Как видеосвязь повышает эффективность командной работы

Управляющий директор Jabra Business Solutions в центральном регионе EMEA Грегор Книппер в ноябре этого года посетил Москву. Для HR-TV Грегор рассказал о парадоксе продуктивности и культуре коммуникаций в современной компании, влиянии невербального общения на повышение доверия, а также перспективах Big Data в переговорных комнатах.

- Последнее время компании все чаще экспериментируют с новыми подходами по повышению производительности сотрудников (например, компания Microsoft в Японии ввела 4-дневную рабочую неделю, а некоторые стартапы осуществляют дополнительные выплаты сотрудникам в целях сокращения продолжительности их нахождения в социальных сетях в рабочее время). Какие основные направления повышения производительности сотрудников вы можете назвать на сегодняшний день? Какие инициативы компаниям следует внедрять (в области технологий, дизайна офисных помещений, информационного взаимодействия)?

В последние несколько лет мы стали заложниками новых глобальных тенденций, которые значительно усложнили нашу жизнь и сделали ее напряженней. Работники интеллектуального труда зачастую перегружены, команды непомерно разрастаются, а специфика совместной работы меняется. В результате мы имеем так называемый «парадокс продуктивности», когда, несмотря на все технологические достижения современности, общая эффективность труда падает.

Современные сотрудники располагают куда большим набором средств для совместной работы, чем их предшественники. Тем не менее, мы по-прежнему не можем понять, что для нас технологии, — средство избавиться от проблем или новый вызов времени. Каждый день у нас непрерывный поток электронных писем, отвлекающих текстовых сообщений. А ведь еще на нашей продуктивности сказывается шум в офисе.

Читайте также: Как в Росатоме подбирают, обучают и развивают персонал

Кроме того, мы знаем, что менеджерам и руководителям очень непросто оценить такой показатель, как производительность, особенно, когда речь идет о работниках интеллектуальной сферы. По результатам исследования, которое мы провели в 2019 году среди 700 топ-менеджеров в странах Европы, 71 % компаний признают, что оценка производительности играет очень важную роль, однако никто не хочет брать на себя ответственность за ее проведение.

Мы рекомендуем компаниям предлагать сотрудникам больше свободы в подходе к работе. Выбирая, как и где им работать, и обеспечив их всеми инструментами для коммуникации, вы наверняка удержите ценных специалистов и повысите производительность.

- Все больше и больше проектов предполагают работу в команде, при этом члены таких команд могут находиться удаленно друг от друга. Каким образом компании помогают своим сотрудникам повысить эффективность командной работы?

Стоит признать, что сегодня 80% времени мы тратим на взаимодействие друг с другом, будь то формальное или неформальной общение. Кроме того, если мы говорим о России, к 2020 году 20% сотрудников будут работать удаленно. Уже сейчас объем командной работы увеличился по сравнению с предыдущими периодами.

Мы рекомендуем компаниям создавать больше пространств и комнат для совещаний, где команды и сотрудники смогут обсуждать задачи, в том числе с удаленными сотрудниками.

В повседневной жизни все популярнее становятся сервисы для видео-общения, такие как FaceTime и WhatsApp, поэтому современные молодые специалисты готовы к элементам видеосвязи в бизнес-культуре. И это отлично, потому что возможность взаимодействия с помощью видео повышает доверие к компании и, как правило, сокращает время проведения совещаний. Производительность вашей компании наверняка вырастет, если вам удастся внедрить практику видео-совещаний.

Удаленная работа и гибкий график становятся все более важными для сотрудников, а компании все чаще ведут бизнес в самых разных точках мира. Эти два фактора повлияют на то, что в ближайшем будущем именно виртуальное и видео-взаимодействие станет основой эффективной командной работы.

- Чем больше команда, тем выше потребность в коммуникации. Каким образом повысить ее качество без ущерба для результатов?

Чем больше команда, тем сложнее коммуникации. Если цель совещания не заключается только в информировании, зачастую бывает неплохо заранее определить, насколько необходимо присутствие всех членов команды. Если речь идет о большом коллективе, куда важнее установить правила и нормы рабочего общения, чтобы помогут добиться наилучших результатов на совещании. Проследите за тем, чтобы совещание проводилось с соблюдением повестки дня и закреплением результатов, а также обеспечьте контроль за реализацией последующих действий.

