Что делать для уменьшения коллективной перегрузки в работе

Роб Кросс – профессор по глобальному лидерству в колледже Бабсон, автор научных статей о работе. Майк Бенсон – вице-президент в General Mills. Джек Костал – главный консультант по вопросам рабочей силы в компании General Mills. Эрджей Милнор – глава отдела кадровой аналитики в компании Uber.

Роль совместной работы за последние годы заметно увеличилась. Пандемия привела к росту этого показателя. Разные компании различно справляются с перегрузкой в коллективе: одна глобальная сервисная организация сделала кнопку тайм-аута на 60 секунд. В момент сильной усталости сотрудники могут нажать ее, что позволит другим узнать, что они делают перерыв. За эти 60 секунд сотрудники выполняют какое-то упражнение для улучшения концентрации. Но это похоже на наложение пластыря инвалиду.

Читайте также: Пять советов, что компания может сделать для психологической поддержки своих сотрудников

Совместная перегрузка - это не просто проблема объема. Загвоздка здесь в когнитивном переключении, обусловленном разнообразием задач. Как показала в своем исследовании Глория Марк, профессор информатики Калифорнийского университета в Ирвине, нам может потребоваться до 23 минут, чтобы полностью вернуться к задаче после перерыва. С практикой люди действительно лучше приспосабливаются к этому, но адаптивность обходится дорого: люди, которых часто перебивают, испытывают более высокую рабочую нагрузку, больший стресс , большее разочарование, больше нехватки времени, и они должны прилагать больше усилий. К сожалению, Ковид-19 резко увеличил психологические затраты на переключение. Обмен мгновенными сообщениями усугубляет проблему, причем общение зачастую продолжается и вечером, например, в одной компании количество сообщений выросло на 52% в период с 18:00 и 12 часов ночи.

Что же поможет лучше концентрироваться?

• Находите время для работы на основе личных ритмов. Например, отвечайте на письма с утра, а затем садитесь за работу. Либо оставляйте творческий блок на утро, а электронную почту на какое-то время в течение дня.
• Сортируйте электронную почту.
• Создайте культуру постоянных совещаний. Эффективные руководители проводят еженедельные собрания для обсуждения разных проблем, вместо того чтобы делать короткие ежедневные сборы. Организуйте платформы, на которых члены команд могут писать о своих проблемах в совместной работе.

Компания Uber решает проблему коллективной перегрузки с помощью информации и поддержки. Например, в конце 2020 года компания провела эксперимент, в котором рассказала о влиянии времени сосредоточения на производительность группе сотрудников (и дала советы). Затем сравнили время концентрации сотрудников, которые не получили эту информацию, с другими. Результат был очевиден. Также компания подстроила время собраний с учетом ритма концентрации сотрудников, что привело к увеличению времени фокусировки на 20%.

Проблема перегрузки кроется не только в мессенджерах и почте, которые отвлекают людей. Но и в самих людях. Некоторые не умеют отказывать, помогая другим, в результате им не хватает времени на собственную работу. Кроме того, такие личные качества, как тревожность и потребность в контроле, закрытость и страх что-то упустить приводят к перегрузкам.

Смотрите также: Управление стрессом: полезные техники для спокойной жизни

Что мы рекомендуем сделать для уменьшения перегрузок в коллективе?

1) Свободные от мессенджеров дни, когда время уделяется только работе и просмотру почты.

2) Выслушивание сотрудников и опросы. Для мониторинга потребностей людей.

3) Тренинги по уменьшению стресса, негатива и созданию плодотворного сотрудничества.

В результате этих инициатив General Mills, например, смогла эффективно снизить риски увеличения коллективной перегрузки в период работы на дому, который все еще в силе.

Оригинал статьи  — Источник

Данный материал был взят из еженедельного обзора мировых HR-СМИ, подготовленного для слушателей Академии HR-tv.ru . Если и Вы хотите каждый понедельник получать свежую подборку переводных материалов, то подключайтесь к нашей образовательной среде и чату поддержки. Подробнее о подписке .

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна