Как наладить коммуникации при удаленной работе?

Елена Кожемякина

управляющий партнер юркомпании

Задать вопрос автору

Главная проблема при удаленной работе, как оказалось, лежит в управленческом поле, а отнюдь не в правовом. Причина в самом формате такого труда, и пандемия вывела ее почти на первый план. Речь идет о внутренних коммуникациях в компании. При работе из дома общение с коллегами, руководителями, совещания – всё это почти прекратилось.

Как наладить коммуникации при удаленной работе, Кожемякина Елена, BLS, наладить коммуникации при удаленной работе, коммуникации при удаленной работе, удаленная работа управление персоналом, коммуникация удаленная работа, особенности общения при удаленной работе, управление персоналом при удаленной работе

Увы, но Zoom и другие онлайн-сервисы не могут полноценно их заменить и дать такой же эффект. А с введением с 2021 года новых видов дистанционной работы, закон о которых Президент РФ подписал 8 декабря, эта история может стать еще более актуальной.

Читайте также: Что удобнее для работы: e-mail или корпоративный мессенджер?

Поэтому выстраивание коммуникаций сейчас стало для HR стратегической задачей. Чтобы бизнес-задачи выполнялись, сотрудники должны быть эффективны и в офисе, и на удаленке. На 90% успех такой схемы зависит от системы общения. Сотрудники выполняют свои обязанности в интересах и по задачам работодателя, и именно он прежде всего заинтересован в результатах труда. Поэтому инициатором и «аккумулятором» процесса должна стать Служба персонала.

И, хотя проблема управленческая, ее решение лежит в правовом поле. Я имею ввиду – регламент взаимодействия. В первую очередь, с дистанционными сотрудниками. От этого зависит три главных параметра:

  • атмосфера в команде,
  • оценка задач
  • возможность привлекать к ответственности за невыполнение обязанностей.

Другими словами, складывается простая цепочка. Компания по сути не контролирует удаленный персонал: чтобы управлять им, нужно построить систему общения, а правильное общение строится через внутренние документы.

Еще лет 10 назад в практике преобладали устные договоренности с людьми. Но это работало лишь до первого спора и конфликта. Например, человек отказался дополнительно поработать в пятницу вечером или не согласился подписывать изменения. Все сводилось к тому, что компания документально не закрепила правила удаленной работы и общения. Человек легко оспаривал взыскания или увольнения, и суд вставал на его сторону. Мы вели по несколько подобных кейсов каждый год, и обосновать законность действия работодателей было крайне сложно.

И тогда, и сейчас мы рекомендуем выстраивать все процессы, детально прописывая систему коммуникации в документах. И это не попытка ухудшить положение работников, а схема построения честных и открытых трудовых отношений. На самом деле для этого нужно немного.

Первое. Когда вы оформляете людей на постоянный дистанционный труд или вводите временную удаленку, согласно новому закону, устно сообщите сотрудникам о том, что работа из дома так же предполагает график, необходимость быть на связи, звонить-писать. Сделать это можно лично или с помощью email-рассылки. Затем порядок удаленной работы прописывается в локальном нормативном акте, с котором вы знакомите людей под роспись. Порой достаточно в тексте выделить/сделать акценты на нескольких вещах. Например, «режим работы такой-то», «быть на связи с … до …», «отвечать на письма в течение одного дня». Если у вас уже внедрен электронный документооборот и есть ЭЦП, будет еще проще.

Второе – необходимо юридически закрепить контроль удаленной работы. Для этого будут нужны корректировки в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) или должностной инструкции. Самое важное – еще раз указать обязанность быть на связи, оперативно отвечать на звонки и письма. Лучше всего в каждом процессе указывать временные лимиты для этого. Простой пример, в ТК РФ при дисциплинарных взысканиях сотруднику дается 2 дня на объяснения.

По такому принципу можно описать механизм и вам. Скажем, «обязанность отвечать на e-mail не позднее…», «сообщить о начале работы по телефону до…», «о нерешенной проблеме / срыве дедлайна сообщить руководителю в течение …». Несмотря на детализацию, именно такой подход дает работодателю контроль над управлением задачами и дисциплинирует сотрудников. В конце концов, при такой схеме вам проще привлекать к ответственности за невыполнение задач, и работники это будут понимать.

Третье: регулярно общаться по текущим задачам и смежным вопросам. Онлайн-совещания и конференции будут незаменимым инструментом для поддержания рабочей атмосферы и решения текущих вопросов, а также элементом вовлечения. Роль HR в этом процессе проста – агитировать и напоминать непосредственным руководителям о важности такого общения. С другой стороны, и сам специалист по персоналу может позвонить сотруднику, чтобы обсудить даже небольшой кадровый вопрос, например, напомнить, сколько дней отпуска у человека осталось в этом году.

Как наладить коммуникации при удаленной работе, Кожемякина Елена, BLS, наладить коммуникации при удаленной работе, коммуникации при удаленной работе, удаленная работа управление персоналом, коммуникация удаленная работа, особенности общения при удаленной работе, управление персоналом при удаленной работе

Да, правила и требования, связанные с рабочими коммуникациями вы закрепите во внутренних документах, но инициировать и поддерживать общение необходимо и работодателю. Это и сохранит вовлеченность и востребованность людей, и позволит им эффективнее решать задачи.

Смотрите также: "Альфа-Опыт" – портал-гуру

А сами правила в документах – это не способ воздействия, а честные и открытые правила игры, основанные на взаимном соблюдении договоренностей. Для удаленных сотрудников установить такие правила особенно важно.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 28 декабря 2020

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
-->