Проект «Гибридный офис – офис будущего» – масштабный переход ANCOR на другой формат работы

Павлова Екатерина

Проект «Гибридный офис – офис будущего»  масштабный переход международной стаффинговой компании ANCOR на другой формат работы с сохранением эффективности компании. Проект реализован по нескольким направлениям: 

1) созданы офисы с гибкими рабочими местами (сотрудники бронируют свои рабочие места, когда планируют выйти в офис),

2) официально введен режим частичной удаленной работы (часть времени - сотрудники работают в офисе, часть - из дома),

3) создана зона коворкинга в офисе в Москве.

Проект «Гибридный офис – офис будущего» – масштабный переход ANCOR на другой формат работы, ANCOR, Екатерина Павлова, перевод сотрудников на удаленную работу, здоровье сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, Workplace, Workplace 2021, стандарты гибридного формата работы

В ходе проекта приняты инфраструктурные изменения, разработаны стандарты гибридного формата работы (операционные, организационные и технические), определен регламент использования рабочих мест в офисе. Сотрудники обеспечены техническими средствами для комфортной удаленной работы.  Все рабочие инструменты и обучение для сотрудников стали доступны онлайн. О реализации кейса рассказывает Екатерина Павлова, менеджер по проектному упралению.

Читайте также: Как новый офис ГК «МЕГАПОЛИС» помог HR-стратегии

Предпосылки к реализации проекта

Несколько месяцев 2020 года стали для всего мира испытанием на прочность. В турбулентный период, когда преобладают депрессивные настроения, мешающее работать, оставаться эффективными и просто нормально жить, работодатель должен стать гарантом стабильности, внушить уверенность в завтрашнем дне и обеспечить сотрудникам самые комфортные условия, чтобы не подвергать их опасности. Приоритет нашей компании - здоровье сотрудников. Таким образом, перед проектом стояли следующие задачи:

  • Обеспечение безопасности сотрудников
  • Полное оснащение удаленного рабочего места
  • Сохранение уровня заработной платы
  • Организация учебного процесса онлайн
  • Бесшовная адаптация новых сотрудников
  • Расширение кандидатского поля
  • Рост привлекательности бренда работодателя
  • Сохранение эффективности компании в целом

Команда проекта

Техническую сторону обеспечивал департамент информационных технологий.

Проект «Гибридный офис – офис будущего» – масштабный переход ANCOR на другой формат работы, ANCOR, Екатерина Павлова, перевод сотрудников на удаленную работу, здоровье сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, Workplace, Workplace 2021, стандарты гибридного формата работы

Обустройством офисов и логистикой руководило сервисное подразделение ТимСервис (аналог административно-хозяйственного департамента) и централизированное управление из Москвы, при поддержке сотрудников на местах.

Регламенты и правила пользования гибкими рабочими местами составляла команда департамента управления корпоративными стандартами.

/Легальность всех процедур обеспечил юридический департамент при поддержке практики трудового права.

Информационную поддержку обеспечивал корпоративный университет, в его зоне ответственности был перевод всех hard & soft skills тренингов в онлайн-формат, а также непрерывный поток найма и адаптации сотрудников.

Проект был полностью реализован внутренними силами ANCOR. В команде состояло порядка 50 человек.

Этапы реализации

Программа стартовала в марте 2020 года. Благодаря слаженным действиям и наработкам, в первую неделю введения карантинных мер, ANCOR смог перевести 95% персонала на удаленную работу и наладить все бизнес-процессы.

Прежде всего среди сотрудников был проведен опрос про плюсы и минусы работы онлайн. Мы получили ответы от 953 респондентов (при списочной численности компании 1366). Основные выводы, которые были сделаны: 

  • Большая часть людей готова работать удаленно (частично);  
  • Для большей части сотрудников, готовых работать удаленно, наиболее удобный вариант – 2-3 дня в неделю из дома.  
  • Большая часть респондентов  женщины, для которых удаленка стала способом совмещать свои рабочие обязанности с семейными делами. 

Таким образом, энтузиазм коллег, подкрепленный статистикой, подтвердил жизнеспособность этого формата. Все рабочие инструменты были переведены онлайн в течение недели. Чуть дольше по времени занял перевод обучения.

Проект «Гибридный офис – офис будущего» – масштабный переход ANCOR на другой формат работы, ANCOR, Екатерина Павлова, перевод сотрудников на удаленную работу, здоровье сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, Workplace, Workplace 2021, стандарты гибридного формата работы

Одновременно началась подготовка к переходу офисов на «гибкие рабочие места», установка индивидуальных локеров на этажах, работа по организации пространства коворкинга в Москве. Обновленные локации открылись в июне.

