Как успокоить 140 тысяч сотрудников во время пандемии

Вялкина Наталия

Пандемия коронавируса испытала на прочность многих: компании, команды, людей. Мы перестроились, адаптировались и научились в новых условиях работать, взаимодействовать, договариваться и поддерживать друг друга. В период всеобщей удаленки особенно острым для крупных компаний стал вопрос коммуникаций. В группе «Ростелеком» работает порядка 140 тысяч человек. Наталия Вялкина, директор по внутренним коммуникациям «Ростелекома», делится опытом, как выстроить правильные внутренние коммуникации на таком масштабе в столь стрессовый период.

Как успокоить 140 тысяч сотрудников во время пандемии, Наталия Вялкина, «Ростелеком», организовать эффективную удаленную работу, эффективная удаленная работа, переход на удаленный режим работы, переход на удаленку, Внутренние коммуникациии

Ситуация пандемии и удаленки стала для нас и вызовом, и возможностью одновременно. Как и многие компании, в марте мы столкнулись с задачей организовать эффективную удаленную работу для сотрудников компании по всей стране. За первые две недели пандемии мы перевели на дистанционный режим работы порядка 50 тысяч сотрудников.

Читайте также: Вернуться без стресса: посткарантинная адаптация к жизни

Техническая составляющая и процессы

Столь быстрый и безболезненный переход на новый формат работы стал возможным как за счет заранее развернутой инфраструктуры удаленного подключения к информационным ресурсам компании, так и за счет использования собственных программных продуктов, таких как Tionix Virtual Desktop (VDI). VDI базируется в центрах обработки данных «Ростелекома» и позволяет в любое время и в любом месте подключиться к своему рабочему месту дистанционно. Для совещаний в компании действует своя система проведения аудио- и видеоконференций, чтобы коллеги из разных городов России могли проводить онлайн-встречи и решать рабочие задачи в командах.

Мы постарались минимизировать бюрократию и упростить сервисы для сотрудников, чтобы переход на удаленный режим работы был для них максимально комфортным и безболезненным. Весь документооборот стал на 100% электронным, без необходимости подписывать служебные записки и прочие внутренние документы.

Несмотря на то, что пандемия стала настоящим челленджем для бизнеса, мы не рассматривали сокращения или увольнения сотрудников, исправно выплачивали заработную плату и сохранили все существующие льготы, привилегии, соцпакет, а для некоторых ситуаций и категорий сотрудников мы даже расширили льготы и выплаты. Сегодня быть стабильным работодателем хорошо, но недостаточно. Важно быть еще и надежным партнером, который видит в сотруднике не просто штатную единицу, а в первую очередь человека.

Безопасность прежде всего

В силу специфики своей деятельности компания должна обеспечить бесперебойную работу телекоммуникационной и ИТ-инфраструктуры, для этого необходим круглосуточный мониторинг и обслуживание объектов сети, поддержка клиентов техническими специалистами. Поэтому не все сотрудники могут перейти на дистанционный режим работы, но мы обязательно заботимся о безопасности их здоровья.

Наши сотрудники работают с соблюдением всех необходимых мер безопасности, компания в течение всего периода пандемии обеспечивает их средствами, необходимым для защиты от инфекции. Так, с начала пандемии компания закупила 10 млн одноразовых масок и более 1 млн многоразовых респираторов, около 300 тысяч антисептических средств, более 3 млн пар печаток, 9,5 млн спиртовых салфеток, около 4 тысяч термометров, более тысячи устройств для очистки воздуха, более 80 тысяч бахил, более 27 тысяч защитных костюмов и более 20 тысяч защитных очков.

Внутренние коммуникациии поддержка сотрудников

В «Ростелекоме» большое количество каналов коммуникаций. Основные – это корпоративный портал и мобильное приложение RT Life, где регулярно публикуются новости компании, проводятся опросы. При этом у нас есть группы в WhatsApp,Telegram-канал, профиль в Инстаграме, корпоративное телевидение и скринсейверы. В период пандемии мы дополнительно запустили ряд проектов и мероприятий, чтобы поддержать коллег, упростить их жизнь на удаленке и предоставить новые инструменты для общения и взаимодействия.

В первые дни перехода на удаленку мы провели прямую линию с президентом компании: Михаил Осеевский ответил на вопросы сотрудников, волнующие их в столь непростой период. Это традиционное ежегодное мероприятие, но в 2020 мы провели его раньше, видя, что тревога нарастает. Прямые ответы на важные вопросы и вдохновляющее обращение первого лица снизили напряженность и панические настроения.

В первые две недели мы запустили портал по удаленке, где собрали всю информация по организации дистанционной работы, мерам профилактики коронавирусной инфекции, полезные обучающие курсы и многое другое. Сразу решили, что портал должен быть доступен даже во внешней сети – если сотрудники не могли быстро настроить удаленный доступ к корпоративным ресурсам, они все равно могли получить информацию с любого устройства. Кроме этого, мы создали телеграм-бот с названием «Алёнка-удаленка», который помогает подключить удаленный доступ для работы из дома и сориентироваться в ресурсах компании, в разделах портала и полезных вебинарах.

Одновременно с этим мы запустили горячую линию для сотрудников. Первые недели нагрузка на операторов была колоссальной, поскольку всех волновали вопросы зарплаты, возможных сокращений, оформления больничных и отпусков. Кроме того, мы регулярно выпускали инструкции, памятки, чек-листы – все, что помогало людям сориентироваться в меняющихся каждый день условиях.

