Как РЖД создала и развивает сервисный портал для сотрудников

Браулов Евгений

С 2017 года в РЖД действует и развивается портал для сотрудников — это универсальная корпоративная площадка, предоставляющая широкий спектр услуг и возможностей, доступных для работников в удаленном режиме. К Сервисному порталу возможен доступ как со стационарного компьютера, так и с мобильных устройств (смартфона или планшета), как во внутренней сети ОАО «РЖД», так и из интернета.

Как РЖД создала и развивает сервисный портал для сотрудников, РЖД, Евгений Браулов, портал для сотрудников, корпоративная площадка, WOW!HR, WOW!HR 2020, Номинанты WOW!HR 2020, Digital Solutions, Digital Solutions 2020, Сервисный портал работника, цифровизация

При этом сервис отвечает всем современным требованиям безопасности и может стабильно работать даже при высокой пиковой нагрузке (одновременном нахождении на портале свыше 1,5 млн пользователей). О портале рассказывает Евгений Браулов, заместитель начальника Департамента управления персоналом, начальник Отдела информационного и аналитического обеспечения управления персоналом.

Проект Сервисный портал работника ОАО «РЖД» претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW!HR 2020.

Читайте также: Как «HR BI отчетность» помогает NETBYNET развивать бизнес

Предпосылки создания проекта

Сегодня цифровые сервисы, глубоко проникшие в нашу повседневную жизнь (такие как Госуслуги, онлайн-банк, заказ такси через мобильное приложение и проч.), формируют запросы работников на комфортное и быстрое получение услуг уже внутри компании. Сотрудники ждут, что работодатель предоставит им корпоративные услуги в таком же удобном и дистанционном формате. Именно поэтому в системе управления персоналом РЖД появляются новые проекты, формирующие единую информационную кадровую среду, которая:

  • является единой точкой взаимодействия компании с работником,
  • переводит максимальное количество кадровых и социальных процессов в информационную плоскость,
  • вовлекает работников и руководителей в управление этими процессами,
  • снижает нагрузку на работников социально-кадрового блока.

Еще одной предпосылкой создания Сервисного портала можно считать особенность нашей компании — широкий географический охват и рассредоточенность подразделений по территории России от столичных центров до самых дальних станций, вокруг которых нет развитой социальной инфраструктуры. На таких территориях, как правило, нет кадровых служб, и ждать ответа на запрос, касающийся личных данных или трудовой деятельности, приходится долго.

Как РЖД создала и развивает сервисный портал для сотрудников, РЖД, Евгений Браулов, портал для сотрудников, корпоративная площадка, WOW!HR, WOW!HR 2020, Номинанты WOW!HR 2020, Digital Solutions, Digital Solutions 2020, Сервисный портал работника, цифровизация РЖД

Благодаря новому сервису любой сотрудник, независимо от местоположения (но при наличии интернета):

  • находится в общем инфополе;
  • следит за новостями;
  • в «едином окне» получает необходимую информацию по своему доходу и другим начислениям, отпуску, льготам, пенсии;
  • заказывает различные справки и копии документов;
  • занимается самообразованием «здесь и сейчас».

Цель, к которой мы стремимся — интеграция нашей системы в информационную систему «Госуслуги».

Подготовка проекта

Мы провели ряд исследований, по результатам которых был проработан концепт сервисной площадки, определены необходимые мощности и условия для их размещения, отрисован макет и разработан стартовый функционал.

Выбор в пользу IT-инструментов был очевиден:

  • возможность локализации всех сервисов и услуг в одном месте с учетом географического разброса компании;
  • автоматизация процессов и увеличение скорости обработки большого массива данных для сокращения времени на получение услуги;
  • сокращение затрат на расходные материалы для предоставления услуг (канцелярия, специализированная техника и т.д.).

Весь процесс от проработки архитектуры до запуска MVP (минимально жизнеспособного продукта) занял около 4,5 месяцев.

Команда проекта

Инициатором разработки сервиса и основным функциональным заказчиком является Департамент управления персоналом. При этом в проработке методологии, а также на этапе пилотного запуска каждого нового функционала активно включаются заинтересованные и причастные к разработке подразделения.

Для эффективной реализации проекта было важно создать команду, которая объединит внутреннюю экспертизу и компетенции, которых, возможно, нет в компании. Со стороны РЖД мы собрали большую группу методологов — экспертов из разных подразделений — от информационной безопасности до финансов. В команду разработки вошли аналитики, дизайнеры и архитекторы из двух внешних организаций. В группу поддержки пользователей вошли сотрудники Главного вычислительного центра ОАО «РЖД».

ржд

Этапы реализации

В первую очередь, было проведено исследование для определения самых востребованных для автоматизации процессов. В опросе участвовали сотрудники центрального аппарата, функциональных филиалов, полигонов железных дорог — владельцы процессов и исполнители.

