Инициатива наказуема: предлагаем новые решения правильно

Наверняка, каждый из сотрудников сталкивался с неработающим процессом или с ситуацией, когда процесс явно можно улучшить. К сожалению, в менталитете постсоветского пространства все еще встречается мнение: «Тебе что, больше всех надо?» и «Ты придумал – ты и будешь реализовывать». Поделимся лайфхаками от «Рексофт»: что делаем мы, чтобы внедрять изменения было легко и приятно, а сотрудники не боялись проявлять инициативу.

Лайфхак #1 Создаем культуру, в которой нестрашно

«Инициатива наказуема» – кажется, любой, кто учился в школе, знает этот постулат. Наше постсоветское образование зачастую призвано готовить людей системы, что порой губит проявление любой индивидуальности и критического мышления. Как же изменить эту установку? Мы с первого рабочего дня, даже чуть раньше – с собеседования и отправки оффера о работе, поддерживаем неформальный стиль общения. У нас принято общаться на «ты», мы открыты и позитивны, на всех этапах и на всех уровнях – от HR до генерального директора. Даже на «глупые» вопросы мы обязательно отвечаем открыто – потому что на самом деле глупых вопросов не бывает.

Читайте также: 5 ошибок при построении корпоративной культуры

Вспомните себя в первый рабочий день – когда не знаешь не только с кем пойти на обед, а еще и куда. Сейчас из-за пандемии это усугубляется еще и тем, что зачастую «новички» попадают в офис не в первый рабочий день, а после полугода работы в компании. Как ни крути, доброжелательная корпоративная культура – это фундамент, на котором стоит инновационная деятельность любой компании .

Лайфхак #2 Благодарим за инициативу

«Тебе что, больше всех надо?» – пожалуй, даже не важно, откуда этот лозунг. Но именно он стопорит развитие. Даже взрослый уверенный в себе человек, услышав это выражение 2-3 раза, возможно, даже не в свой адрес, задумается: «А действительно, зачем мне это?».

У нас в компании принято за инициативу благодарить. При этом благодарить можно по-разному – словами, открытием нового проекта, премией или подарком. Мы используем все способы. Благодарим даже в том случае, когда точно знаем, что конкретно в данный момент идея нереализуема: нет бюджета, нет времени, нет понимания, зачем это компании. Из любых идей может вырасти проект, просто, возможно, ему надо «отлежаться  на полке» полгода.

«У нас есть заказчик, для которого мы реализовали и продолжаем выполнять множество проектов. На одном из них работал UI/UX специалист. Процесс в этой компании выстроен таким образом, что в рамках регулярных воркшопов собирались сотрудники различных подразделений, а иногда и параллельных организаций холдинга и разработчики демонстрировали результаты своей работы. Во время одного из таких воркшопов, когда наш специалист показывал прототип интерфейса новой системы, к нему подошли представители заказчика, которые к текущему проекту не имели никакого отношения, и попросили его нарисовать что-то подобное для их подразделения .

Наш дизайнер по собственной инициативе за выходные нарисовал свое видение интерфейса. Заказчику очень понравилось, и он попросил обсудить детали проекта уже целиком. Только на этом этапе подключился я и один из наших продавцов. Благодаря инициативе нашего рядового специалиста и удачному прототипу, общение шло на весьма позитивной волне. Мы довольно быстро пришли к соглашению и запустили новый проект.

Это очень здорово, к тому же мы до сих пор работаем над этим проектом, то есть получилось в итоге долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество благодаря инициативе одного коллеги. Разумеется, этот кейс не остался без внимания, и заслуги UI/UX специалиста мы поощрили как финансово, так и вручив ему награду "за особые заслуги" из рук генерального директора во время ежегодной церемонии награждения лучших сотрудников компании», – поделился примером Евгений Минеев, исполнительный директор «Рексофт» .

Лайфхак #3 Не обязуем реализовывать, а предлагаем возглавить

«Ты придумал – вот ты и будешь реализовывать».

На самом деле, часто люди, которые предлагают что-то, готовы возглавить внедрение изменений. Но приказы мало кто любит. К тому же любая дополнительная активность требует от человека времени. И сразу возникает сопротивление – «А зачем мне все это надо?».

Мы в «Рексофт» поступаем так: сначала детально общаемся с человеком по сути его предложения, как он видит то или иное изменение. Затем вместе с ним обсуждаем, кто мог бы возглавить внедрение изменения, обсуждаем, что потребуется высокая степень вовлечения в процесс, что назначать директивно в данном случае бессмысленно. Почти во всех случаях человек, проявивший инициативу, предлагает свою кандидатуру по лидированию процесса.