За период апрель-май в ответ на потребности сотрудников была создана серия вебинаров на профессиональные и околопрофессиональные темы - #Сделано_в_ANCOR.

Так как проект затрагивал весь персонал, была организована информационная кампания на каждом его этапе. На внутреннем портале публиковались новости, по всем сотрудникам проводилась информационная рассылка, также о программе шла видео-информация в новостных выпусках компании Flashback. 

Сложности в реализации проекта

Главные трудности заключались в масштабе проекта и периоде реализации, который совпал с введением жестких ограничительных мер во всех городах присутствия компании. Ограничения в передвижении по городу парализовали логистику, а нам было необходимо каждому сотруднику доставить технику на дом.

Офисы переоборудовали в рекордно короткое время. Сразу после снятия ограничительных мер коллеги перешли на новый режим работы в обновленные офисные пространства.

Реакция персонала

Перед развертыванием программы мы проводили опрос сотрудников о новом формате. Таким образом, на старте снимался эффект неожиданности и прорабатывалась почва для дальнейшего хода проекта.

В результате коллеги дали положительную обратную связь. Большая часть сотрудников компании – женщины, которые высоко оценили ее преимущества. Благодаря гибкому графику они могут комфортно совмещать рабочие и домашние обязанности.

Проект «Гибридный офис – офис будущего» – масштабный переход ANCOR на другой формат работы, ANCOR, Екатерина Павлова, перевод сотрудников на удаленную работу, здоровье сотрудников, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, Workplace, Workplace 2021, стандарты гибридного формата работы

Результаты проекта

Основной результат проекта в том, что при изменении формата работы, эффективность компании не снизилась. Сотрудники выбрали для себя наиболее удобный график (количество дней из дома и офиса), который позволяет им оставаться результативными. Перевод рабочих инструментов в онлайн сделал компанию гибче, объединив все города и страны присутствия. ANCOR всегда остается на связи с клиентами и кандидатами, не прекращая работу над клиентскими проектами.

Смотрите также: Центр занятости модернизировал офис

На данном этапе: 

  • По системе гибких рабочих мест в России работают 5 офисов (Москва, Санкт-Петербург, Новосибирск, Самара, Ростов-на-Дону) ,
  • 1089 из 1366 человек работают в формате частичной удаленной работы, 
  • Появилась система бронирования рабочих мест, интегрированная в Интранет, 
  • Созданы регламенты удаленной работы для всей компании, которые регулируют данную форму занятости на законодательном уровне.

Благодаря оптимизации рабочего пространства экономия в месяц составляет:

Москва – 2 300 000 руб./мес.

Санкт-Петербург – 355 000 руб./мес

Другие города совокупно – 325 000 руб./мес.

  • В офисе в Москве создано коворкинговое пространство –  экосистема для эффективной совместной работы.  
  • Все рабочие системные инструменты стали доступны удаленно. 
  • Все сотрудники, работающие в формате частично удаленной работы обеспечены техникой (компьютеры, гарнитуры, корпоративная мобильная связь). 
  • Все корпоративные тренинги (hard & soft skills) переведены в онлайн-формат. 
  • Разработана новая серия вебинаров на профессиональные и околопрофессиональные темы #Сделано_в_ANCOR, в качестве спикеров выступают сотрудники компании.
  • На протяжении всего периода действия проекта в компании осуществлялся найм сотрудников (в бизнес-подразделения за период март 2020-март 2021 вышли 165 новых сотрудников, в управляющую компанию приняты 30 человек) .
  • Всего в компании 375 сотрудников с детьми, включая 133 с детьми дошкольного возраста, которые теперь могут проводить с ними больше времени.
  • Так как у сотрудников сократилось количество физических контактов, то в два раза сократилось и количество больничных листов (с марта 2019 по март 2020 гг - 811 больничных, с марта 2020 по март 2021 гг - 409 больничных).
  • Бренд работодателя стал более привлекательным для кандидатов после появления опции частично удаленной работы 
  • Существенно расширилось кандидатское поле, так как теперь по многим позициям мы не привязаны к конкретному городу, таким образом команда ANCOR пополняется талантами со всех уголков страны.

Переход на новый режим никак не отразился на уровне заработной платы и  эффективности. Компания завершила 2020 год, выполнив план на 102% с приростом в 16.5% по сравнению с прошлым годом. Бренд ANCOR стал еще более привлекательным –  мы предлагаем очень ценное преимущество частично удаленной работы, что весьма не типично для нашей отрасли кадрового консалтинга. В дальнейшем планируется масштабирование проекта.

Фото ANCOR

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021.

 

Добавлено 09 апреля 2021

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
-->