Инструкция: 7 шагов негативной обратной связи

Устраивать подчиненным «разбор полетов» — занятие для нормального человека неприятное. Но делать это периодически приходится. Чтобы процедура имела смысл и не превращалась в эмоциональную выволочку, нужно следовать довольно простому алгоритму. Как дать сотруднику негативную обратную связь, рассказывает Марина Балобанова , основатель бизнес-школы Skillstime.

«Ну, сейчас я ему задам! Мы же договаривались, а он опять не сделал!», — кипит руководитель, узнав о том, что сотрудник плохо выполнил задачу. И если раньше терпения на разговоры еще хватало, то сейчас его уже слишком мало . Стоп. Давайте остановимся.

Читайте также: Как правильно давать обратную связь подчиненным

Сейчас я не буду погружаться в то, как руководителем были выставлены точки контроля. Или какие правила существуют в вашей команде, например, есть ли правило «не успеваешь — сообщи и согласуй». Не будем затрагивать и столь любимую мной мотивацию подчиненного. Предположим, что задачи были распределены верно, они понятны, но сотрудник в который раз не выполняет требуемое. Как исправить ситуацию?

1. Подготовьтесь: проанализируйте ситуацию, подготовьте факты, выдохните, наконец.

2. Сразу опишите ситуацию: «Презентация не была подготовлена к сроку, о котором мы договаривались. Сотрудники, ведущие с вами этот проект, не смогли ознакомиться с новыми данными, поэтому встречу с клиентом опять нужно отложить».

3. Объясните последствия: « Теперь велика вероятность, что заказчик обвинит нас в намеренном затягивании сроков » .

4. Расскажите, какой результат необходим: « Нужно этого избежать и нагнать упущенное время » .

5. Поинтересуйтесь мнением сотрудника: « Что вы думаете предпринять, чтобы исправить ситуацию? ». Не надо предлагать готовые варианты действий. Но если у сотрудника вариантов нет или они вас не устраивают, предложите альтернативное (желаемое вами) поведение: «Предлагаю отложить другие дела, и сегодня доделать презентацию».

6. Резюмируйте: «Итак, вы отменяете встречу с клиентом, готовите презентацию, и завтра утром мы собираемся. Пожалуйста, сообщите, как вы это будете делать». Далее сотрудник говорит о своих действиях, тем самым подтверждая принятие задачи.

7. Подбодрите. Выразите уверенность в способности подчиненного добиться успеха .

Давайте отметим, какие моменты важны при подаче негативной обратной связи:

• уважайте потребность человека в конфиденциальности критики. Высказывайте свои замечания с глазу на глаз.
• говорите о последствиях действий подчиненного максимально конкретно. Часто руководители отделываются общими фразами — «снижение производительности труда», «падение морального духа» и т.д. — но это не впечатляет.
• скажите о своих эмоциях с «я-позиции». Фраза «я очень расстроен» на подсознательном уровне включает эмпатию, а фраза «это недопустимо» — самозащиту.
• переходите сразу к главному. Начиная с замечаний, выскажите в конце разговора свою общую уверенность в способности подчиненного добиться успеха.
• обратите внимание. Негативную обратную связь вы даете, если ранее уже был промах, после которого вы говорили конструктивно по схеме «+/-/+»: начинаем с положительных моментов, потом обсуждаем, что корректировать, потом оказываем поддержку и заряжаем вдохновением. То есть при негативной обратной связи мы переходим сразу к делу.
• фокусируйтесь на будущих действиях. Не «зависайте» на выяснении причин совершенных ошибок — это лишь заставит подчиненного искать оправдания. Быстрее переходите к вопросам «что вы сделаете, чтобы не допустить этого в будущем?».
• сообщайте не только о наказаниях, но и о преимуществах при выполнении задачи.
• в конце встречи попросите сотрудника своими словами резюмировать , что он должен сделать для улучшения результатов.

Прежде всего, конечно, руководителю нужно задать вопросы себе — насколько построены управленческие процедуры по бизнесу и по развитию сотрудников, насколько обучены сотрудники навыкам самоорганизации.

Смотрите также: Обзор теории поколений

Применяйте инструмент негативной обратной связи в крайних случаях, стройте систему управления, нематериальной мотивации. Развивайте в команде навыки эмпатии и почаще применяйте положительную обратную связь.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна