Как не проговорить бизнес

Редакция HR-tv.ru

Вы замечали, наверное, что многие не любят писать электронные письма? Сразу предлагая: «Давайте созвонимся». А ведь известно, что когда человек пишет – он структурирует информацию, более четко выражая мысли, экономя ваше время! Именно устный формат является основным пожирателем времени: совещания, неподготовленные планерки, переговоры без предварительной повестки и аналитики провоцируют последующий шквал дополнительных действий. А всего этого можно избежать, если ввести в компании здоровую регламентацию!

 переговоры

А к вам в кабинет врываются без согласования подчиненные, причем с одними и теми же вопросами?

Здоровая регламентация

Не представляете, сколько экономится времени, если заранее прописать основные рабочие инструкции и порядки работы для отделов компании. Одновременно с этой работой становится понятно, какие бизнес-процессы нуждаются в изменении, а какие откровенно изжили себя. Создайте рабочую группу и пропишите основные бизнес-процессы сами!

Цитирую знакомую владелицу рекламного агентства – нашего клиента: 

«Летом мы не просто переехали в более эргономичный офис. А придали бизнесу новую энергетику – начиная от уничтожения папок со старыми документами старых сотрудников, заканчивая назревшей автоматизацией производственного блока и апгрейдом системы продаж с помощью ваших консультантов».

Приступив к обязанностям коммерческого директора в одной компании, я предложила ее владельцу организовать еженедельные «Советы директоров». Заранее рассылалась повестка (вопросы которой генерились с помощью сервиса «Help Desk», куда мог зайти каждый пользователь и озвучить проблему). Рекомендую использовать специализированные сервисы с аналитикой, а не постановщик задач Outlook Express.

Но даже при такой эффективной подготовке совещания первое время растягивались на 2-2,5 часа. (Если совещание длится больше часа, значит, либо участники пришли неподготовленные, либо забалтывают и уводят от темы говоруны-тролли, их необходимо контролировать). В конце такого совещания владелец воскликнул: «Мы же решали эти вопросы год назад! Принимали решения! С теми же начальниками отделов! У меня что, в компании … саботаж?!!». Причина была следующая: гуманитарии-говоруны создавали хаос. Они не могли по-другому, они просто такой психотип. Гуманитарии хороши в творческих исполнительских работах: креатив, дизайн, публичные выступления, event, поддержание повторяющихся операций. Но не в управлении прибыле-формирующими подразделениями.

Старайтесь ставить на топ-должности системщиков с технических складом ума

Эмоций и неконструктива будет ноль, а вот пошаговая систематизация и логика дадут результат даже в самых критических ситуациях! Я считаю, что даже в отделе кадров не должны работать гуманитарии – психологи – тренеры.

Научите сотрудников небытовому формату общения

В моей практике был случай: одежная компания, естественно все менеджеры – дамы, обожающие «почирикать» с клиентами. Начинаю проверять КПД каждой: сравниваю число оформленных резервов, выставленных счетов, результативность звонков. У одной ну слишком длинные звонки при самом слабом выхлопе. Выясняется: она бывшая учительница, привыкла сюсюкать с клиентами не всегда по теме. Пришлось приучать вежливо, но настойчиво выводить клиента на тему разговора, а не обсуждать цвет лака ногтей собачки клиентки. Этот момент менеджерам я обязательно акцентирую до сих пор.

Деловая переписка – мало кто не устраивает «снежный ком» из писем

Никогда не отвечайте в тексте письма контрагента. Тем самым вы создадите целое дерево разветвленных подтем и увязните в переписке. Если вам свалилось сразу несколько писем от одного адресата – рекомендую давать ответ одним письмом.

Отдельно – про эмоции. Даже если вы – начинающий управленец, можно выработать иммунитет и не вестись на попытки эмоционально расшатать ситуацию. Работая в ведущем фармацевтическом дистрибьюторе, я как-то услышала: «А мы специально провоцируем! Когда человек нервничает – он сделает ошибку. Побеждает терпеливый!». Лично у меня довольно часто на входящей электронной почте включается автоответчик следующего содержания:

«Добрый день!

Мне приятно получать четко-сформулированные запросы. С указанием профиля Вашей компании, должности. Но я не могу позволить себе погрузиться в пространную переписку.

Помните: вести деловую переписку во внерабочее время – может восприниматься как плохой тон! Поэтому если Ваше письмо содержит четко сформулированный запрос – автор обязательно Вам ответит!».

Очень удивляет, когда мне пишут с личных ящиков. Обычно в компаниях действует политика безопасности и сотрудникам запрещается общаться с клиентами с личной почты. Но если такой политики нет – ну почему у большинства даже корпоративных писем отсутствует цивилизованная электронная подпись?! С указанием www, адреса странички в соцсетях, основной специализации компании. Это же и переходы на сайт, и новые отметки «Нравится» на страничке Фейсбука, и моментальное знакомство с бизнесом. Наши контент-специалисты утверждают, что грамотная электронная подпись обеспечивает до 5-7 % к общей конверсии входящих запросов!


Подробнее:http://delovoymir.biz/2015/11/02/kak-ne-progovorit-biznes.html

Добавлено 03 ноября 2015




Комментировать

Партнёры

© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2019. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика