Как оцифровать кадровый документооборот

Бобров Антон

Последние несколько лет компании стремятся оцифровать кадровые процессы: массовый наём, адаптацию, обучение и оценку персонала. Но кадровое делопроизводство долгое время оставалось наименее автоматизированным. Во многом из-за того, что существующая нормативная база предписывала вести кадровый учёт в бумажном виде.

Как оцифровать кадровый документооборот, Антон Бобров, ГК «КОРУС Консалтинг», кадровый документооборот, электронный кадровый документооборот, цифровизация документооборота, Перенос кадровых документов в электронный вид, как переносить локальные акты в цифровой вид, как отцифровать кадровые документы, оцифровать кадровые документы

Уже сегодня любая компания может вести в электронном виде более 75% кадровых документов, а вступив в эксперимент Минтруда, — полностью перейти на электронный кадровый документооборот. Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг», рассказывает о том, как оцифровать кадровый документооборот.

Читайте также: Нюансы переноса кадровых документов в цифровой вид

Что можно оцифровать уже сейчас

Кадровые документы можно разделить на личные и массовые.

Личные касаются одного сотрудника. Это трудовой договор и изменения к нему, договор материальной ответственности, ученический договор.

Массовые создаются для ознакомления всех сотрудников. Это инструкции, распоряжения, локально нормативные акты (ЛНА).

В настоящее время массовые документы можно подписывать в электронном виде. По факту это больше 75% всех кадровых документов:

-        внутренние локальные нормативные акты,

-        оформление командировок,

-        планирование и оформление отпуска,

-        учет рабочего времени, графиков сменности,

-        заказ справок и копии трудовой книжки,

-        вся документация для охраны труда: отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров.

Для подписания всех этих документов работодатель и работник используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Как оцифровать всё

24 апреля 2020 года Минтруд подписал ФЗ №122, в рамках которого бизнес может протестировать полный отказ от бумажных кадровых документов. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года, по его результатам будет принято решение о внесении изменений в законодательное регулирование электронного кадрового документооборота.

Основные положения ФЗ об эксперименте по кадровому ЭДО:

  1. Участником эксперимента может стать любой работодатель.
  2. Участник сам определяет, какие документы он переводит в электронный вид.
  3. Все документы готовятся с помощью собственной информационной системы или системы «Работа в России».

Для подписи работодатель всегда использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а работник — ту, которую требует информационная. Например, при работе в собственной системе работодателя работнику понадобится усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись (УКЭП/УНЭП), а при работе на портале «Работа в России» достаточно простой электронной подписи (ПЭП).

Как оцифровать кадровый документооборот, Антон Бобров, ГК «КОРУС Консалтинг», кадровый документооборот, электронный кадровый документооборот, цифровизация документооборота, Перенос кадровых документов в электронный вид, как переносить локальные акты в цифровой вид, как отцифровать кадровые документы, оцифровать кадровые документы

По сути, участие в эксперименте Минтруда освобождает от необходимости покупать дорогие УКЭП на каждого сотрудника и разрешает подписывать все кадровые документы в электронном виде.

Эксперимент – это лишь первый шаг государства в сторону цифровизации кадрового документооборота. Вторым шагом навстречу бизнесу стал принятый 8 декабря Федеральный закон № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Главные изменения:

  1. Теперь работодатель не обязан отправлять бумажный вариант трудового договора дистанционному работнику без заявления сотрудника.
  2. Сотрудник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись для подписания целого ряда документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, документов о внесении изменений и расторжении указанных договоров.
  3. Ознакомление дистанционщиков с документами под подпись теперь возможно в любой форме: по электронной почте, через корпоративный портал и так далее. Конкретные способы необходимо указать в регламенте компании.

Как перейти на электронный кадровый документооборот быстро и эффективно

Чтобы отказаться от бумажных документов, необходимо перестроить кадровые процессы и подготовить нормативную базу и регламенты. Удобнее всего действовать по стандартному алгоритму.

1) Провести кадровый аудит

Результат:

  • Перечень актуальных процессов, документов и отчетов
  • Перечень улучшений в формах документов, процессах согласования
  • Перечень целей для автоматизации с численными параметрами

2) Разработать локальный нормативный акт об электронном взаимодействии, правилах применения и видах электронных цифровых подписей (ЭЦП)

Результат:

  • Регламенты обработки документов
  • Инструкции с зонами ответственности и порядком взаимодействия

3) Ознакомить сотрудников с локальным нормативным актом и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.

 Результат:

  • Готовая нормативная база для проверок.

Какие инструменты автоматизируют электронный кадровый документооборот

Следующий этап – выбор системы взаимодействия «компания-сотрудник», ее интеграция с кадровой учетной системой и обучение персонала. Комплексный процесс внедрения такого инструмента включает в себя три взаимосвязанные составляющие:

  1. Электронные цифровые подписи (ЭЦП) или инфраструктура для их выпуска. Это может быть собственный удостоверяющий центр или сервис электронного документооборота, внутри которого они генерируются.
  2. Учетная кадровая система.
  3. Система, в которой осуществляется механизм согласования, подписанияи хранения кадровых документов.

