Автоматизация рекрутмента Эй Кей x KFC за 40 дней

Эй Кей x KFC — один из крупнейших франчайзи KFC в России: 96 ресторанов в стране и более 2500 сотрудников. В условиях дефицита кадров нужно максимально быстро искать работников для ресторанов. Представьте, каждый месяц необходимо нанимать около 400 новых сотрудников, а в отделе массового подбора работает всего три человека. Как все успеть?

Так и возникла необходимость внедрения автоматизированного подхода к найму персонала. Эй Кей x KFC полностью автоматизировали процесс подбора массового персонала в единой системе для всех заинтересованных лиц: рекрутеров, руководителей, кандидатов.

За 40 рабочих дней команде Эй Кей x KFC удалось минимизировать ручные операции, собрать весь процесс и информацию в едином пространстве, увеличить конверсию с откликов в оформление в 2 раза, объединить рекрутеров, рестораны и администраторов в единой системе, настроить и автоматизировать коммуникацию с кандидатом, обеспечить сбор аналитики по ключевым процессам подбора.

За 6 месяцев уже 52 000 кандидатов прошли через систему, из них были оформлены 1 300 сотрудников. Конверсия с откликов в оформление выросла с 5% до 10-12%, а доходимость кандидатов на собеседование достигла уровня 50%. На данный момент в системе работает 150 пользователей.

До автоматизации в Эй Кей x KFC был ручной процесс подбора персонала, которым рестораны занимались самостоятельно: размещали вакансии, совершали первичные звонки и приглашали на интервью.

Весь процесс велся в множестве различных таблиц Excel и осложнялся несистемным продвижением вакансий и отсутствием напоминаний о собеседованиях для кандидатов и нанимающих менеджеров. В связи с этим кандидаты могли теряться, не доходить до собеседований, а какую-либо достоверную аналитику собрать было практически невозможно.

Так родилась идея автоматизации процесса подбора.

В рамках проекта по автоматизации подбора персонала были определены несколько задач:

• минимизировать ручные операции,
• собрать весь процесс и информацию в едином пространстве,
• объединить рекрутеров, рестораны и администратора в единой системе,
• настроить каналы коммуникации с кандидатом в едином окне,
• обеспечить сбор и выстраивание аналитики по ключевым процессам подбора.

Эй Кей x KFCи удалось реализовать проект в течение 40 дней.

Так как было необходимо завести весь процесс в единую систему, Эй Кей x KFC выбрали мастер-систему, с которой были интегрированы job-борды, 1С, чат-боты, телефония и мессенджеры. Это обеспечило возможность автоматически публиковать вакансии и снимать их с публикации, запускать нужные нотификации и опросы, совершать звонки прямо из системы и отслеживать количество нанятых сотрудников и закрытых вакансий.

Осуществить быстрый запуск автоматизированной системы подобора персонала Эй Кей x KFC удалось за счет:

• использования готового no-code решения с возможностью внесения корректировок,
• предоставления необходимых спецификаций для оперативного введения в процесс автоматизации подбора по каждому функциональному блоку,
• проведения аналитики с использованием предложенных наилучших практик благодаря накопленному опыту,
• подключения интеграций и дополнительных инструментов за счет внутреннего сервиса.

Инструменты и подходы к реализации проекта:

Автоматизация поиска и сбора откликов.

Рекрутер получает заявку на поиск необходимого количества сотрудников в определенный ресторан. Вакансия автоматически формируется и размещается на выбранных job-бордах, а отклики на неё собираются в системе. Также по заданным критериям в систему автоматически загружаются кандидаты, найденные холодным поиском, и прикрепляются к необходимой вакансии.

Встроенная телефония.

После отклика на вакансию кандидат получает СМС с уведомлением о получении отклика. Затем в течение часа он получает звонок от рекрутера и впоследствии приглашение на интервью.

Интеграция с чат-ботом.

Кандидат точно не пропустит собеседование, так как получит напоминание от чат-бота и при необходимости сможет самостоятельно перенести время. После встречи с нанимающим менеджером он оставляет обратную связь чат-боту. На текущий момент чат-боты внедрены на различных этапах воронки:

• холодный чат-бот запускается в дополнение к обзвону и предлагает потенциальным кандидатам вакансию,
• входящий голосовой бот отвечает кандидатам в вечернее и ночное время, а также собирает необходимую информацию напрямую у кандидата через WhatsApp,
• чат-бот по недозвонам напоминает кандидату об отклике и уточняет актуальность обсуждения работы, при положительном ответе отклик возвращается на прозвон рекрутеру,
• напоминание о собеседовании с возможностью переноса сообщением в WhatsApp,
• перезапись на собеседование в случае, если кандидат не пришел,
• обратная связь по итогам собеседования,
• exit-интервью – по автоматически полученным статусам из 1С по уволившимся сотрудникам запускает опрос и передает информацию в систему.

Автоматическое уведомление всех участников процесса.

Сразу после получения отклика кандидату уходит уведомление на почту и СМС. В течение часа в рабочее время рекрутер звонит кандидату и приглашает на интервью в ресторан. В случае успешного собеседования кандидату отправляется напоминание пройти медосмотр.

Аналитические дашборды по воронкам и источникам.

С помощью аналитических дашбордов можно влиять на воронку подбора и своевременно оценивать, в каких областях есть проблемы. Также этот инструмент позволяет проводить аналитику процесса найма и скорректировать стратегию подбора. Удобно, что массивы данных представлены в понятном виде, визуализация помогает быстро считывать главную информацию.

Инструменты и интеграции:

• Телефония — встроенная телефония, хранение истории и записи звонков,
• СМС — отправка готовых шаблонов по процессу подбора, хранение истории,
• Таск-трекер — преднастроенный список задач для участников подбора,
• Мастер-система — передача информации об оформленных кандидатах,
• BI система — MetaBase: преднастроенные дашборды с аналитическими данными,
• Мессенджеры — чат с кандидатом: hh.ru, Avito,
• Чат-бот — подключение дополнительного помощника для коммуникации с кандидатом,
• Job-борды — работа с откликами: интеграция по API с используемыми job-бордами.

За 6 месяцев проект продемонстрировал результаты:

1. Доходимость кандидатов на собеседование – 50%.
2. Конверсия с откликов в оформление выросла с 5% до 10-12%.
3. 19% кандидатов переносят время собеседования самостоятельно, без участия рекрутера.
4. Сохранено 43% контактов, которые обращались в вечернее и ночное время.
5. Оформлены примерно 1 300 сотрудников.
6. 150 пользователей с удовольствием работают в системе.
7. 52 000 кандидатов прошли через систему.

Каким стал автоматизированный процесс подбора?

1. Рекрутер получает заявку на поиск сотрудников в определенный ресторан. Вакансия автоматически формируется и размещается на выбранных job-бордах, а отклики на неё собираются в системе.
2. Сразу после получения отклика кандидату уходит уведомление на почту и СМС, в течение часа в рабочее время рекрутер звонит кандидату с помощью встроенной телефонии и приглашает на интервью в ресторан. Нанимающий менеджер проводит собеседование и ставит отметку с результатами в системе.
3. В случае успешного собеседования кандидату отправляется напоминание пройти медосмотр. Затем запускается процедура оформления. Информация о трудоустройстве сотрудника автоматически передается из 1С в систему.

Как выглядит процесс для кандидата?

1. Кандидат откликается на вакансию на одном из работных сайтов или по приглашению рекрутера.
2. Получает СМС с уведомлением о получении отклика. В течение часа он получает звонок от рекрутера и в случае успеха – приглашение на интервью в ресторан.
3. Получает напоминание о собеседовании от чат-бота и при необходимости самостоятельно переносит время.
4. Приходит на встречу с нанимающим менеджером в ресторан, после которой оставляет обратную связь чат-боту.
5. Проходит медосмотр и в случае положительного результата –процедуру оформления.

В долгосрочной перспективе компания ожидает развития кейса.

Ближайшие планы по развитию:

• автоматизировать процесс оформления на работу: графики, запись кандидата на оформление,
• доработка аналитики,
• адаптация и преадаптация с помощью интеграции с чат-ботом.