Спортмастер: Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима

Волкова Дарья

Компания «Спортмастер» автоматизировала систему планирования и контроля отпусков для 14 000 сотрудников розничной сети по всей России.

Кейс «Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима» претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW!HR 2021.

«Спортмастер», Спортмастер: Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима, Спортмастер, Дарья Волкова, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, Digital Solutions, Digital Solutions 2021, автоматизация системы планирования отпусков, автоматизация системы контроля отпусков, Отпуск сотрудника розничной сети, Планирование графика отпусков, сбой графика отпусков

Проект представляет Дарья Волкова, начальник отдела HR-эффективности Департамента персонала розничной сети Спортмастер Россия.

Читайте также: Платформа hrhelp! — автоматизация офисной рутины

Предпосылки создания проекта

Основные проблемы, с которыми столкнулись:

  • Планирование графика отпусков в розничной сети занимало от 3 до 6 месяцев;
  • К его разработке и актуализациипривлекалось значительное количество сотрудников разных подразделений, включая управленческий состав;
  • Формат Excel не справлялся с большим объемом данных, что приводило к ошибкам и потерям информации.

В результате  сбоя графика, более 50% отпусков приходилось в «коммерческие месяцы». Отсутствовал контроль за неиспользованными днями . Это приводило к нарушению баланса в жизни сотрудников, влияло на их эмоциональное (выгорание, стресс, баланс работы и жизни) и когнитивное здоровье (внимание, память, способность принимать решения).

Суть проекта

Вышеуказанные проблемы можно было преодолеть, достигнув результатов по 4 целям:

1. Создать единое цифровое пространство для работы подразделений, осуществляющих поддержку процесса.

2. Управлять системой отпусков:

  • Своевременно планировать отпуска всех сотрудников розничной сети в соответствии с сезонностью;
  • Контролировать планирование, расход и накопление отпусков с минимальными отклонениями от графика не более 30%;
  • Настроить контроль расхода фонда оплаты труда на отпуска.

3. Снизить трудозатраты HR-подразделений, а также транзакционные издержки всех сотрудников.

4. Повысить эффективность сотрудников розничной сетичерез баланс жизни и работы.

Масштаб – это вся розничная сеть «Спортмастер» в России, а именно 558 магазинов и более 14 000 сотрудников. При таких объемах и поставленных целях подходит только IT-инструмент и слаженная командная работа.

«Спортмастер», Спортмастер: Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима, Спортмастер, Дарья Волкова, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, Digital Solutions, Digital Solutions 2021, автоматизация системы планирования отпусков, автоматизация системы контроля отпусков, Отпуск сотрудника розничной сети, Планирование графика отпусков, сбой графика отпусков

Этапы реализации проекта

Проект занял 4 месяца и был реализован силами команды компании «Спортмастер».

  • Необходимо было проанализировать текущую ситуацию, найти слабые места процесса;
  • Продумать алгоритм изменений, определиться с IT-возможностями, установить сроки;
  • Организовать продвижение изменений и культуры отдыха среди сотрудников розничной сети;
  • Разработать и протестировать новую систему;
  • Обучить пользователей и организовать поддержку на время внедрения.

Состав команды определился исходя из этапов реализации проекта. В него вошли сотрудники отдела кадров, IT и HR-специалисты, аналитики, тренеры и менеджеры по внутренним коммуникациям.

Преодоление сложностей

Для внедрения новой системы необходимо было уделить особое внимание культуре отдыха и обучению пользования системой.

Для этого мы:

  1. Отменили заявления на отпуск;
  2. Запустили серию видеороликов (планирование жизни, планирование отпуска, расчет отпускных, куда поехать в отпуск, как подготовиться к отпуску);
  3. Разработали подробный отпускной гайд с roadmap по составлению графика  в разных форматах;
  4. Организовали поддержку пользователей в онлайн-режиме.

Технические недочеты устраняли в режиме реального времени.

Сотрудники были готовы к нововведениям, проявили искренний интерес и помогли в достижении поставленных целей.

Результаты проекта

Все сотрудники розничной сети запланировали свой отпуск в 2021 году в новой IT-системе. Сюда включены накопленные отпуска за предыдущие периоды в размере 15,28% от общего числа «копилки».

«Спортмастер», Спортмастер: Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима, Спортмастер, Дарья Волкова, WOW!HR, WOW!HR 2021, Номинанты WOW!HR 2021, Digital Solutions, Digital Solutions 2021, автоматизация системы планирования отпусков, автоматизация системы контроля отпусков, Отпуск сотрудника розничной сети, Планирование графика отпусков, сбой графика отпусков

Сбор данных для Графика отпусков занял в 4 раза меньше времени по сравнению с прошлым годом.

За январь и февраль график был соблюден на 75%.

Менее 1% отпусков пришлось на «коммерческие месяцы».

Налажена статистика и аналитика по количеству отгулянных дней отпуска и остатков, а также настроен контроль расходования и планирования фонда оплаты труда в части отпусков по различным параметрам.

Смотрите также: В PERI автоматизировали систему управления персоналом

Трудозатраты HR-сотрудников снизились в 2 раза. В 4 раза уменьшилось время на сбор данных.

По результатам выборочного тестирования баланс работы и жизни вырос на 25% за первые два месяца 2021 года.

В перспективе планируется расширение и масштабирование функционала новой системы.

Также, погрузившись в изучение проблематики в рамках проекта, было принято решение о разработке и реализации полноценной Wellbeing-программы, которая повлияет на благополучие сотрудников (физическое, эмоциональное и когнитивное здоровье, финансовое, социальные взаимоотношения и экология).

Фото «Спортмастер»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021.

Добавлено 10 марта 2021

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
-->