- Каким образом высшее руководство может повысить эффективность и открытость культуры коммуникаций?

Прежде всего, необходимо четко определить ответственных. Наше исследование показало, что 31% генеральных директоров возлагают ответственность на советы директоров, в то время как 52% сотрудников, подотчетных генеральному директору компании, полагают, что именно CEO отвечает за производительность. Руководство компании должно четко понимать, какая конкретно команда или какой сотрудник контролирует вопросы производительности компании, или же необходимо назначить конкретное ответственное лицо.

Кроме того, очень важно прислушиваться к потребностям сотрудников. Например, 60% руководителей отмечают, что работа в офисе отличается большей производительностью, чем удаленная, в то время как 56% работников интеллектуального труда говорят о том, что их эффективность во многом страдает от отвлекающих факторов, характерных для офисов открытого типа. Чтобы преодолеть возникшие парадоксы, руководителям стоит прислушиваться к своим сотрудникам.

- Онлайн-коммуникации — это серьезный тренд. Такие сервисы, как Zoom и Skype, пользуются огромной популярностью во всем мире. В то же время пользователи часто не используют видео-опции во время общения, так как находятся в аэропорту, находятся в дороге или звонят из дома. Зачем же на самом деле нужен формат видеосвязи?

Когда мы разговариваем друг с другом, то передаем 38% информации с помощью тона и пауз. Еще 55% спрятаны в жестах и мимике — поэтому объяснить что-то устно гораздо легче, чем в письме. Видео позволяет быстрее и продуктивнее проводить встречи: как показывает практика, продолжительность совещаний с использованием видео сокращается на 30%.

Как я уже сказал, сервисы типа FaceTime или WhatsApp сделали видео-общение популярным, а такие сервисы как как Teams, Skype и Zoom помогли в популяризации видеоформата в бизнес-коммуникации. Если раньше инструменты виртуального взаимодействия были доступны только высшему руководству и в конференц-залах, теперь они есть везде. Возможность видеть лицо собеседника также способствует установлению доверительных отношений, которые лежат в основе всех коммерческих сделок.

- Многочисленные отраслевые отчеты свидетельствуют о том, что большие данные и методики анализа данных позволяют накапливать новую информацию и знания. Каким образом данные могут способствовать повышению производительности труда, эффективности коммуникаций и достижению целевых показателей?

Компании уже используют данные, чтобы повысить качество обслуживания клиентов, увеличить производительность персонала и процессов и создать новые источники конкурентных преимуществ, а камеры только помогут улучшить эти показатели.

Например, камера может передать сигнал автоматически отключать оборудование после завершения встречи или анализировать закономерности использования помещений в зависимости от сезона. У нескольких крупных международных корпораций, с которыми мы работаем, более 30 тысяч конференц-залов по всему миру. Только представьте, сколько денег они сэкономят, если удастся улучшить показатели нецелевого использования помещений.

Смотрите также: Россия VS Европа. Деловые коммуникации

Данные о том, как часто человек используется то или иное помещение, весьма полезны. За год вы сможете собрать немалый объем полезной для бизнеса информации, а, учитывая растущие цены на недвижимость, многие компании стремятся использовать свои пространства эффективно для повышения рентабельности бизнеса. Речь идет об анонимизированных цифровых данных, которые служат основой для принятия обоснованных бизнес-решений, что, например, огромная редкость в мире недвижимости. В будущем их можно использовать для проектирования систем отопления в рамках архитектурных проектов, постройки «умных» зданий и городов и тем самым сэкономить миллионы долларов для компаний.

Уверен, что в предстоящем году мы увидим больше примеров применения данных и эффект от использования видеосвязи на рабочем месте. Неважно, в чем заключается ваша цель: развивать персонал или систему управления организацией, создавать новые потоки данных и бизнес-аналитику или просто повышать эффективность компании — без видеотехнологий вам не обойтись. Для компаний видео станет важным источником информации как о клиентах, так и о сотрудниках.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна