Как оцифровать кадровый документооборот

Последние несколько лет компании стремятся оцифровать кадровые процессы: массовый наём, адаптацию, обучение и оценку персонала. Но кадровое делопроизводство долгое время оставалось наименее автоматизированным. Во многом из-за того, что существующая нормативная база предписывала вести кадровый учёт в бумажном виде.

Уже сегодня любая компания может вести в электронном виде более 75% кадровых документов, а вступив в эксперимент Минтруда, — полностью перейти на электронный кадровый документооборот. Антон Бобров , директор департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг» , р ассказывает о том, как оцифровать кадровый документооборот.

Читайте также: Нюансы переноса кадровых документов в цифровой вид

Что можно оцифровать уже сейчас

Кадровые документы можно разделить на личные и массовые.

Личные касаются одного сотрудника. Это трудовой договор и изменения к нему, договор материальной ответственности, ученический договор.

Массовые создаются для ознакомления всех сотрудников. Это инструкции, распоряжения, локально нормативные акты (ЛНА).

В настоящее время массовые документы можно подписывать в электронном виде. По факту это больше 75% всех кадровых документов:

-        внутренние локальные нормативные акты,

-        оформление командировок,

-        планирование и оформление отпуска,

-        учет рабочего времени, графиков сменности,

-        заказ справок и копии трудовой книжки,

-        вся документация для охраны труда: отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров.

Для подписания всех этих документов работодатель и работник используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Как оцифровать всё

24 апреля 2020 года Минтруд подписал ФЗ №122, в рамках которого бизнес может протестировать полный отказ от бумажных кадровых документов. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года, по его результатам будет принято решение о внесении изменений в законодательное регулирование электронного кадрового документооборота .

Основные положения ФЗ об эксперименте по кадровому ЭДО:

1. Участником эксперимента может стать любой работодатель.
2. Участник сам определяет, какие документы он переводит в электронный вид.
3. Все документы готовятся с помощью собственной информационной системы или системы «Работа в России».

Для подписи работодатель всегда использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а работник — ту, которую требует информационная. Например, при работе в собственной системе работодателя работнику понадобится усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись (УКЭП/УНЭП), а при работе на портале «Работа в России» достаточно простой электронной подписи (ПЭП).

По сути, участие в эксперименте Минтруда освобождает от необходимости покупать дорогие УКЭП на каждого сотрудника и разрешает подписывать все кадровые документы в электронном виде.

Эксперимент – это лишь первый шаг государства в сторону цифровизации кадрового документооборота. Вторым шагом навстречу бизнесу стал принятый 8 декабря Федеральный закон № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Главные изменения:

1. Теперь работодатель не обязан отправлять бумажный вариант трудового договора дистанционному работнику без заявления сотрудника.
2. Сотрудник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись для подписания целого ряда документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, документов о внесении изменений и расторжении указанных договоров.
3. Ознакомление дистанционщиков с документами под подпись теперь возможно в любой форме: по электронной почте, через корпоративный портал и так далее. Конкретные способы необходимо указать в регламенте компании.

Как перейти на электронный кадровый документооборот быстро и эффективно

Чтобы отказаться от бумажных документов, необходимо перестроить кадровые процессы и подготовить нормативную базу и регламенты. Удобнее всего действовать по стандартному алгоритму.

1) Провести кадровый аудит

Результат:

• Перечень актуальных процессов, документов и отчетов
• Перечень улучшений в формах документов, процессах согласования
• Перечень целей для автоматизации с численными параметрами

2) Разработать локальный нормативный акт об электронном взаимодействии, правилах применения и видах электронных цифровых подписей (ЭЦП)

Результат:

• Регламенты обработки документов
• Инструкции с зонами ответственности и порядком взаимодействия

3) Ознакомить сотрудников с локальным нормативным актом и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Результат:

• Готовая нормативная база для проверок.

Какие инструменты автоматизируют электронный кадровый документооборот

Следующий этап – выбор системы взаимодействия «компания-сотрудник», ее интеграция с кадровой учетной системой и обучение персонала. Комплексный процесс внедрения такого инструмента включает в себя три взаимосвязанные составляющие:

1. Электронные цифровые подписи (ЭЦП) или инфраструктура для их выпуска. Это может быть собственный удостоверяющий центр или сервис электронного документооборота, внутри которого они генерируются.
2. Учетная кадровая система.
3. Система, в которой осуществляется механизм согласования, подписанияи хранения кадровых документов.

Уже сейчас на рынке есть системы электронного кадрового документооборота, которые имеют всю необходимую инфраструктуру для быстрого и легитимного подписания документов. С их помощью можно уйти от бумажного документооборота и подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде .

На что стоит обратить внимание:

1. Наличие преднастроенной интеграции с кадровыми учетными системами (1С:ЗУП, SAP, 1C, Босс-Кадровик и другими).
2. Удобный личный кабинет для прозрачного контроля статуса процессов, отправки уведомлений и напоминаний.
3. Интуитивно понятный интерфейс, не требующий длительного обучения сотрудников.
4. Реестр документов и их безопасное хранение.
5. Инструмент для генерации ЭЦП.
6. Служба поддержки.

Готовое решение или собственная разработка?

При выборе подходящей ИТ-платформы не существует универсального и единственно правильного решения, но оптимально брать за основу готовые решения и дорабатывать их в соответствие с бизнес-процессами вашей компании. Это позволяет ускорить процесс перехода и избежать глобальных затрат.

Но полностью останавливаться на готовом решении я не рекомендую:

1. Сложность согласования . Делопроизводство не ограничивается только формированием документов по шаблону, их подписанием и хранением. Большую роль во всем этот процессе играет этап согласования, который зачастую сложный, нелинейный и затрагивает сразу несколько структур внутри крупной компании.
2. Полнота цикла автоматизации . Готовые сервисы прекрасно справляются с подписанием и хранением документов, но если вы хотите полностью автоматизировать кадровые процессы, потребуются существенные доработки системы, иначе процесс будет разорван между несколькими системами или автоматизирован лишь частично.
3. Наличие единой точки входа . Хочется иметь единое окно для работы со всеми сервисами компании, а не зоопарк инструментов.

К сожалению, получить такой сервис из коробки сложно, поэтому доработки все же понадобятся.

Как это работает на практике

Часто электронный документооборот «прикрепляют» к личному кабинету сотрудника на корпоративном портале, используя его в качестве интерфейса взаимодействия с ЭДО. Корпоративный портал объединяет все сервисы и унифицирует к ним доступ, позволяет полностью автоматизировать электронный кадровый документооборот, включая механизм согласования.

Именно так поступили в Банке «Санкт-Петербург», где личный кабинет сотрудника на корпоративном портале стал единой точкой входа в инструмент для подписания всех необходимых документов.

Теперь новые кадровые документы публикуются на портале и далее проходят через несколько этапов согласования. Правила для маршрутов, параллельное или последовательное согласование настраиваются для документов инициаторами прямо в системе.

Решение позволяет создавать и изменять группы пользователей для рассылки. В группе можно указывать как должности (ролевая маршрутизация — всем сотрудникам на должности), так и конкретных исполнителей. Задание на ознакомление для соответствующих сотрудников создается автоматически.

При увольнении сотрудника или уходе в декретный отпуск задания на ознакомление автоматически закрываются с соответствующей отметкой. При приёме нового сотрудника или выходе после долгосрочного отсутствия (например, из декретного отпуска) автоматически формируются задания на ознакомление с новыми редакциями документов — при этом отправляются только актуальные документы, с которыми должен ознакомиться сотрудник в соответствии с занимаемой должностью.

Срок подписания контролируется: в личный кабинет работника и его руководителя поступают уведомления, если задание не завершено в срок. Контролировать статус задачи можно в реестре ознакомления, который можно выгрузить в формате Excel-таблицы.

Смотрите также: Сервисный портал работника — кейс «РЖД»

Согласование и оформление отпуска также проходит на портале через личный кабинет сотрудника. Этот процесс полностью автоматизирован: начинается с формирования заявления и заканчивается выплатой денежный средств. Ни одна готовая система для электронного кадрового документооборота не дает такой возможности .

Возможность создавать, подписывать и хранить документы в электронном виде существенно уменьшила трудозатраты сотрудников – в банке работает порядка 4 тысяч человек, что требовало колоссальных ресурсов.

Бизнес все активнее оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы,и государство поддерживает этот тренд. Цифровизация кадрового документооборота – это еще один шаг и, можно сказать, почти свершившийся факт. Самое время готовить фундамент для перехода, сформировав методологическую базу и создав техническую инфраструктуру. И начать экономить на функции, не дожидаясь изменений законодательства.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна