Как регламентировать работу удаленной команды

Елена Кожемякина

управляющий партнер юркомпании

Задать вопрос автору

Удаленные сотрудники — один из трендов последних лет. А в свете последних событий — даже не тренд, а необходимость.

Как регламентировать работу удаленной команды, BLS, Кожемякина Елена, Удаленные сотрудники, удаленный формат работы, контроль удаленных работников, регламент удаленной работы, внедрить удаленную работу, Управление удаленными сотрудниками

Конечно, многие однажды вернутся на свои рабочие места, но интерес к дистанционной работе не угаснет:

  • удаленный формат может быть удобен обеим сторонам трудовых отношений;
  • позволяет компании сэкономить до 30% фонда оплаты труда;
  • вынужденный карантин развеял многие предубеждения относительно удаленки.

Вместе с этим больше внимания потребуется для управления сотрудниками. И риски увеличиваются: судебные, репутационные и др. Поэтому разберем, как решать проблему.

Читайте также: Предъявите документы: как оформить сотрудникам удаленную работу

Представим, руководитель отдела — в Москве, а его подчиненные — в филиалах или менеджеру центрального офиса подчиняются дистанционные сотрудники в разных регионах. Такой формат создает массу нюансов: как настроить коммуникации, обмениваться документами, ставить задачи и получать отчеты, применять меры взыскания, расставаться, наконец.

Прежде всего, надо определиться с понятиями и формой работы. Сегодня в экстренном режиме компании переводят сотрудников на «удаленку», но это именно временная мера. Нынешняя редакция ТК РФ предлагает два варианта: надомный и дистанционный труд.

В первом случае речь идет о работе из дома на основании того же трудового договора. А дистанционный труд — работа вне офиса с использованием интернета — это отдельная форма трудового договора. Безусловно, иногда работодатели дают возможность трудиться из дома, например, раз в неделю и т.д. Но, как правило, речь идет именно о дистанционной работе. Значит, и в ТК РФ надо полагаться на соответствующий раздел.

Управление удаленными сотрудниками — по сути и вопрос контроля их работы. Ведь компания лишается инструментов для реагирования. Чтобы ответить на него, нужно «настроить» документальное сопровождение:

  • определить систему работы и взаимодействия, чтобы оценивать эффективность и поощрять,
  • выстроить систему контроля, чтобы иметь возможность привлекать к ответственности за невыполнение обязанностей, применять взыскания и другие кадровые процедуры.

У каждой компании свои проблемные зоны: прогулы, недобросовестная отчетность, фальшивые визиты к клиентам. И часто привлечь к ответственности сотрудника работодатель не может, потому что в договоре не расставлены «флажки». Поэтому главным в этом проекте должен стать документальный фонд, а именно:

  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • трудовой договор,
  • должностная инструкция.

Руководители обычно обсуждают и договариваются с подчиненными устно. Но как известно, когда отвечают все — не отвечает никто. Чтобы вы эффективно управляли удаленной командой, а сотрудники четко понимали свои полномочия и ответственность, детали надо прописать. И обязательно ознакомить с ними людей. Для начала каждому работнику надо определить список задач (обязанностей), руководитель должен составлять и отправлять планы работы — еженедельные, месячные или квартальные. Какие именно — выберете вы. Это не значит, что план нужен каждому, но в сложной ситуации он позволит контролировать действия сотрудника.

Так же определяется и порядок отчетности: как и когда предоставлять информацию начальнику. В этой связи очень важно прописать коммуникационные детали: адрес электронной почты, телефон, чаты, смс для общения и указать обязанность отвечать на письма и звонки вплоть до конкретных интервалов времени. Еще эффективнее утвердить форму отчета: если ее нет, работника не накажешь за отписки, когда он назовет их отчетом. Если же форма существует, можно наказать за невыполнение обязанностей по заполнению отчета.

Еще один важный момент — обязанность сотрудника быть в том месте и в то время, которое назначит работодатель. Это нужно, чтобы можно было планировать встречи и мероприятия. Например, у нас в практике был кейс, когда менеджер в регионе не приезжал на периодические совещания. Он ссылался на мероприятия в своем городе, на которых де-факто не был.

Но согласно должностной инструкции встречаться с руководителем он был не обязан, и его не смогли наказать. Кстати, так же стоит определить и рабочее время. Как вариант, можно сообщать о начале дня по телефону или e-mail, и отчитываться по итогам работы за день.

Лучше всего наладить взаимодействие и управление сотрудниками при помощи электронного документооборота. Это отдельный проект, который можно реализовать самим или при участии экспертов, но по сути он заключается в том, чтобы узаконить электронную почту.

Как регламентировать работу удаленной команды, BLS, Кожемякина Елена, Удаленные сотрудники, удаленный формат работы, контроль удаленных работников, регламент удаленной работы, внедрить удаленную работу, Управление удаленными сотрудниками

Безусловно, важнейшая составляющая удаленной работы — эмоции. Поэтому работать дистанционно можно далеко не со всеми, а только с теми, кто готов нести за себя ответственность, «брать себя в руки», организовываться. В этой связи личные коммуникации и поддержка общения на рабочие и «околорабочие» темы очень приветствуется. Руководитель обязательно должен давать подчиненным чувствовать их важность, поддерживать и ориентировать на результат. Но все это работает, когда сам процесс выстроен.

Смотрите также: Немного о будущем – что нас ждет в сфере труда и образования

Именно расстановка «флажков» позволит сделать дистанционный труд эффективным. Работники будут понимать свои полномочия и ответственность, а вы — управлять ими, а значит, и всеми задачами. Конечно, многое в этой теме лежит в сфере личных договоренностей, но работает это лишь до конфликта. Именно об этом я предлагаю помнить, когда вы переводите людей на дистанционный труд. Он действительно выгоден и перспективен, и отдача от него бывает даже выше, чем от офисной работы. Но внедрить его надо четко и по всем правилам.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 20 мая 2020

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2020. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
-->