WOW-эффект от автоматизации рутинных HR-процессов

Как известно, в крупных компаниях для работы и контроля системы увеличивается документооборот, в том числе кадровый. Обработка документов начинает требовать много временных и человеческих ресурсов. Со временем, документооборот становится громоздким, рутинным и долгим. Например, часто уходит много времени на подписание какого-либо заявления и издание приказа, даже при наличии системы электронного документооборота.

Впрочем, эти задачи можно решить эффективно и незатратным способом, используя действующие в компании ИТ-системы.  Подробнее рассказала исполнительный директор по HR АО «Транстелеком» Гульмира Муканова в своем проекте «Безбумажный HR. Автоматизация рутинных HR-процессов».

Проект претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW ! HR _ KZ .

Суть проекта

Быстрая скорость изменений внешнего рынка заставляет компанию пересматривать скорость внутренних процессов. Чтобы быстро реагировать, надо искать способы оптимизации потерь в процессах. В первую очередь, руководство обратило внимание на HR-процессы, так как понимало, что именно у кадровиков наблюдается самое большое количество сервисов для внутренних клиентов-сотрудников. Было важно поднять скорость и качество обработки заявок от сотрудников, сделать персонал счастливыми и удовлетворенным работой HR-службы.

Читайте также: Digital Transformation HR: кейс модернизации кадрового документооборота

Сначала озадачились тем, что важно для сотрудников: время, скорость, качество, отсутствие переделок. Участники процессов, связанных с кадровым документооборотом садились за один стол, делали карты процессов, совместно искали идеи, как оптимизировать в них потери. Нужно было найти решения, которые можно развернуть в корпоративных ИТ-системах, без дополнительных расходов на реализацию. Архитектура проекта заняла примерно полгода, само внедрение произошло быстро и легко.

Проект был реализован собственными силами без финансовых затрат с привлечением ИТ-специалистов компании. Команда состояла из 5 сотрудников, на этапе масштабирования работало 17 человек, представляющие все филиалы компании.

Не обошлось без сложностей. В основном они были связаны со стереотипами и привычками людей работать по-старому, с нежеланием автоматизировать, вдруг автоматизация оставит человека без работы? Для этого много обучали, разъясняли и контролировали работу по новым стандартам. Одновременно устраняли баги в системах.

По мере внедрения проекта, реакция сотрудников была положительной. Люди увидели значительное улучшение и повышение скорости и качества процессов. Был создан WOW-эффект для внутренних клиентов. Существенно сократилась «текучка», высвободилось время кадровиков для новых интересных задач, началось увлечение автоматизацией. Развились новые компетенции и навыки.

Результаты проекта

Благодаря внедрению проекта сократилось время на подписание приказов по личному составу (с 72 до 4 часов). Высвободились человеческие ресурсы. Если раньше обрабатывали 4 человека, теперь 2. Время сотрудников было перенаправлено на новые, важные участки работы, что способствовало также их развитию.

Развились дополнительные компетенции у ИТ-специалистов, которые вместе с кадровиками работали над реализацией проекта, улучшились коммуникации и взаимное понимание потребностей друг друга.

Смотрите также: #Вокси выходит на российский рынок с уникальным продуктом для персонала

Добились безбумажного документооборота, кроме тех документов, которые обязаны распечатывать и хранить по закону. Количество обращений персонала в кадровую службу по стандартным вопросам: отпуски, тексты заявлений, и др. уменьшилось на 80%. Автоматизация обеспечила защиту от ошибок при согласовании текста за счет внедрения стандартов, единого шаблона по всем видам заявок.

В целом, кадровый документооборот стал удовлетворять внутренних клиентов. Но совершенству нет предела, компания продолжает улучшать свои системы и процессы, используя интеллектуальный потенциал сотрудников, придумывая новые идеи и технические решения.

Приходите на конференцию #WOWHR_KZ, которая состоится 5 ноября 2018 года  в городе Алматы (Казахстан), и задайте вопросы представителям компании АО «Транстелеком», разработавшим и внедрившим проект «Безбумажный HR. Автоматизация рутинных HR-процессов».

Фото АО «Транстелеком»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}