Но в стрессовой ситуации, которая случилась с нами весной, и этого недостаточно. В этот сложный период сотрудникам, которые оказались в состоянии полной неизвестности, поддержка была нужна как никогда. Поэтому мы запустили бесплатный сервис консультаций сотрудников. Каждый из них может проконсультироваться по финансовым и юридическим вопросам, а также обратиться за помощью и поддержкой к психологу. Также запустили марафон поддержки «Вместе справимся» – на специальном внутреннем портале сотрудники оставляли свои желания, а другие по мере возможности исполняли их. Даже такие простые, как отправка букета ромашек для коллеги или детской развивающей игры, повышали настроение и командный дух.

С учетом того, что сотрудников в офисах почти не осталось, оффлайн-каналы коммуникации стали не нужны. Так, печатные корпоративные издания, экраны и плакаты в офисе трансформировались в онлайн-дайджест, фокус внутренних коммуникаций сместился на соцсети, мессенджеры, внутренний портал и другие digital-каналы.

Обучение

Онлайн-университет «Ростелекома» сместил перенаправил внимание в сторону поддерживающих коммуникаций и подготовил ряд новых курсов и вебинаров, полезных в новом формате работы: «Как выстроить удаленную работу?», «Практики управления распределенной командой», «10 ошибок руководителя в управлении удаленной командой» и другие. В онлайн-эфир приглашались разные специалисты: врачи рассказывали о мерах предосторожности против коронавируса, эксперты проводили вебинары на различные темы, например, «Как пандемия меняет искусство» или «Как развивать детей на удаленке».

Как мы развлекали сотрудников?

Когда удаленка вошла в привычку, людей захлестнула рутина. Граница между домом и работой начала стираться, нарушился work-life balance и многие начали чувствовать выгорание. Нам потребовались инструменты, которые позволяют отвлечься, переключиться.

За время пандемии мы провели три радиотрансляции в прямом эфире: обращения топ-менеджеров, звонки «радиослушателей», всевозможные советы и лайфхаки, игры, викторины, музыка. Люди настолько соскучились по общению с коллегами, что звонки в прямой эфир не смолкали. Кроме того, мы проводили онлайн-квизы, и они оказались такими востребованы, что стали ежеквартальной традицией. Понимая, как сложно родителям находиться в самоизоляции вместе с детьми, летом 2020 мы запустили предпринимательский онлайн-лагерь для детей сотрудников, который посетили более 200 детей.

Еще один негативный фактор удаленной работы – отсутствие неформального общения, эмоций, совместной чашечки чая и обсуждения рабоче-нерабочих вопросов. В общем, всего того, на чем мы не фокусировались, работая в офисе, но чего стало так сильно не хватать при работе из дома. Чтобы восполнить этот пробел, в некоторых регионах и подразделениях мы запустили Random Coffee – инструмент неформального общения с коллегами из разных департаментов и регионов. Пилотные проекты прошли успешно, и теперь мы будем тиражировать этот инструмент шире.

Корпоративы на удаленке

В сентябре ежегодно мы отмечаем День рождения компании, и удаленка не повод отказываться от традиций. В этом году праздник состоялся в режиме онлайн. На внутрикорпоративном портале сотрудникам предложили ряд активностей: праздничный флешмоба в Instagram, онлайн-путешествие по виртуальному городу на игровом портале «Территория возможностей», конкурсы и многое другое.

В компании существует корпоративная премия «Признание» − каждый год мы награждаем лучших сотрудников. Обычно приглашаем в Москву коллег из разных регионов, делаем красивое мероприятие с вручением наград и гала-ужином. В этом году в режиме онлайн хотелось тоже сделать что-то интересное и приятное для коллег. Особенно важна предварительная подготовка: мы заранее отправили мужчинам бабочки, а девушкам – праздничные палантины, провели мастер-класс по макияжу, где профессионалы рассказали, как эффектно выглядеть в зуме. Кроме того, мы организовали доставку на дом подарочных наборов, вина и закусок победителям по всей России. Мероприятие прошло на ура, участники остались довольны.

Как успокоить 140 тысяч сотрудников во время пандемии, Наталия Вялкина, «Ростелеком», организовать эффективную удаленную работу, эффективная удаленная работа, переход на удаленный режим работы, переход на удаленку, Внутренние коммуникациии

Новогодний корпоратив у нас также прошел онлайн с сюрпризами и подарками: мы организовали марафон желаний «Время чудес» и «Тайного Деда Мороза», запустили праздничный портал с поздравительными видеороликами, предновогодними лайфхаками, адвент-календарем.

Смотрите также: «СИБУР Холдинг» о внутренней ИТ Ассоциации «вИТамин»

Предварительные итоги

Весной мы проводили среди коллег пульс-опросы, чтобы понимать, насколько все предпринятые нами действия работают, хорошо ли чувствуют себя сотрудники и могут ли продуктивно работать в новых реалиях. Более 90% сотрудников говорили о том, что они чувствуют себя комфортно, работают эффективно, а информации от компании им достаточно. Позитивный тренд подтвердил и большой опрос вовлеченности, проведенный осенью, по итогам которого уровень вовлеченности в компании в 2020 году вырос до 81%. Значит, все наши усилия не напрасны.

Компания быстро сориентировалась в меняющихся условиях, проявила собственные ценности: «Технологичность», «Человечность», «Развитие» и «Простота» на деле. Многие уроки пандемии берем с собой в 2021, и многие из инструментов, которые успешно сработали в 20 году, планируем использовать в своей практике на постоянной основе.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 14 января 2021

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
закрыть x
-->