Как презентовать и защитить HR-мероприятие перед руководством

Спурнова Татьяна

Придумать и сконструировать интересное и полезное HR-мероприятие — это только полдела. Не менее важно уметь донести свою идею до людей. принимающих финальное решение. О том, как это делать, рассказывает Татьяна Спурнова, генеральный директор MaxMedium Creative MICE Agency.

Как презентовать и защитить HR-мероприятие перед руководством, MaxMedium Creative MICE Agency, Спурнова Татьяна, HR-мероприятие, правильная презентация проекта, HR-событие, донести свою идею, Как презентовать HR-мероприятие, как защитить HR-мероприятие

Ежедневно я презентую проекты и «продаю» идеи и события на разном уровне от первых лиц до менеджеров и с радостью поделюсь своим опытом.

Читайте также: Как подготовить блестящую презентацию, если "я совсем не умею говорить"

Итак, вам нужно защитить проект, проект, направленный на работу с сотрудниками — HR-мероприятие.

Давайте поймем для начала, где должен начинаться этот путь? Точно не на готовой презентации по итогам проведенного тендера, которую нужно «завернуть для продажи» руководителю.

Этот путь должен начинаться на этапе планирования события, до начала его разработки. Несколько лет назад случился бум инициативных тендеров. Для меня инициативный тендер — это когда клиент будоражит рынок, получает предложения, и потом возвращается с ответом — руководство не одобрило проект и мою идею.

В этот период в процедуру снятия брифа с клиента у нас вошел новый обязательный вопрос «Согласовано ли проведение события с руководством?». А в процесс решения (брать или не брать тендер в работу) — галочка, означающая, что событие согласовано с руководством. А значит, на стратегическом уровне оно необходимо компании, на него будет выделен бюджет, что с максимальной долей вероятности есть понимание целей его проведения, то есть, что существует понимание ожидаемого результата.

Вернусь к точке старта. На уровне планирования важно понять курс и цели компании, свериться по ним с руководством и согласовать, что нужна работа с людьми для:

-  Трансляции определенных сообщений (новостей, планов, донесения изменений, подведения итогов, анонсов, лончей, открытий или запусков и так далее)

-   Укрепления лояльности и в чем конкретно ее нужно укреплять. «Укрепление лояльности» — фраза, часто встречающаяся в брифах наравне со словом «мотивация». Но у каждой компании за этими понятиями будет стоять своя история и пул задач. В рамках общения с клиентами мы задаем вопросы про лояльность и мотивацию: если этот пункт есть, значит ли это, что целевая аудитория не демонстрирует лояльность компании? Часто ответ «нет, все отлично, все лояльны». Тогда в чем суть укрепления? И здесь в рамках беседы обычно удается докопаться до предпосылок: например, зарплата ниже, чем у конкурентов, но при этом рабочая среда лучше. Или высокий уровень хантинга сотрудников, или в компании проходит реорганизация и сотрудники не чувствую себя защищенным, или поставлен сложно выполнимый план и команда демотивирована, так как все время находится в статусе «недовыполнения плана» и так далее.

-  Обучение, укрепления или освоения новых навыков.

-  Возможно, есть поводы, которые нужно отметить — юбилей, дни рождения компании, открытие офиса/ завода и так далее.

-  Соблюдения традиций — Новый год, профессиональные или календарные праздники.

-   Другие поводы.

Вторая точка сверки — что будет для руководителя результатом. В зависимости от повода, это может быть даже укрепление его авторитета и лидерской позиции. Да, это одна из важных задач при проведении мероприятий, если компания находится в стадии изменений или даже если процессы изменений происходят во вне, как сейчас при ситуации с коронавирусом. Руководитель, который знает, что он делает, — открыто коммуницирует, транслирует план действий — вызывает уважение, чувство определенности, что как раз формирует лояльность, уверенность в завтрашнем дне у команды.

Сейчас целью может быть демонстрация стабильности компании через проведение события — «мы проводим традиционное мероприятие, когда все вокруг все отменяют, и это говорит о нашей стабильности, важности традиций и заботе о людях». Либо нужно донести цели, которые потребуют от людей изменений и очень быстрого получения и применения новых знаний и навыков, и через организуемую конференцию с мастер-классами важно дать людям эти навыки.

После этого важно качественно транслировать это поставщикам, и вот у вас на руках уже варианты, и вы готовы идти к руководителю на защиту.

Как подготовиться и как выстроить презентацию:

Заранее узнайте, сколько у вас будет времени на защиту и ответы на вопросы. Не забывайте, что руководитель — это чаще всего человек предпринимательского склада характера, а такие люди воспринимают информацию «сверху вниз» или от общего к частному или от проблемы к решению.

То есть, если вы скажете, что у вас будет 12 площадок активностей, вкусная еда и его выступление с подведением итогов и объявлением планов на следующий период, то скорее всего потерпите фиаско. Лучше объяснить, как это мероприятие решит проблему, и как этот результат поможет лично ему и бизнесу.

У меня есть формула: цель-аргументы-инструменты-результат.

Цель: зачем проводится событие? Эта сверка не помешает в начале презентации.

Аргументы: почему предложено именно такое решение, как оно повлияет на финансовый результат бизнеса? Например, мы видим, что сейчас важно усилить как вертикальные, так и кросс-функциональные коммуникацию, и они должны работать в обе стороны, поэтому мы предлагаем неформальную конференцию с квестом, основа которого — важность работы с информацией, ее обработка, дальнейшая передача и командный результат.

Если в вашем решении есть какие-то риски, обязательно их обозначьте, и продемонстрируйте, что вы ими управляете. Например, мы видим риск низкой вовлеченности, но мы продумали дополнительную мотивацию в виде призов, альтернативные коммуникации с участниками (например, не только участник должен прийти на активность, но у вас есть мобильные задания, которые сами «настигают» участников и так далее).

Инструменты: как мы это реализуем? Какие ресурсы необходимы? На этом этапе вы переходите к конкретным действиям — с помощью чего вы добьетесь результата. На примере с неформальной конференцией и последующим квестом, вы показываете примеры заданий, темы выступлений и как они помогут в улучшении коммуникативных навыков команды.

Не уходите в «дебри», в мелкие детали.

Как презентовать и защитить HR-мероприятие перед руководством, MaxMedium Creative MICE Agency, Спурнова Татьяна, HR-мероприятие, правильная презентация проекта, HR-событие, донести свою идею, Как презентовать HR-мероприятие, как защитить HR-мероприятие

Результат: что получим в итоге, и как он отразится на бизнесе. Помните, ваша задача — предлагать решения, релевантные текущим задачам бизнеса, мыслить с точки зрения стратегии, а не только тактики.

Смотрите также: 3 компонента эффективного выступления

Общайтесь на понятном руководителю языке, не усложняйте, не используйте термины, которые ему могут быть непонятны.

Обязательно оставьте время на вопросы и ответы.

Используйте укороченную презентацию. Если есть несколько идей, обязательно сделайте анализ и сводный файл, с плюсами и минусами каждого решения.

И, наверное, главный совет: не бойтесь своих руководителей! Не бойтесь общаться, обсуждат-, помогать им решать бизнес задачи, быть опорой и поддержкой! I don’t give problems, I give solutions — пусть это будет вашим девизом при общении с руководством!

Фото Pixabay 

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 01 сентября 2020

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
закрыть x
-->