В результате определился состав сервисов, которые войдут в MVP:

  • оформление личного профиля,
  • возможность мониторинга формирования своих доходов,
  • адресная книга по всем сотрудникам компании,
  • новостная лента,
  • возможность заказа справок и копий документов,
  • оформление льготного проезда на железнодорожном транспорте.

На следующем этапе команда аналитиков и дизайнеров разработала UI/UX модель Сервисного портала.

Далее количество автоматизируемых сервисов увеличивалось и растет до сих пор. Уже и сами заинтересованные подразделения проявляют инициативу и предлагают для включения в набор опций свои процессы. За три года работы над проектом реализовано 35 сервисов, направленных на информирование работников, организацию безбумажного документооборота, предоставление новых возможностей для профессионального роста и карьерного развития.

Преодоление сложностей

В силу очевидной пользы продукта и благодаря масштабной коммуникационной кампании, сотрудники ждали запуска портала. И порой спрос на подключение к нему опережал наши возможности. Можно сказать, что это была основная сложность, с которой мы столкнулись.

Изначально участие в пилотировании MVP принимали около 200 сотрудников центрального аппарата, и на этом этапе мы отработали первые пользовательские замечания и устранили многие шероховатости.

Как РЖД создала и развивает сервисный портал для сотрудников, РЖД, Евгений Браулов, портал для сотрудников, корпоративная площадка, WOW!HR, WOW!HR 2020, Номинанты WOW!HR 2020, Digital Solutions, Digital Solutions 2020, Сервисный портал работника, цифровизация РЖД

Далее началось подключение новых сервисов, появились новые пользователи с полигонов железных дорог, филиалов и структурных подразделений компании. Мы подключали работников поэтапно, чтобы избежать критической нагрузки на наши сервера. По этой же причине мы разрабатывали и внедряли сервисы отдельно друг от друга и на различные целевые аудитории работников. По мере разработки новых модулей происходило их пилотирование на ограниченной группе пользователей. После доработки функционал распространялся на всю сеть.

Реакция персонала

В целом, первую реакцию можно назвать положительной, а идею реализации проекта — успешной и своевременной.

Обратная связь, собранная в первые месяцы после запуска Сервисного портала, показала, что крайне востребованными сервисами стали: адресная книга, раздел «Мой доход» с информацией о заработной плате, заказ в один клик виртуального транспортного требования для поездки в отпуск, а также различных справок, таких как справка с места работы, 2-НДФЛ и др.

Как РЖД создала и развивает сервисный портал для сотрудников, РЖД, Евгений Браулов, портал для сотрудников, корпоративная площадка, WOW!HR, WOW!HR 2020, Номинанты WOW!HR 2020, Digital Solutions, Digital Solutions 2020, Сервисный портал работника, цифровизация РЖД

На сегодняшний день на Сервисном портале уже почти 530 000 зарегистрированных пользователей. В последнее время набирают популярность сервис «Спасибо» (возможность поблагодарить коллегу), просмотр графиков отсутствий/отпусков коллег, разделы, связанные с обучением и развитием персонала, электронная библиотека бизнес-литературы.

Смотрите также: «Почта Банк» создал видеохостинг по просьбе персонала

Результаты

Проект реализуется с 2017 года и находится на стадии активного развития (учитывая масштабы и численность компании). За это время мы реализовали ряд самых востребованных сервисных опций:

  • заказ 16 самых актуальных справок, часть из них роботизирована;
  • автоматизация заявок на получение льгот (например, можно заказать путевку на санаторно-курортное лечение или в детский оздоровительный лагерь, оформить абонемент в фитнес-клуб или получить корпоративную поддержку на улучшение жилищных условий);
  • самовыдвижение — отклик на актуальные вакансии, в т.ч. включающие переезд;
  • наставничество — поиск наставника и возможность самому стать наставником;
  • подача заявки на обучение в Корпоративном университете РЖД или возможность пройти онлайн-обучение в корпоративной системе дистанционного обучения — СДО;
  • просмотр результатов оценки корпоративных и профессиональных компетенций работника в графическом и цифровом представлении;
  • просмотр информации об условиях труда, системе оплаты и показателях премирования, а также мотивационный калькулятор;
  • электронный кадровый документооборот — возможность подачи работником заявлений социально-кадрового характера, их последующее согласование и подписание руководителем посредством электронной подписи;
  • направление вопросов на Горячую линию или в техподдержку портала;
  • оперативное прохождение онлайн-опросов;
  • адаптационный чат-бот.

Нам удалось создать удобный сервис, который экономит время людей, позволяя удаленно и с любого мобильного устройства решать множество вопросов.

Кроме того, цифровые сервисы позволяют по-новому, более эффективно выстраивать кадровую работу и экономить на затратах, как временных, так и финансовых. Сервисный портал — это та платформа, которая позволяет компании поэтапно переводить весь кадровый документооборот в электронный вид. Мы стандартизируем и автоматизируем рутинные операции, тем самым высвобождаем время специалистов по управлению персоналом для решения действительно важных и сложных задач — для работы с людьми.

Фото ОАО «РЖД»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020.

Добавлено 06 августа 2020

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
-->