Эффективное дистанционное совещание: три составляющих успеха

Некоторое время назад среди управленцев были очень популярны мемы и видео о том, что совещания — это зло и потеря времени. Я и сейчас регулярно встречаю сторонников этой «светлой» мысли. Но стоит спросить, как они работают над синхронизацией усилий участников рабочей группы, как вырабатывают правила и договоренности, как решают вопросы, возникающие на стыке нескольких функций, выясняется — жизнь неизбежно возвращает этих менеджеров в реальность.

Моя реальность такова: совещания — это качественный рабочий инструмент для решения многих задач. Таких задач целый букет от обмена информацией по статусам принятых решений до мозговых штурмов, в ходе которых рождаются как новые способы улучшить продукт, так и детали трансформации системы управления.

Читайте также: 5 правил эффективных встреч, которых придерживаются в Coca-Cola HBC Россия

Сейчас ситуация заставляет переводить совещания в онлайн-формат. Мы имеем в практике операционного управления более чем пятилетнюю историю проведения таких встреч: магазины под брендом «Улыбка радуги» присутствуют более, чем в 30 регионах России, а для географически распределенных компаний онлайн-совещания — неотъемлемая часть процессного менеджмента.

Как провести эффект ивное онлайн совещание? Я не вижу больших различий между офлайн и онлайн форматами. Для заочных встреч есть всего два дополнительных акцента: длительность встречи и техническая база или платформа, которую мы используем.

Подготовка

В своей практике мы не только определяем тему встречи и ее участников, как я встречала во многих компаниях. Нет, я считаю крайне важным описывать сценарий каждой встречи. На это планирование уходит, как правило, от часа до двух в особо сложных случаях. Планирование ведется в двух направлениях — содержание и формат.

Для проработки содержания встречи я структурирую сценарий по списку вопросов, ответы на которые важно получить. Кратко этот список выглядит так:

1. Цель встречи . Напомню про бессмертный принцип SMART и его первостепенное значение. Больше всего времени по моему личному опыту уходит именно на формулирование цели.

2. Задачи — как правило, не более 3–5 задач на встречу длиной до двух часов.

3. Образ результата для бизнеса — как цель и задачи, которые мы определили к встрече, работают на ценности и приоритеты бизнеса в целом. Считаю важным проводить эту проверку, потому что если связь не просматривается, то и тратить время на такое совещание не стоит.

4. Образ результата встречи (что будет готово письменно) — для проверки эффективности совещания и нашей групповой результативности. В рамках совещания возвращение к образу результата в конце встречи добавляет участникам вовлеченности, бодрит их и работает на формирование культуры результативности в группе.

5. Тип и такт встреч — здесь определяемся для себя с регулярностью и фиксируем график.  Это помогает участникам в планировании и подготовке, повышая как личную, так и групповую эффективность.

6. Правила встречи — определяемся с границами допустимого, порядком ведения разговора, а также с ролями. Для онлайн-совещаний этот блок имеет важное значение, потому что без правила порядка предоставления голоса, например, шансов, что тебя услышат, минимум. Правил формулируем не больше семи, и внимательно отслеживаем их соблюдение. Каждое нарушение правил фиксируем, привлекая внимание участников и повторяя актуальное правило по ходу встречи. Отдельно хочется сказать о ролях. Для эффективного совещания, особенно для онлайн-встречи, роли и их фиксация — 50% успеха. Именно ролевая модель позволяет нам проводить эффективные встречи с 200 вовлеченных участников одновременно. Важные для совещания роли: модератор (ведущий встречи), администратор (держатель времени и контекста) — причем для онлайн-встреч роли администратора и держателя контекста лучше разделить — эксперт, критик.

7. Содержание встречи — описываем сценарий, поведение ролей, дорожную карту совещания.

8. Что важно сделать на встрече всем вместе — фиксируем ключевые для результата встречи решения.

9. Схема проведения встречи — это тайминг или сценарий в привязке ко времени. Важно обращать внимание на длительность выступлений, на время для фиксации результатов, на перерывы. Для онлайн-формата по личному опыту встречи длительностью более 1,5 часов я проводить не рекомендую. Внимание рассеивается, участники устают быстрее, а нам ведь нужна вовлеченность и результат. Оптимальным для онлайн-совещаний считаю часовой тайминг.

10. Подготовка к встрече — описываем способы сбора данных, требования по подготовке для каждой роли. Часто мы используем варианты вопросов — «шпаргалку» для участников, помогающую готовиться. Перечень вопросов, выстраивающих общую логику рассуждений участников.

11. Что важно сделать после встречи — описывает обязательства участников и порядок фиксации результатов.

12. Отдельно для онлайн совещаний важна техническая платформа . Нужно, чтобы все работало. Как это ни банально звучит, на настройке можно потерять до 20% времени совещания. Неработающие звук, видео, низкое качество связи снижают вовлеченность людей, вызывают раздражение и агрессию. Поэтому качественное ПО, связь и чек-ин до встречи — обязательны.

Для подготовки формата встречи я использую несколько вопросов:

• Как всех разбудить и взбодрить?
• Могут ли возникнуть проблемы с заинтересованностью? Если да, как привлечь людей к участию?
• Какие трудности могут возникнуть в ходе совещания? Варианты: межличностные конфликты, скептицизм, недостаток энергии, непосильная задача, неспособность прекратить дискуссию, недостаток квалификации и т.д. Здесь я думаю над путями преодоления каждой возможной проблемы.
• Какие вопросы для получения обратной связи задать в начале совещания, в серединеи в конце?
• Какие вспомогательные материалы понадобятся?

Проведение совещания

Считаю, что самым важным в проведении встречи является мастерство модератора. Потому что он и только он:

• направляет и структурирует обсуждение;
• отбирает удачные решения группы;
• ориентируется в формате, тайминге и сценарии встречи;
• знает и использует разные инструменты и техники в работе с группой;
• быстро реагирует на изменение обстановки, затруднения участников и помогает их преодолевать;
• открывается людям, мотивирует и вдохновляет их на решения.

Мой опыт показывает, что наиболее успешными являются совещания, которые проводит или профессиональный модератор или же руководитель, который обладает навыками модерации. Мы на регулярной основе инвестируем в подготовку руководителей в части модерации, и я рекомендую это как регулярную практику — она очень быстро дает результаты.

Второй по значимости составляющей успешного совещания, в том числе и в онлайн-формате, является фиксация договоренностей или протокол решений. Мы практикуем ведение протоколов онлайн — это сложно, потому что требуется высокая скорость, глубокое владение контекстом и синхронное с обсуждением формулирование сути дискуссии. В ходе совещания рекомендую выводить на экран протокол и возвращать участников к формулировкам решений, проговаривая их одновременно с демонстрацией на экране. Это «цепляет» и формирует единое поле понятий и договоренностей прямо в процессе встречи , а также снимает или как минимум снижает сопротивление.

Смотрите также: Что такое Kanban? Часть 1

А что же после?

Как я говорила выше, я не вижу значимых различий в онлайн и офлайн форматах совещаний. Раз так, то и финал любого совещания — это перечень решений и договоренностей между участниками. И далее — возвращение к статусу этих решений в обсужденные на встрече сроки. Хорошо, если этим управляет администратор совещания. Он формирует протокол, а затем информирует участников о результатах. Также для ряда встреч мы используем очное обсуждение результатов совещания, зафиксированных в протоколе — такой вариант уместен, когда мы в проекте или в рабочей группе, или же проводим тест или эксперимент, чтобы далее принять решение о масштабировании.

Хочу отметить, что совещание, независимо от формата, имеет отличные шансы быть полноценным рабочим инструментом в руках руководителя, которому важно достигать результата вместе с командой. Качественное совещание — это инструмент децентрализации системы управления, это способ вовлечения людей в принятие важных решений, это также и способ мотивации, инструмент формирования желаемых моделей поведения менеджеров.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна