5 правил эффективного совещания

Ольга Тарасевич

HR-директор

При слове «совещание» многих людей бросает в дрожь. Для них это что-то страшное и занудное, пустая трата времени или разбор полетов под сумасшедшие крики начальства. А ведь на самом деле совещание – это один из ключевых инструментов управления: прекрасная возможность решить насущные проблемы, получить отчет по результатам работы и наметить план дальнейших слаженных действий всего коллектива.

EnglishDom, Ольга Тарасевич, Секрет эффективного совещания, эффективное проведение совещаний, правила эффективных совещаний, правила проведения эффективного совещания, эффективная организация совещаний, принципы эффективного совещания

Совещания бывают разными, их проводят как руководители крупных корпораций, так и владельцы семейного бизнеса, состоящего из трех человек. Конференции по итогам года, ежедневные планерки, собрания перед сдачей проекта, экстренные встречи для решения насущных проблем, совещания внешние (например, конференция по скайпу с партнерами) и внутренние (собрание по отделам или по проектным группам). Смысл один и тот же: собрать людей, выдать необходимую информацию, обсудить и побудить что-то делать по результатам встречи.

Читайте также: 5 правил эффективных встреч, которых придерживаются в Coca-Cola HBC Россия

Для того чтобы совещания не превращались в зону боевых действий или сборище мирно дремлющих сослуживцев, существует множество работающих инструментов для их организации и проведения. Один из полезных советов: эффективность совещания равна ценности принятых решений. И эта ценность повышается за счет того, что решения принимаются за меньшее количество времени и с участием меньшего числа сотрудников. Вот к чему надо стремиться. Чтобы совещания были плодотворными, стоит соблюдать несколько простых, но действенных советов.

1. Подготовка к совещанию

Количество совещаний (кроме экстренных) можно прописать на год вперед: составить расписание, обозначить частоту проведения, количество участников, где будет проводиться, кто отвечает за презентацию и т.д. Чтобы сэкономить время, очень удобно единожды составить алгоритм подготовки и проведения заседаний и в дальнейшем использовать его как шпаргалку. Заранее надо составить программу совещания: повестка дня, кто в какой очередности выступает, ожидаемые результаты и т.д. Чтобы избежать пропусков и опозданий, приглашения на встречу участники должны получать заранее (вайбер, смс, почта, скайп – вариантов много).

2. Четкая постановка цели

Любое совещание собирается с определенной целью. Цель должна быть четко сформулированной, измеримой, выполнимой и ограниченной во времени. Если встреча сотрудников вызвана возникшими проблемами, в двух словах надо обозначить сложившуюся ситуацию, выяснить возможные последствия, поставить цель и общими усилиями найти решения для устранения проблем.

3. Распределение ролей

На каждом совещании должен быть один ведущий, иначе встреча превратится в птичий базар. Ведущий (лидер, модератор) отвечает за организацию и проведение мероприятия. Чтобы собрание прошло комфортно, назначают администратора, который обеспечивает участников всем необходимым (раздаточные материалы, канцтовары, вода, стулья) и отвечает за работу техники (проектор, компьютер, кондиционер). В зависимости от темы совещания на нем обязательно должны присутствовать ответственные лица (например, при обсуждении рекламной кампании необходим PR-менеджер, при выяснении причин неполадок с оборудованием – инженер).

4. Заинтересованность и включенность участников

Для проведения результативного совещания необходимо, чтобы участники принимали активное участие, а не просто присутствовали. Идеально, если в компании есть психолог или HR-менеджер, который знает сотрудников, их психологические характеристики и может заранее просмотреть список участников собрания и оценить возможные риски. К примеру, если соберутся только люди, которые не привыкли выдвигать собственные идеи и со всем соглашаются, из них сложно будет выдавить новые подходы к решению проблемы; если на совещании встретятся любители все анализировать, встреча может затянуться на неограниченное время. Поэтому для проведения плодотворного совещания необходимо учитывать совместимость людей с разными характерами, темпераментами и стилем поведения.

5. Фиксация результатов, анализ, выполнение задач

Принятые на совещании решения должны быть зафиксированы в протоколе. Собрание считается успешным, если уложились в запланированные временные рамки, прошли все пункты повестки, поставили задачи, их сроки выполнения и назначили ответственных.

EnglishDom, Ольга Тарасевич, Секрет эффективного совещания, эффективное проведение совещаний, правила эффективных совещаний, правила проведения эффективного совещания, эффективная организация совещаний, принципы эффективного совещания

Чтобы это проверить, можно использовать метод 5W2H:

a) What? – Что необходимо сделать?

b) Why? – Почему это нужно сделать?

c) Who? – Кто будет выполнять задание?

d) Where? – Где он будет это делать?

e) When? – В какие сроки нужно уложиться?

f) How? – Как будет выполняться задание?

g) How much? – Сколько это будет стоить?

Смотрите также: Как сблизить обучение и потребности бизнеса

Для получения обратной связи от участников совещания и повышения результативности последующих заседаний можно пользоваться всевозможными анкетами. Чтобы оценить собственную работу в качестве организатора мероприятия надо ответить на два вопроса: Что в этот раз было сделано хорошо? Что еще можно улучшить?

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 11 декабря 2018


Задать вопрос автору

Комментировать

Партнёры

© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2019. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика