедурами дистанционного поиска, найма и адаптации сотрудников в коллективе. Хочу поделиться эффективными методами, которые применяются в компании для онбординга нового сотрудника, помогают ему быстро адаптироваться в компании и поддерживают командный дух рабочей группы.

Быстрая адаптация: как проводить онбординг дистанционных сотрудников,  BDO UniconOutsourcing, Юпашевская Зульфия, Быстрая адаптация, онбординг дистанционных сотрудников, адаптация дистанционных сотрудников, онбординг удаленных сотрудников, адаптация удаленного персонала, онбординг персонала, адаптация персонала, адаптация дистанционных персонала, онбординг удаленного персонала, адаптация удаленного персонала

Обеспечиваем технические условия новому сотруднику

Прежде всего нужно позаботиться об организации рабочего места и доступе нового сотрудника к ключевым инструментам компании. В этом пункте адаптация работника в офисе и на дистанционке не сильно различается. Будущий руководитель должен убедиться, что в первый же день:

  • сотрудник имеет представление, чье оборудование (собственное или работодателя) ему нужно будет использовать в работе;
  • технические специалисты своевременно настроили учетную запись, открыли доступ к нужным папкам;
  • сотрудник был добавлен в рабочие чаты, чтобы предотвратить непредвиденные сложности в коммуникации.

Читайте также: Дистанционный онбординг: современные методы адаптации новых сотрудников

Если собеседование кандидата проводилось в офлайн-формате, то перед выходом на дистанционную работу стоит выслать работнику опросник по техническим возможностям удаленного подключения. Так руководитель сможет понять, сумеет ли новый сотрудник оперативно подключиться к аудио- и видеозвонкам, насколько стабильно интернет-соединение, а работник получит представление, какое техническое обеспечение потребуется ему в работе, какие каналы коммуникации приняты в новом коллективе и в какой мере условия будут обеспечиваться ему работодателем.

Если у сотрудника нет необходимого оборудования, работодатель может предусмотреть передачу служебной техники с предустановленным на ней пакетом программ. Если же новый работник планирует использовать личное оборудование в служебных целях, работодателю и сотруднику стоит обозначить сумму компенсационных выплат в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Кроме этого руководителям компании стоит закрепить в локально-нормативных актах процедуру возмещения расходов за вышедшую их строя служебную технику, а также  определить, собирается ли организация компенсировать дистанционным сотрудникам расходы на интернет.

Знакомим сотрудника со структурой компании

Чаще всего первое знакомство дистанционного сотрудника с компанией и коллективом происходит заочно. Некоторые специалисты считают, что поскольку удаленным работникам не приходится покидать привычную обстановку и выходить за пределы комфортной зоны, их адаптация проходит быстрее и мягче. Однако психология, как и причины выбора дистанционного формата работы, у сотрудников могут кардинально отличаться. Поэтому если возникает ощущение, что человеку не хватает личного представления и беседы — стоит предусмотреть и очный формат знакомства.

Тем не менее, даже если нет никакой возможности организовать экскурсию по офису или устроить личную встречу нового работника с командой, это не означает, что руководителю достаточно лишь объяснить новому специалисту спектр его задач. Работник быстрее включится в процесс, если будет иметь четкое представление о структуре компании, понимать, на чем строятся актуальные регламенты и какие ценности заложены в основе корпоративной культуры.

Чтобы сотрудник почувствовал себя частью единого коллектива, мы в BDO Unicon Outsourcing предусмотрели обязательные семинары для новичков, на которых сотрудники знакомятся с компанией, руководителями ключевых подразделений и друг с другом. Это помогает новым работникам составить представление о работе всей организации и увереннее ориентироваться в бизнес-процессах. Мы также внедрили в компании чат-бот, чтобы сотрудники, которые не знают к кому им обратиться или потеряли контактные данные коллеги, могли получить информацию в любое время.

Представляем сотрудника коллегам

Специфическая проблема адаптации удаленного сотрудника в рабочей группе состоит в том, что чаще всего человек с трудом формирует и поддерживает социальные связи с людьми, которых никогда до этого не видел. Поэтому самый распространенный способ знакомства с новичком внутри рабочей группы или отдела — включение в процессы онбординга этапа видео-интервью.  

Например, некоторые компании просят кандидатов, успешно прошедших собеседование или испытательный срок, ответить на короткую универсальную анкету, которая помогает сотруднику рассказать о себе, а также о его роли и задачах в компании. В этих роликах новички рассказывают о своих впечатлениях и планах, а также отвечают на заранее присланные вопросы.

Другой распространенный способ — коллективный звонок, где все участники беседы могут познакомиться, рассказать о своей роли и задать интересующие вопросы новому члену команды. Поскольку этот формат наиболее приближен к «живому» общению офлайн, он помогает новичку быстрее завязать межличностные отношения в команде, преодолеть психологические барьеры перед незнакомцами и освоиться в нормах корпоративной коммуникации: например, разобраться, какая форма обращения принята в команде.

Создаем в компании систему наставничества

Часто новые сотрудники бояться показаться недостаточно компетентными или стесняются лишний раз побеспокоить коллег. Все это приводит к ситуациям, когда новичок пытается разобраться своими силами и могут возникнуть непреднамеренные ошибки или затянуться сроки закрытия задач. Плавно включить нового работника в процессы и избежать множества неточностей помогает организация системы наставничества. Так мы выстроили процессы адаптации новых сотрудников в нашей компании. А чтобы поощрить коллег, учредили ежегодную премию за лучшего наставника, который регулярно делится своим опытом с командой, и поощряем победителей номинации призами от организации. Этот метод подразумевает, что новый сотрудник оказывается под руководством более опытного специалиста, который контролирует работу новичка в первые месяцы. Таким образом, новый работник всегда знает, к кому он может обратиться за помощью, если у него возникают вопросы по задаче, требуется помощь по заполнению документов или возникают сомнения в своих полномочиях.

Быстрая адаптация: как проводить онбординг дистанционных сотрудников,  BDO UniconOutsourcing, Юпашевская Зульфия, Быстрая адаптация, онбординг дистанционных сотрудников, адаптация дистанционных сотрудников, онбординг удаленных сотрудников, адаптация удаленного персонала, онбординг персонала, адаптация персонала, адаптация дистанционных персонала, онбординг удаленного персонала, адаптация удаленного персонала

При этом наставник не только контролирует качество работы новичка, но и находится с ним в постоянной коммуникации, может анализировать его поведение на рабочем месте и получать обратную связь, чтобы понимать, что беспокоит работника и как он справляется с возложенными обязанностями.

Развитый институт наставничества — взаимовыгодный проект, который, с одной стороны, позволяет сотруднику разобраться в своих обязанностях в первые месяцы работы, а с другой — развивает у наставника управленческие качества,  полезные для дальнейшего профессионального роста.

Смотрите также: РОЛЬФ внедрил единое цифровое пространство развития сотрудника

Готовим адаптационные материалы

Чем быстрее будет доступ нового сотрудника к справочной информации и регламентам бизнес-процессов, тем проще будет проходить его адаптация. Например, стоит предусмотреть для новичков папку или презентацию, которая поможет ориентироваться в корпоративной системе, в хранилище данных, содержать сведения о подразделениях, миссии и ценностях компании.

Облегчить навигацию работника можно и с помощью IT-решений. Сегодня на рынке существует множество инструментов, которые напомнят о  рабочем графике, покажут календарный план на год или помогут в любое время получить справочную информацию о коллегах в портативном устройстве.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательно

Добавлено 27 сентября 2021

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2022. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
закрыть x
-->