Кадровое делопроизводство: как избежать споров и штрафов

Анна Вильданова
VIG Trans
Менеджер по кадровому делопроизводству VIG Trans

Что такое бюрократия? Прежде всего это следование определенным правилам, а в кадровом делопроизводстве это следование Трудовому законодательству.

Первоначально термин «бюрократия» не имел негативного оттенка. Он был введён в XVIII веке французским экономистом Гурнэ, который использовал его для обозначения исполнительной власти. В науку он вошёл в XIX веке благодаря немецкому историку, социологу и экономисту Веберу.

Что такое бюрократия, правовое обеспечение системы управления персоналом, правовое обеспечение управления персоналом, документы системы управления персоналом, документационное управление персоналом, документационное обеспечение системы управления персоналом, документационное обеспечение управления персоналом

Под этим термином Вебер подразумевал:

- Жёсткую организацию властных структур.

- Правила и предписания, которые позволяют работать рационально.

- Эффективный инструмент управления обществом.

Сегодня социологи высказывают мнение о том, что основным минусом бюрократии является факт превращения средств в цель деятельности. В результате, жёсткая иерархия, строгая дисциплина и исполнение инструкций без осмысливания конкретной ситуации становятся тормозом на пути рациональной деятельности.

Читайте также: Что российским HR стоит позаимствовать у японских коллег

Но на практике строгое следование определенным правилам дает возможность чётко обозначить права и обязанности сторон трудового договора, что дает возможность избежать споров в суде. А при помощи правильно оформленных документов предприятие может доказать свою правоту и избежать выплат.

Строгое следование трудовому законодательству при оформлении документации о трудовой деятельности работника является социально значимым.

Для примера - расчёт трудового и страхового стажа (для получения льгот или выхода на пенсию). Данный расчет производится на основании записей в трудовой книжке. И если записи будут оформлены с ошибками или нарушениями, будущему пенсионеру придется восстанавливать данные о своей трудовой деятельности, или, в случае закрытия компании, собирать данные по архивам.

Для организации действующее законодательство строго регламентирует ведение кадровой документации. Нарушения правил ведения караются штрафными санкциями.

В кадровом делопроизводстве присутствует большое количество документов, которые должны обязательно храниться на бумажном носителе.  Работники всегда очень удивляются зачем подписываются документы в таком количестве.

1. При трудоустройстве с работником обязательно нужно:

  • подписать соглашение о неразглашении персональных данных;
  • под роспись ознакомить с локально-нормативными актами;
  • заключить трудовой договор и подписать приказ о приеме на работу.

Все это документы на бумажном носителе, которые должны храниться и в компании, и у работника согласно трудовому законодательству

Основанием для трудовых отношений является трудовой договор.

Если работник допущен к работе уполномоченным лицом, договор считается заключенным. Оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу работодатель обязан не позднее трех рабочих дней.

СитуацияРаботник допущен к работе неуполномоченным лицом, отработал некоторое время, но трудовой договор с ним не был заключен, запись в трудовую книжку не внесена, зарплата не выплачена. При обращении в суд гражданин получил отказ в удовлетворении требований.

Что было сделано неправильно?

Трудовой кодекс Российской Федерации, гласит, что трудовые отношения возникают на основании заключения трудового договора или фактического допущения к работе уполномоченным лицом (статья 16 ТК РФ). Работодатель обязан ознакомить работника с локально-нормативными актами и правилами трудового распорядка до подписания договора (статья 68 ТК РФ). Подписать с будущем работником соглашение о неразглашении персональных данных и ознакомить с приказом о приеме на работу под роспись.

Трудовой договор между истцом и ответчиком не заключался, приказ о приёме на работу руководителем организации не издавался, с локальными актами истец под роспись не знакомился. Фактический допуск к работе осуществлён не уполномоченным на то лицом, в то время как работодатель подобных распоряжений не давал. Гражданин лишь периодически приходил в организацию, знакомился с её работой и наблюдал, как работает персонал.

Подтвердить выполнение трудовых обязанностей истец документально не смог. Поэтому его требования об установлении трудовых отношений и взыскании заработной платы являются необоснованными.

2. Оформление отпуска.

Немаловажный момент при трудовой деятельности — отдых работников.

Каждому сотруднику гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск. И если компания большая, спланировать работу поможет заранее составленный график отпусков. Данный документ обязателен к исполнению как работодателем, так и работником.  График отпусков составляется так, чтобы в течение года не было провалов в производстве, и работники могли полноценно отдохнуть.

Обратимся к законодательству:

Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ, график отпусков – это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника

ПримерЗа консультацией обратилась сотрудница.

Вопрос: Скажите пожалуйста, как мне перенести ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск, если по графику он в июле, а мне надо в мае?

Перенос отпуска возможен только в случаях, определенных трудовым законодательством. В иных случаях отпуск может быть перенесен только по согласованию с работодателем. Работодатель может быть не согласен с переносом отпуска, поскольку есть вероятность сбоя в производстве.

ОбъяснениеЕсли работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отдыха. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя.

Судебная практика: Как указал Санкт-Петербургский городской суд в определении от 13.09.2010 N 33-12647/2010, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул.

Вывод: Если работник решит перенести свой отпуск, работодатель всегда сможет ему отказать, сославшись как раз на то, что график обязателен не только для компании, но и для работника. Но это правило может сыграть и против компании, если, например, завершение важного проекта совпадет с началом отпуска работника.

Ведение кадрового учета связано с оформлением большого количества документов, поэтому сотрудники, ответственные за его ведение, должны быть точными и соблюдать законодательство.

Что такое бюрократия, правовое обеспечение системы управления персоналом, правовое обеспечение управления персоналом, документы системы управления персоналом, документационное управление персоналом, документационное обеспечение системы управления персоналом, документационное обеспечение управления персоналом

Все кадровые документы должны быть зарегистрированы: приказы, договоры, дополнительные соглашения к ним, трудовые книжки, уведомления сотрудников, личные дела, справки о работе. Есть возможность не регистрировать заявления, хотя по требованию сотрудника регистрируют и их.

Что можно использовать для регистрации

Это могут быть бумажные или электронные журналы. Но если выбирается электронный учет, нужно защитить его от несанкционированной корректировки присваиваемых номеров. Это поможет в доказательстве последовательности записей.

Смотрите также: Почему сотрудники Kelly Services больше не уходят к конкурентам

На данный момент бумажные журналы более распространены в компаниях, т.к. они более защищены от изменений «задним числом».

Пока законодательно не введен электронный кадровый документооборот достоинства бюрократии в отношении к составлению и ведению кадровых документов неоспоримы.

Они заключаются в четкости, постоянстве, унифицированности, уверенности в предотвращении конфликтов. Что ведет к защите прав и работника, и работодателя.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 23 октября 2019

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!


Задать вопрос автору



Комментировать

Партнёры

© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2019. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
-->