Так, в компании появился клуб по Agile, Speaking English Club, клуб по неформальному общению и даже клуб по созданию технических праздничных квестов для коллег. Есть и более глобальные инициативы – Ростовский центр разработки «Рексофт» был идеей одного из сотрудников, который теперь возглавляет это подразделение.

Лайфхак #4 Поддерживаем на всех этапах

Поддержка – важная составляющая любого изменения. Даже если сотрудник сам решил возглавить инициативу, ему в любом случае не обойтись без поддержки – руководства, держателя процесса, команды. Мы стараемся не бросать сотрудника «на произвол судьбы». Например, когда наш коллега предложил проводить разговорные клубы на английском языке и сам вызвался быть спикером, мы помогли ему со сбором потребностей от сотрудников , формированием групп и организацией процесса. Это новый процесс для компании – разговорные клубы и раньше были, но вел их профессиональный преподаватель. А вот сотрудник компании будет вести их впервые. И да, мы тоже волнуемся. Но вместе мы точно сделаем эту активность интересной и полезной.

Для того, чтобы все лайфхаки работали, у нас есть инструменты и особенности корпоративной культуры, которые помогают нам слышать инициативу сотрудников:

• Политика открытых дверей –  каждый сотрудник без исключения может подойти/позвонить/написать любому сотруднику, вплоть до генерального директора.
• Регулярный анонимный опрос удовлетворенности – мы проводим его раз в полгода, просим всех сотрудников высказать свое мнение и тщательно изучаем результаты. Особенно детально рассматриваем проблемные отклики – именно там находятся самые серьёзные точки роста для изменений.  По итогам составляем план по внедрению изменений, создаем рабочие группы и транслируем сотрудникам результаты.
• Постоянная возможность задать вопрос анонимно – чтобы не привязываться к опросу раз в полгода, у каждого сотрудника есть возможность задать любой вопрос сразу, как только он появился. На внутреннем корпоративном сайте компании есть специальный раздел «Вопросы и ответы». Поскольку процесс анонимный, ответ менеджмента видит вся компания.
• Открытость HR – мы выстраиваем отношения с коллегами уже с момента проведения собеседования таким образом, чтобы у сотрудников была возможность обратиться в HR с любым вопросом. Особенно актуально для новичков, а также для сложных случаев, например, конфликтов интересов или недопонимания. Этим каналом могут пользоваться все сотрудники. Например, недавно двое коллег, работающие несколько лет в «Рексофт», в беседе с HR узнали, что о желании попасть на обучение можно заявить не только руководителю, но и напрямую ответственному за обучение менеджеру по персоналу и даже директору по производству. То, что новый сотрудник узнал из вводного курса, у старожилов порой забывается.
• Telegram-канал – мы используем этот инструмент очень активно. В нашем корпоративном чате писать могут все сотрудники. Бывает так, что спросить «при всех» менее страшно, чем спросить тет-а-тет.
• РЕК ТВ – это формат корпоративного телевидения, на котором выступают представители топ-менеджмента. У каждого сотрудника есть возможность накануне анонимно задать вопрос и услышать ответ в рамках эфира «из первых уст».
• Обратная связь – после каждого мероприятия мы запрашиваем мнение коллег, будь то вводный курс, внутренний митап, праздник или вручение наград. Для нас это не пустой звук. Вся обратная связь тщательно анализируется и по результатам внедряются изменения и улучшения.

Изменения – взгляд со стороны сотрудника

Давайте теперь посмотрим на процесс внедрения инициативы с другой стороны. Вот несколько рекомендаций для сотрудников: как предлагать новые решения так, чтобы их приняли.

Очень важно быть готовым к дополнительной ответственности и нагрузке:

• возглавить и продвигать процесс – ведь именно вы лучше всего понимаете, в чем именно состоит инициатива.
• к затратам дополнительного времени, возможно, даже за пределами рабочего графика.

Важно тщательно прописать процесс и план внедрения изменений или хотя бы быть готовым его прописать. Надо понимать, кто будет вовлечен в процесс внедрения инициативы, желательно заранее заручиться поддержкой. Ну и самое главное – важно четко понимать, зачем это нужно, какие выигрыши приобретет компания от реализации предложенной инициативы.

Смотрите также: Гибкость в вопросах управления людьми

Завершить статью хочется цитатой Теодора Драйзера: «Смелость, инициатива, предприимчивость — как много они значат, да ещё везение вдобавок». Дерзайте, и все получится! А компания вас обязательно поддержит. Во всяком случае в «Рексофт». Ведь если вы не попробуете, то точно ничего не изменится или изменится, не так быстро, как вы хотите. А если попробуете – то шансы на изменения увеличиваются в разы.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна