Рабочие встречи: легко и с пользой?

2019 год перевернул жизни большинства из нас с ног на голову, офисные будни сменились на постельную работу. А когда пришло осознание, что от работы в постели болит спина и греются ноги от ноутбука, мы начали организовывать рабочие уголки в попытках разделить личное и рабочее, найти удобный стол и полезные аксессуары на дому.

Победа - нам удобно, мы эффективны, а в перерывах можно почесать ухо домашнему питомцу. Но кое-чего не удалось привнести в работу на дому - человеческого общения с коллегами… Рассуждает Дмитрий Качалов , руководитель TRASSIR Cloud.

Читайте также: Развитие сотрудников: 5 практик, не требующих бюджета

Small-talk в коридоре или за обедом, стратегические решения в курилке (шутка… или нет). Удаленная работа - это два клика вместо прогулки по коридорам от одной переговорки к другой, и подсознательно small-talk начал приходить в рабочие встречи (как выстроить коммуникации с командой и вернуть человеческое общение мы обсудим в другой раз), а помимо этого всегда были психологические и политические аспекты, отсутствие структуры, отсутствие целей – эти и многие другие причины превращали наши встречи в бесконечные holy wars, балаган и “трындеж”.

В рамках этой статьи приглашаю вас поразмышлять о том, как вернуть порядок в рабочие встречи - достигать результатов и не жечь деньги компании в трубу. Голые цифры: предположим, у вас часовая встреча 10 менеджеров продуктов уровня senior, чья зарплата от 300 тысяч рублей в месяц - встреча стоит 15873 рублей за час (без учета налогов, которые оплачивает компания в ФНС и пенсионный фонд). Вряд ли работодатель в здравом уме и твердой памяти готов оплачивать эту “беседку”. А что если таких “базарных” встреч будет 10 за неделю, а что если это будут руководители? На этом фиксируем проблему и переходим к её решению.

У вас может быть 3 роли на встрече: инициатор, приглашенный участник, фасилитатор. Третью роль пропустим в надежде, что фасилитаторы не будут читать эту статью, так как ничего нового они тут не должны узнать (должны - ключевое слово).

Поговорим о том, как вы можете сделать встречу эффективной , если вы приглашенный участник:

1)       Заранее ознакомиться с целью встречи

2)       Узнать у инициатора необходимость встречи - возможно вопрос можно решить несколькими сообщениями в чате? Если да, поздравляю - вы сэкономили себе время, а компании деньги)

3)       Хорошо бы ответить себе на вопрос - а обязательно ваше присутствие? Может кто-то из вашей команды будет полезнее?

4)       Если встреча неизбежна - подготовьтесь к ней. Зная цель, подготовьте возможные ссылки на файлы, которые могут потребоваться, соберите необходимую информацию.

5)       На встрече – держите фокус на ее цели, не поддавайтесь искушению поговорить “о чем-то еще”

6)       Если у вас есть аргументы в противовес высказыванию кого-то из коллег - старайтесь коротко и структурно доносить свои мысли, а не начинать их с момента “однажды, в некотором царстве…”

7)       После встречи зафиксируйте итоги - какие задачи вы должны сделать и в какие сроки.

Конечно же можно написать еще десяток пунктов, но держим в голове правило Парето – 20% усилий дают 80% результатов.

Что делать, если вы инициатор встречи? 7 пунктам не обойдемся, но правило Парето сохраним).

Первый этап. Прелюдии перед встречей…

1)       Обозначьте цель встречи, например: обсудить проект Х, чтобы достичь результата Y

2)       Зафиксируйте какого результата вы ждете по завершению встречи. Например:

a)       Зафиксировать цели проекта Х

b)       Договориться о задачах по реализации проекта

c)       Договориться об ответственных за задачи

d)       Договориться о сроках выполнения задач

3)       Составьте список участников и подумайте, может быть в ваш список попали лишние люди?

4)       Зафиксируйте роли участников

5)       Подумайте о личном: кто из участников встречи “говорун”, а кто “молчун” - принимайте это во внимание во время проведения встречи. Не нужно кидать на амбразуру “молчунов” и давать слишком много свободы “говорунам”

6)       Ответьте себе на вопрос: можно ли достигнуть цели встречи в формате переписки? Конечно любую цель можно достигнуть с помощью переписки, вопрос целесообразности? А сколько времени это займет? А сколько сообщений/писем придется отправить?

7)       Встречи больше 60 минут - опасная ловушка, ведь всегда можно подумать: “еще столько времени, мы точно все успеем”. Подумайте дважды о необходимости такой длинной встречи.

8)       Если встреча неизбежна, то пора составить план встречи. Например

a)       5 минут - вводная часть

b)       10 минут обсуждаем вопрос 1

c)       10 минут обсуждаем вопрос 2

d)       5 минут - подведение итогов

e)       Учитывайте опоздания коллег

Вводная часть обязательна, не забывайте о человеческом факторе - как бы вы широко и подробно не расписали цель встречи и тему обсуждения, всегда есть большая вероятность, что найдутся те, кто не читал описание встречи.

9)       Пункт которым часто пренебрегают - дополнительно оповестите участников встречи о ее цели и о том, что вы от них ожидаете. Помните, возможно им нужно время подготовиться.

Второй этап. Час Х - время эффективной встречи!

1)       Отбросить все волнения. Настрой позитивный, уровень уверенности в себе - максимальный

2)       Начинаем встречу вовремя. Джентльменские 1-2 минуты можно подождать, ведь вы это учли, а дальше вы рискуете не успеть достичь цели встречи

3)       Работаем по ранее написанному плану. Обязательно подсветите коллегам цель встречи и какие результаты ожидаются по ее завершению

4)       Не нарушайте написанный вами план, если на обсуждение вопроса 1 вы потратите не 10 минут, а 12 – увеличивается вероятность того, что цель не будет достигнута

5)       Модерируйте коллег, не давайте отходить от темы. Даже если это ваш руководитель, даже если это владелец компании – главное не боятся. Держите фокус коллег на цели встречи

6)       Следите за настроением коллег, управляйте эмоциями:

a)       Если чувствуете падение мотивации, время напомнить цель встречи и что это принесет ее участникам

b)       Напряжение - всегда можно разрядить шуткой (да, это идет вразрез пункта про держать фокус, но это хорошая инвестиция)

c)       Управляйте собственным голосом - подчеркивайте интонациями ключевые моменты, опускайте голос на важных вопросах

d)       Чувствуете сопротивление? Время быстрого анализа причины этого сопротивления: это желание показать себя? Это нежелание брать дополнительную нагрузку? Это страх перед неизвестной задачей? Это что-то личное? Это пункт со звездочкой, потому что каждый вопрос требует индивидуального подхода и времени на отработку возражений

7)       Обязательно оставьте время на подведение и фиксацию итогов встречи. Зафиксируйте результаты встречи среди коллег и получите обратную связь

8)       Закончите встречу вовремя и получите плюс в карму от инициаторов встреч, на которые пойдут коллеги впоследствии

9)       Самое сложное это закончить на 5 минут раньше – подарите это время коллегам на чай и разгрузку мозга для смены контекстов

Смотрите также: «Пирамида потребностей по Dataduck»: проект заботы о сотрудниках

Третий этап. Есть ли жизнь после встречи?

1)       Отправьте всем участникам встречи список достигнутых договоренностей

2)       Не забывайте пинговать коллег о необходимости реализации достигнутых договоренностей, ведь если проект не будет реализован, то хоть встреча и не превратилась в балаган все равно стала не эффективной.

Таков джентльменский набор правил для проведения эффективных встреч. Все остальное это погоня за 20% результата при 80% усилий, а там куча вопросов из серии “что если…” и обсуждения на тему “что делать, если инициатор встречи не соблюдал описанные выше правила и можно ли не идти на такую встречу”. Что делать с “быстросинками” и так далее… Делитесь своими хаками проведения эффективных встреч, делитесь проблемами, вопросами – тогда мы встретимся еще раз и пополним этот набор.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна