В СКБ Контур изменили процесс планирования и управления ФОТ

Ямилова Эльмира

СКБ Контур изменил процесс планирования фонда оплаты труда и его использования в течение года. От планирования ставок компания перешла к прогнозированию доли ФОТ в выручке в разрезе продуктов/подразделений. Плановая доля ФОТ в выручке помогает принять решение об изменении численности персонала и оплаты труда в течение года.

В СКБ Контур изменили процесс планирования и управления ФОТ, СКБ Контур, Эльмира Ямилова, WOW!HR 2021, WOW!HR, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021, ФОТ, планирование ФОТ, управление ФОТ, процесс планирования фонда оплаты труда, гибкая модель управления ФОТ

Цель проекта — создать гибкую модель управления фондом оплаты труда, которая позволит своевременно, быстро и легко принимать решения об изменении численности персонала и заработных плат сотрудников в рамках выделенного бюджета.

Читайте также: Корпоративная ДНК: как CarMoney сформировала свой ценностный код

О реализации кейса рассказывает Эльмира Ямилова, Head of C&B, СКБ Контур. 

Проект «Управление ФОТ» претендует на победу в номинации HR Hero бизнес-премии WOW!HR 2021.

Предпосылки создания проекта

ИТ-отрасль – это «человекоемкое» производство. Наибольшую долю в затратах компании составляет фонд оплаты труда, поэтому Контур уделяет много внимания управлению ФОТ.

В СКБ Контур изменили процесс планирования и управления ФОТ, СКБ Контур, Эльмира Ямилова, WOW!HR 2021, WOW!HR, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021, ФОТ, планирование ФОТ, управление ФОТ, процесс планирования фонда оплаты труда, гибкая модель управления ФОТ

Долгие годы мы использовали традиционный подход: 

в период бюджетирования — планирование вакансий, распределение их по подразделениям и месяцам, а также планирование бюджета на изменение заработных плат, 

а в течение года – контроль за соблюдением численности вакансий и бюджета на пересмотр.

Недостатки такого подхода:

  • Низкая скорость реагирования на изменения. Мир очень быстро меняется, особенно в ИТ-отрасли. Прогнозы, сделанные на этапе планирования бюджета, могут измениться под воздействием внешних и внутренних факторов. Особенно ярко это проявилось в пандемию: у нас не было инструментов для своевременного реагирования на изменения и быстрого принятия решений. На согласование изменений уходило много времени.

  • Трудоемкое администрирование. В течение года было необходимо постоянно вносить изменения в состав вакансий, в сроки их ввода.
  • Отсутствие взаимосвязи использования ФОТ и выполнения выручки. План ФОТ был абсолютной величиной и никак не был связан с выполнением планов по выручке.

Кроме того, ответственность за результат была у продуктовых направлений, а ресурсы — у руководителей подразделений. Нужно было передать ресурсы в руки тех, кто отвечает за результат.

Эти причины привели к необходимости пересмотреть процесс планирования ФОТ и управления им в течение года. Важно было сделать его более экологичным: простым, прозрачным, менее стрессовым для участников процесса. 

Суть проекта

Суть инновации в том, что мы создали возможность быстро реагировать на изменения внешней среды, которые влияют на выручку компании, за счет изменения процесса планирования и управления ФОТ как части экосистемы управления бюджетом компании.

Быстрое реагирование подразумевает под собой:

  •  В течение года бюджет ФОТ зависит от размера выручки: план по выручке перевыполняется — бюджет ФОТ увеличивается, план не выполняется — бюджет ФОТ уменьшается.

  • Участники процесса могут гибко использовать выделенный бюджет ФОТ на то, что необходимо в текущий момент: например, набрать дополнительных людей или повысить заработные платы сотрудникам.

Цели проекта

Для нас было важно:

1. Заложить показатель «доля ФОТ в выручке» в основу планирования и управления ФОТ.
2. Создать гибкую модель управления фондом оплаты труда, позволяющую своевременно, быстро и легко принимать решения об изменении численности персонала и заработных плат сотрудников в рамках выделенного бюджета, который зависит от выполнения плана по выручке.
3. Перейти от планирования ставок и бюджета на пересмотр к планированию доли ФОТ в выручке в разрезе продуктов/подразделений.
4. Изменить зоны ответственности участников процесса.

Реализация 

Мы используем мультисервисный подход при создании и развитии HRM-системы. Этот же подход применили при создании сервисов для планирования и управления ФОТ. Каждый сервис решает свою задачу, но все они связаны между собой и с другими сервисами компании.

Для реализации проекта был создан сервис «Управление ФОТ» и доработаны два инструмента — «Контур-Бюджетирование» и «Заявка на подбор персонала». 

Управление ФОТ начинается с планирования. Сервис «Контур-Бюджетирование» уже существовал, но его пришлось существенно изменить. Требовался инструмент, который покажет лимиты по доле ФОТ в выручке, динамику доли ФОТ в выручке за прошлые годы и, главное, позволит внести в систему и согласовать плановую долю ФОТ в выручке. На ее основе формируется бюджет по ФОТ следующего года. Такой сервис должен уметь рассчитывать ориентировочную численность персонала для планирования других статей. Цифры по бюджету, которые он получит, должны передаваться в BI-отчеты для удобства участников процесса. 

После доработки сервис «Контур-Бюджетирование» помогает спланировать ФОТ по новым правилам.

Сервис «Управление ФОТ» был создан с нуля. Для принятия решений о вводе вакансий и изменении заработной платы руководителям направлений и подразделений необходима прогнозная аналитика.

Решения об изменении ФОТ принимают на основе контрольных показателей: 

  • прогнозной экономии ФОТ;
  • соблюдения доли ФОТ в выручке по факту;
  • прогноза доли ФОТ в выручке следующего года (для сравнения с финансовой стратегией).

Зачем так много показателей? Чтобы соблюсти долю ФОТ в выручке текущего года и заглянуть в будущее — понять, как решения, принимаемые в настоящем, отразятся на будущем. 

Сервис должен оперативно собирать эти показатели и максимально учитывать происходящие изменения. Именно это задачу решает сервис «Управление ФОТ» — отчет в Power BI со всеми необходимыми контрольными показателями.

Сервис «Заявка на подбор персонала» также уже существовал, но его требовалось доработать в связи с новыми правилами согласования вакансий: внести изменения как в процесс согласования вакансий, так и в форму заявки на вакансию. Это нужно в том числе в целях правильного сбора данных для прогноза ФОТ и расчета прогнозной экономии ФОТ в сервисе «Управление ФОТ».

В СКБ Контур изменили процесс планирования и управления ФОТ, СКБ Контур, Эльмира Ямилова, WOW!HR 2021, WOW!HR, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021, ФОТ, планирование ФОТ, управление ФОТ, процесс планирования фонда оплаты труда, гибкая модель управления ФОТ

Сервисы создали наши коллеги из Управления разработки и Управления информационных технологий.

В планировании и управлении ФОТ участвуют все руководители подразделений, направлений и продуктов. В Контуре матричная структура: фондом управляют как в разрезе подразделений, так и в разрезе продуктов. Мы изменили этот процесс для всей компании: для 3 департаментов, 10 макрорегиональных центров + Федерального центра продаж, 16 управлений, 11 продуктовых направлений и 120 продуктов. 

Созданные инструменты для принятия решений используют большое количество данных из разных источников, за сбор данных отвечают разные подразделения.

Команда проекта

В команду проекта вошли:

  • Генеральный директор, Директор департамента общих служб, Финансовый директор, Директор по персоналу, Руководитель службы C&B, Руководитель отдела HR-аналитики и бизнес-процессов.

Реализовывали проект:

  • Отдел HR-аналитики и бизнес-процессов;
  • Отдел экономики труда и материальной мотивации;
  • Отдел бюджетирования ФОТ;
  • 2 команды разработки из Управления разработки и Управления информационных технологий.

При создании Правил и технологии управления ФОТ использовалась методика EJM, учитывающая пользовательский опыт участников процесса.

Сложности при реализации проекта

Договориться. Чтобы договориться о правилах игры, нужно было согласовать их со всеми участниками процесса: руководителями продуктовых направлений, директорами департаментов, руководителями подразделений. Правила изменили существующие зоны ответственности — полномочия перераспределялись от руководителей управлений к руководителям продуктовых направлений. Это создавало много вопросов, вызывало отторжение у руководителей управлений.

Собрать данные для принятия решений. Не было всех необходимых разрезов аналитики. Требовалось внести изменения в управленческий учет всей компании. 

Кроме того, свою лепту внесла ситуация с пандемией. Реализация плана по выручке была поставлена под вопрос. От правильности плана во многом зависела точность прогноза по выручке, а от него — точность прогноза по экономии ФОТ, которую можно использовать на изменение ФОТ. В этой ситуации нам на помощь пришел альтернативный прогноз выручки, подготовленный Управлением маркетинга.

 Преодолеть сложности нам помогли:

1. Корпоративная культура и ценности компании — строить отношения на сотрудничестве и находить решения совместно с коллегами. Мы провели большое количество встреч и презентаций, на которых рассказывали об изменениях и их причинах, вовлекали участников процесса в формирование правил, вырабатывали вместе с ними решения по спорным вопросам. 
2. Человекоцентричный подход и EJM: при обсуждении изменений мы думали не только о конечной цели, но и старались учитывать пользовательский опыт и потребности каждого участника процесса.
3. Вовлеченность команды проекта, заинтересованность в достижении результатов.

В СКБ Контур изменили процесс планирования и управления ФОТ, СКБ Контур, Эльмира Ямилова, WOW!HR 2021, WOW!HR, Номинанты WOW!HR 2021, HR Hero, HR Hero 2021, ФОТ, планирование ФОТ, управление ФОТ, процесс планирования фонда оплаты труда, гибкая модель управления ФОТ

Результаты проекта

1. Изменили процессы планирования ФОТ и корректировки численности и оплаты труда — перешли от планирования и контроля численности и бюджета на пересмотр к планированию и контролю доли ФОТ в выручке.

2. Создали 1 новый инструмент, доработали 2 существующих инструмента. Применили «Контур-Бюджетирование» для планирования ФОТ, аналитику в BI (сервис «Управление ФОТ») — для принятия решений об изменении ФОТ в течение года, сервис «Заявка на подбор персонала» — для согласования вакансий и прогнозирования ФОТ по вакансиям.

3. Принимаем решения об изменении ФОТ в рамках плановой доли ФОТ в выручке продуктов/подразделений.

4. Снизилась плановая доля ФОТ в выручке в 2021 году по сравнению с 2020 годом.

5. Снизилась фактическая доля ФОТ в выручке в 2020 году по сравнению с 2019 годом.

6. Ресурсами управляют руководители продуктовых направлений.

7. Уменьшилось количество операций для согласования и ввода вакансий (не нужно вести учет вакансий, согласовывать изменения штатного расписания), что позволило не увеличивать штат экономистов при увеличении численности компании и высвободить их ресурс на выполнение других задач.

Численность нашей компании — 9 000 сотрудников, у нас 12 дочерних зависимых обществ.

Смотрите также: PRO ТЕБЯ. PRO ВОЗМОЖНОСТИ: новый подход к HR в банке «Ренессанс Кредит»

Результаты проекта позволяют управлять самой большой статьей затрат в компании — ФОТ. От эффективности управления этой статьей во многом зависит эффективность работы всей компании.

Управление ФОТ — это регулярный, ежедневный процесс. Результаты проекта используются в течение всего календарного года.

Фото СКБ Контур

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021.

Добавлено 10 февраля 2021

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2021. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
-->