Как офис стал местом вдохновения для персонала Русcдрагмет

Сегодня, когда на рынке труда идет борьба за ценных и талантливых сотрудников, важное значение играет не только заработная плата, но и комфортное рабочее место, способствующее творческим и производственным прорывам. В марте 2018 года компания «Русcдрагмет» переехала в новое офисное помещение. Дизайн и оформление офиса осуществлялись командой активных сотрудников. Подробнее о проделанной работе рассказала Ольга Зайцева, руководитель АХД «Русcдрагмет» .

Проект претендует на победу в номинации Workplace бизнес-премии WOW!HR 2019 .

История рождения проекта

В 2016 году в Русcдрагмет, управляющую компанию группы Highland Gold, пришла новая команда топ-менеджеров, перед которой стояли амбициозные задачи. В том числе, офис должен был стать для ее сотрудников местом вдохновения. Мы хотели рассказать и показать внутренним и внешним клиентам сложный и увлекательный процесс золотодобычи. Дополнительно подходил срок окончания договора аренды. Взвесив все плюсы, изучив рынок, было принято решение о переезде в новое офисное здание.

Новое офисное пространство должно было решать следующие задачи:

• Обеспечить достаточное количество переговорных зон с целью организации более продуктивной совместной работы.
• Предоставить отдельные кабинеты руководителям (ранее рабочие места большинства из них располагались в open space).
• Отвечать принципам прозрачности и открытости в open space, а также сохранять приватность для решения стратегических вопросов.

Этапы проекта :

• Проведен опрос среди сотрудников и составлена карта ожиданий и предпочтений в организации рабочего пространства.
• Была собрана инициативная группа, которая являлась двигателем всех идей по оформлению, интерьеру и выбору материалов в новом офисном пространстве. В эту группу вошли руководящий состав, а также самые креативные сотрудники. В общей сложности – 8 человек.
• Выбор офиса был продуманным: более 30 объектов было отобрано и протестировано, проведен анализ коммерческих условий объектов. В результате ТОП-5 офисов вышли в финал и были предложены на утверждение совету директоров.
• Проведен технический аудит нового помещения.
• По итогам тендера определена проектная и строительная компания для реализации проекта.
• Через 3 месяца новый офис распахнул свои двери сотрудникам Русcдрагмет.

Акцент ставился на эффективность рабочего пространства:

Мы выбрали отдельно стоящий особняк, арендатором которого являемся только мы.

Организовали переговорные зоны внутри департаментов за счет отсутствия перегородок и наличия маркерных стен, что помогает, не отрываясь от рабочего процесса решать задачи.

Оборудовали в одном небольшом переговорном помещении три полноценные отдельные зоны для встреч до 5 человек благодаря шумопоглощающей мебели, ее мобильности.

Рассадили сотрудников с учетом эргономики пространства, а также удобства и эффективности их взаимодействия в рамках одного департамента.

Таким образом, с одного этажа, на котором размещались все сотрудники, мы переехали в четырехэтажное здание, где каждый этаж обеспечивает определенные функции для бизнеса. Выделен этаж с отдельной стойкой ресепшен и кухней для руководителей. Оборудована столовая в офисе на 20 посадочных мест.

Трудности, с которыми столкнулись в процессе реализации проекта

Назовем их не трудности, а вызовы. Выделю 4 основных:

• Осуществить переезд в сжатые сроки (в течение 3-х месяцев).
• Разместить 130 сотрудников с учетом их функционала и удобства взаимодействия.
• Отразить видение, миссию и ценности компании в оформлении офиса, который бы способствовал повышению эффективности труда, в котором было бы приятно, удобно и безопасно работать.
• Реализовать проект в рамках бюджета (затраты на новый офис не должны превышать затрат на текущий).

Благодаря высокому профессионализму приглашенных специалистов (подрядчиков), активной поддержке руководства Руссдрагмет и неравнодушному участию коллег нам удалось реализовать то, что казалось невозможным осуществить в столь сжатые сроки.

Офис должен был отвечать принципам прозрачности и открытости в зонах open space, а также сохранять приватность для решения стратегических вопросов. Все умение дизайнеров, организаторов и подрядчиков было направлено на то, чтобы найти баланс для контрастных интересов. Общими усилиями нам это удалось сделать.

Итоги проекта

Для бизнеса:

- снижение стоимости. Годовая стоимость квадратного метра арендуемой площади была снижена на 20%.

- оптимизация пространства и финансов. В части ИТ серверная комната была вынесена из офиса в центр обработки данных, который отвечает стандартам TIER3, что позволило полностью сократить расходы на инженерную инфраструктуру (систему гарантированного электропитания, кондиционирования и пожаротушения) и организовать новые рабочие места.

Для персонала:

- экономия времени. Сотрудникам, вне зависимости от того, в каком районе Москвы они живут, удобно добираться до офиса в центре, что экономит их время на дорогу.

- красота и удобство. Рабочие места сотрудников расположены вдоль окон и имеют естественное освещение; увеличено количество переговорных зон и мест для неформального общения; создана библиотека книг (раньше ее не было); переговорные комнаты, рабочие пространства и рекреации украшены зелеными растениями; кафетерий расширен до 20 посадочных мест.

- технологичные решения. Для удобства работы сотрудников, партнеров и гостей компании офис оснащён Wi-Fi, современной компьютерной техникой, а также системой ВКС (видеоконференцсвязи).

Наша компания ориентирована на расширение границ, на инновации и постоянное операционное совершенствование. Нам удалось создать условия для более эффективной коммуникации, зарождения новых идей, обмена опытом и знаниями. Это основное достижение. Сталкиваясь больше в переговорных, в столовой, в open space, люди из разных департаментов, отделов, в ежедневной работе редко пересекающиеся, стали больше общаться.

Мы не только создали офис, в котором удобно и приятно работать коллегам, офис, которым восхищаются наши партнеры, офис, который рассказывает об индустрии золотодобычи, мы также создали место, в котором люди заботятся об окружающей среде.

Руссдрагмет уделяет большое внимание вопросам экологии, в частности, разделяя мусор по видам отходов. В офисе располагаются специальные контейнеры для сортировки мусора, каждый из которых предназначен для определенного вида отходов и снабжен инфографикой. Только за последние полгода, благодаря сбору 4753 кг бумаги, удалось спасти от вырубки 50 деревьев.

Старые батарейки и аккумуляторы мы собираем в специальный брендированный контейнер, из которого они отправляются на переработку на единственный в России профильный завод в Челябинске. За полгода нам удалось собрать 12 кг отработанных батареек и сохранить 13400 м2 земли, что в эквиваленте составляет 2 футбольных поля, по стандартам FIFA.

Фото «Русcдрагмет»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR2019

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}