Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck

Цветова Ольга

Международный концерн Deceuninck создал экосистему для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – внутренний корпоративный портал «Д’Экстра» (сокращение от «Декёнинк Экстра»), через короткое время ставший частью внешнего сервиса для клиентов. Цель – каждый день придумывать и делать что-то «экстра» как в смысле дополнительных усилий, так и в понимании «супер, отлично».

Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck, ООО «Декёнинк РУС», Ольга Цветова, Deceuninck, экосистема для вовлечения сотрудников, экосистему для развития сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021

Проект «Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров» претендует на победу в номинации HR Hero бизнес-премии WOW!HR 2021.

Кейс представляет Административный директор ООО «Декёнинк РУС» Ольга Цветова.

Читайте также: Эволюция STADA: как всю компанию мотивировали развиваться

Предпосылки к созданию проекта

С 2017 года одним из стратегических направлений нашей компании стал «Фокус на сервис». Мы провели огромную творческую и идеологическую работу по разработке сервисных принципов, в результате чего в «Декёнинк»  появилась и действует по сей день «Музыкальная концепция сервиса». 

Логика развития этой стратегии потребовала онлайн-площадку для открытой коммуникации и развития команды: мы планировали размещение новостей, интервью, обмен мнениями, информирование о достижениях, планах, событиях, обучение, опросы.

Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck, ООО «Декёнинк РУС», Ольга Цветова, Deceuninck, экосистема для вовлечения сотрудников, экосистему для развития сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021

Параллельно был создан отдел сервиса, который разрабатывал комплекс услуг для наших клиентов. Его важной составляющей стала система онлайн-курсов с возможностью контроля прохождения и финальным тестированием.

Возникла идея объединить эти две задачи на одном ресурсе. Так родился наш портал «Д’Экстра».

Первая задача – это объединение команды сотрудников московского офиса, коллектива завода в Московской области и более 10 региональных представителей по всей России. До появления портала единственным ресурсом общения было печатное издание «Вестник Декёнинк», но коммуникация была односторонней, а информация запаздывала.

Вторая задача проекта –   автоматизация и оптимизация административных процессов: доступ к документам, опросы, корпоративная информация в одном месте, появление структуры в системе обучения.

Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck, ООО «Декёнинк РУС», Ольга Цветова, Deceuninck, экосистема для вовлечения сотрудников, экосистему для развития сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021

После успешного тестирования на «внутреннем клиенте» планировалось привлечь на портал внешних пользователей (сотрудников наших клиентов) для обучения.

Реализация проекта

Протестировали несколько информационных моделей, в том числе  предложенную нам штаб-квартирой в Бельгии –  хотелось найти что-то гибкое с дружелюбным интерфейсом.

В течение 2 месяцев помогали провайдеру формировать требования к системе, тестировали пилотные версии, сами для себя прорабатывали и формировали понимание нужного функционала. Совместно сформировали первую информационную структуру, составили план по наполнению и разделили зоны ответственности по администрированию платформы.

После выхода первой версии понадобилось 2 недели для ее первичного наполнения контентом, интеграцию в структуры компании и другие настройки системы.

Еще 2 месяца ушло на создание первого блока обучающих материалов для наших партнеров и клиентов. Затем мы пригласили на «Д’Экстру» первых внешних пользователей с некоторыми ограничениями по видимости контента.

Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck, ООО «Декёнинк РУС», Ольга Цветова, Deceuninck, экосистема для вовлечения сотрудников, экосистему для развития сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021

Задействованные инструменты

Во-первых, создание открытого для всех корпоративного портала само по себе стало важным инструментом внутреннего сервиса. Новостная лента и база знаний с документами и описанием различных процессов в компании сократила время поиска нужной информации для сотрудников и снизила загрузку службы HR.

Во-вторых, для привлечения разных категорий сотрудников на портал, использовали различные инструменты вовлечения и геймификации:

  • Интерактив  к любой сущности на портале – ее можно «лайкнуть», прокомментировать, сохранить в избранное и порекомендовать – это стоит отдельно отметить, так как инструмент помог вовлечению через коммуникацию между коллегами
  • Фотоконкурсы на разные темы (про спорт, про лучшие моменты в истории «Декёнинк», про карантин, про урожай на даче и даже про рецепты для разнообразного питания во время локдауна). Это хорошо сработало во время пандемии, когда общения в офлайне осталось мало.
  • За достижения в профессиональной области и активность на портале разработали целую систему бейджей, а в конце года к бейджам добавились корпоративная валюта Гут-коины (в честь нашего генерального директора), которую можно потратить в магазине полезных вещей там же на «Д’Экстре»
  • Мы стали знакомить сотрудников друг с другом, используя такие инструменты, как нестандартные блиц-интервью со старожилами, очерки о юбилярах по стажу, заметки о новичках в компании.
Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck, ООО «Декёнинк РУС», Ольга Цветова, Deceuninck, экосистема для вовлечения сотрудников, экосистему для развития сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021

В-третьих, для создания обучающего блока мы использовали все виды онлайн-материалов:

  • Видео
  • Тесты для оценки знаний
  • Курсы и программы обучений
  • Вебинары
  • Библиотека книг, отображенная и администрируемая также на «Д’Экстре»
  • Мастер-классы с внутренними экспертами – первой ласточкой стала серия обучающих видео по финансовой грамотности от финдиректора компании

Также есть возможность миксовать офлайн и онлайн формат обучения.