 

Уже сейчас на рынке есть системы электронного кадрового документооборота, которые имеют всю необходимую инфраструктуру для быстрого и легитимного подписания документов. С их помощью можно уйти от бумажного документооборота и подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде.

На что стоит обратить внимание:

  1. Наличие преднастроенной интеграции с кадровыми учетными системами (1С:ЗУП, SAP, 1C, Босс-Кадровик и другими).
  2. Удобный личный кабинет для прозрачного контроля статуса процессов, отправки уведомлений и напоминаний.
  3. Интуитивно понятный интерфейс, не требующий длительного обучения сотрудников.
  4. Реестр документов и их безопасное хранение.
  5. Инструмент для генерации ЭЦП.
  6. Служба поддержки. 

Готовое решение или собственная разработка?

При выборе подходящей ИТ-платформы не существует универсального и единственно правильного решения, но оптимально брать за основу готовые решения и дорабатывать их в соответствие с бизнес-процессами вашей компании. Это позволяет ускорить процесс перехода и избежать глобальных затрат.

Как оцифровать кадровый документооборот, Антон Бобров, ГК «КОРУС Консалтинг», кадровый документооборот, электронный кадровый документооборот, цифровизация документооборота, Перенос кадровых документов в электронный вид, как переносить локальные акты в цифровой вид, как отцифровать кадровые документы, оцифровать кадровые документы

Но полностью останавливаться на готовом решении я не рекомендую: 

  1. Сложность согласования. Делопроизводство не ограничивается только формированием документов по шаблону, их подписанием и хранением. Большую роль во всем этот процессе играет этап согласования, который зачастую сложный, нелинейный и затрагивает сразу несколько структур внутри крупной компании.
  2. Полнота цикла автоматизации. Готовые сервисы прекрасно справляются с подписанием и хранением документов, но если вы хотите полностью автоматизировать кадровые процессы, потребуются существенные доработки системы, иначе процесс будет разорван между несколькими системами или автоматизирован лишь частично.
  3. Наличие единой точки входа. Хочется иметь единое окно для работы со всеми сервисами компании, а не зоопарк инструментов.

К сожалению, получить такой сервис из коробки сложно, поэтому доработки все же понадобятся.

Как это работает на практике

Часто электронный документооборот «прикрепляют» к личному кабинету сотрудника на корпоративном портале, используя его в качестве интерфейса взаимодействия с ЭДО. Корпоративный портал объединяет все сервисы и унифицирует к ним доступ, позволяет полностью автоматизировать электронный кадровый документооборот, включая механизм согласования.

Именно так поступили в Банке «Санкт-Петербург», где личный кабинет сотрудника на корпоративном портале стал единой точкой входа в инструмент для подписания всех необходимых документов.

Теперь новые кадровые документы публикуются на портале и далее проходят через несколько этапов согласования. Правила для маршрутов, параллельное или последовательное согласование настраиваются для документов инициаторами прямо в системе.

Решение позволяет создавать и изменять группы пользователей для рассылки. В группе можно указывать как должности (ролевая маршрутизация — всем сотрудникам на должности), так и конкретных исполнителей. Задание на ознакомление для соответствующих сотрудников создается автоматически.

Как оцифровать кадровый документооборот, Антон Бобров, ГК «КОРУС Консалтинг», кадровый документооборот, электронный кадровый документооборот, цифровизация документооборота, Перенос кадровых документов в электронный вид, как переносить локальные акты в цифровой вид, как отцифровать кадровые документы, оцифровать кадровые документы

При увольнении сотрудника или уходе в декретный отпуск задания на ознакомление автоматически закрываются с соответствующей отметкой. При приёме нового сотрудника или выходе после долгосрочного отсутствия (например, из декретного отпуска) автоматически формируются задания на ознакомление с новыми редакциями документов — при этом отправляются только актуальные документы, с которыми должен ознакомиться сотрудник в соответствии с занимаемой должностью.

Срок подписания контролируется: в личный кабинет работника и его руководителя поступают уведомления, если задание не завершено в срок. Контролировать статус задачи можно в реестре ознакомления, который можно выгрузить в формате Excel-таблицы.

Смотрите также: Сервисный портал работника — кейс «РЖД»

Согласование и оформление отпуска также проходит на портале через личный кабинет сотрудника. Этот процесс полностью автоматизирован: начинается с формирования заявления и заканчивается выплатой денежный средств. Ни одна готовая система для электронного кадрового документооборота не дает такой возможности.

Как оцифровать кадровый документооборот, Антон Бобров, ГК «КОРУС Консалтинг», кадровый документооборот, электронный кадровый документооборот, цифровизация документооборота, Перенос кадровых документов в электронный вид, как переносить локальные акты в цифровой вид, как отцифровать кадровые документы, оцифровать кадровые документы

Возможность создавать, подписывать и хранить документы в электронном виде существенно уменьшила трудозатраты сотрудников – в банке работает порядка 4 тысяч человек, что требовало колоссальных ресурсов.

Бизнес все активнее оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы,и государство поддерживает этот тренд. Цифровизация кадрового документооборота – это еще один шаг и, можно сказать, почти свершившийся факт. Самое время готовить фундамент для перехода, сформировав методологическую базу и создав техническую инфраструктуру. И начать экономить на функции, не дожидаясь изменений законодательства.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 13 января 2021

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
закрыть x
-->