Для дополнительного развития внедрили:

- Проект «Спикер в офисе», в рамках которого у наших слушателей есть возможность лично познакомиться и пообщаться с интересными людьми из совершенно разных областей, от волонтерства до предпринимательства и развития высококлассного клиентского сервиса.

- Книжный клуб, в котором раз в квартал обсуждаются прочитанные книги.

- Мы и раньше задавали определенную тематику года (к примеру, год спорта), но с появлением платформы этот инструмент стал более результативным и вовлек больше людей. Так, 2020 год стал для нас годом экологии. Мы смогли собрать большое количество интересного контента, развить программу раздельного сбора мусора в офисе, сподвигнуть сотрудников к более осознанному потреблению за счет простых вещей (экономия электричества, снижение использования пластика, сдача ненужных вещей в благотворительные фонды).

Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck, ООО «Декёнинк РУС», Ольга Цветова, Deceuninck, экосистема для вовлечения сотрудников, экосистему для развития сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021,

Отдельный блок инструментов связан с различными видами обратной связи:

- Сбор обратной связи от внутренних и внешних пользователей в виде опросов на актуальные темы.

- Автоматизированный инструмент сбора ISCI (оценка удовлетворенности внутреннего клиента).

- Возможность оценивать компетенции сотрудников методом 360.

Вишенкой на торте, повысившей эффективность многих процессов, стал перевод в онлайн заявок с автоматизированным отслеживанием статусов.

Сложности в реализации проекта

Основная сложность была в согласовании со штаб-квартирой локального решения в вопросе выбора платформы для реализации. Также приходилось мотивировать сотрудников пользоваться порталом для тех или иных функций. Дополнительно стимулировали команду «реагировать» комментариями и лайками на полезный и актуальный контент. Для этого даже запускали интересные квесты на портале, где сотрудники могли найти ошибку или первыми ответить в комментариях на спрятанный в тексте вопрос за символический приз.

Во время карантина портал стал единственной связующей ниточкой и информационным каналом для всей команды. Количество просмотров информационных сообщений от руководства зашкаливало.

Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck, ООО «Декёнинк РУС», Ольга Цветова, Deceuninck, экосистема для вовлечения сотрудников, экосистему для развития сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021

Многие наши клиенты и партнеры решили использовать период самоизоляции для обучения своих сотрудников. Портал «Д’Экстра» стал надежным подспорьем в этом вопросе.

Примерно через год пришли первые результаты наших усилий в плане вовлечения сотрудников в различные инициативы: стало появляться самостоятельное инициирование проведения конкурсов, написания статей, финансовый директор записал целый курс по управлению личными финансами по запросу от сотрудников.

Результаты проекта

На 20% сократилась нагрузка на кадровую и административную службу за счет автоматизации процесса адаптации, доступа к графикам, таблицам, и другим важным документам.

За первый год создано 42 обучающих курса и прошли более 3500 сессий взаимодействия с обучающими материалами внешними и внутренними пользователями.

Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck, ООО «Декёнинк РУС», Ольга Цветова, Deceuninck, экосистема для вовлечения сотрудников, экосистему для развития сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021

Быстрый запуск (2 недели) силами небольшой инициативной группы (без привлечения ИТ) за доступный бюджет.

Порталом пользуется более 80% сотрудников и более 160 наших клиентов и партнеров, это 2000 авторизаций в месяц.

По результатам опроса 85% пользователей находят портал удобным, 83% –  полезным и информативным.

Среди важных результатов внутри компании:

Электронный портал помог увеличить на 40% охват сотрудников. Это особенно важно, так как далеко не у всех коллег на производстве есть электронная почта и возможность получать регулярные сообщения.

Смотрите также: «Включай будущее»: как создавалась бренд-архитектура Группы М.Видео-Эльдорадо

2500 точек контакта оценено по опросу ICSI (удовлетворенность внутреннего клиента).

Более 30 развивающих и социальных мероприятий в год: «Книжный клуб», «Видео-клуб», «Спикер в офисе», «Тема года».

Развитие корпоративной культуры через традиции и творчество: на портале около 7 постоянных рубрик, а также конкурсы, опросы, корпоративный магазин.

6 минут – среднее время на странице, это показывает интерес к публикуемой информации на портале.

Портал «Д’Экстра» – не только творческий элемент внутренней инфраструктуры, но и часть клиентского сервиса.

Фото Deceuninck

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021.

Добавлено 19 марта 2021

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
-->