HR и бизнес: как решить проблему коммуникаций и не впадать в крайности

Репутация и профессиональное доверие HR-специалистов зависят от внутренней коммуникации. Отладить эти процессы важно и для выхода компании на рынок труда, и для эффективности работы внутри компании.

Давайте разберёмся, зачем вообще рекрутеру осознанно строить коммуникацию и отношения с руководителями и коллегами? Ответ «с первой полки» — чтобы было проще и быстрее закрывать задачи. Но есть и другие выгоды:

• рекрутер станет не просто исполнителем, он превратится в стратегического партнёра и будет участвовать в развитии компании на одном уровне с другими топ-менеджерами;
• будет проще запускать любые изменения и делать внутренние проекты — это всегда так, когда растёт авторитет и крепнет репутация;
• работать станет интереснее — с ростом уровня задач и влияния на бизнес;
• доход увеличится — как следствие развития карьеры.

Мотивирует? Тогда идём дальше.

Посмотрим на отношения в коллективе через системный подход и разберём, как работать «наверх» с руководителями и «по горизонтали» с коллегами из других отделов.

Коммуникации «наверх». Отстоять бюджет, защитить проект по автоматизации подбора, раз и навсегда перестать слышать «Желающих полно, вы плохо ищете» — в каждой из этих ситуаций рекрутеру важно иметь аргументы, основанные на аналитике и цифрах.

Начать ориентироваться в цифрах сегодня несложно, существуют готовые решения для HR-аналитики и источники данных о рынке труда. Задача рекрутера — собрать себе такую систему работы с информацией, в которой будет удобно ориентироваться, и всегда держать свежие данные под рукой.

CRM-системы для управления подбором персонала. Лучший способ визуализировать работу HR-отдела. Мы много говорим о том, как важно собирать данные для воронок подбора, и если делать это правильно, вы всегда сможете объяснить руководителю и «Где мои кандидаты?», и «Чем вы там заняты?».

Аналитика по рынку труда. Простой факт — 10 лет назад молодых кандидатов до 30 лет на рынке было больше 10 миллионов, сейчас их меньше 7 миллионов. Для бизнеса это значит, что нужных кандидатов может просто физически не быть. Знать ситуацию в своём регионе и отрасли важно, чтобы уверенно объяснять руководству, почему выдавать результат «как раньше» уже невозможно. Следить за динамикой рынка удобно с помощью сервиса «hh Статистика» от hh.ru.

Насмотренность. Конкурентная среда тоже меняется довольно быстро, за успехами коллег очень полезно следить, чтобы совершенствовать собственные инструменты. Удалённые интервью, гибридный график работы, автоматизация процессов — то, что было инновацией год назад, сегодня просто необходимый минимум. К тому же опыт лидеров рынка может стать хорошим аргументом для руководителей, когда приходит пора что-то менять.

Гюзель Гараева: Около двух лет назад одна из продовольственных сетей в числе первых запустила изменения требований к кандидатам. Рынок трансформировался, людей, соответствующих старым критериям, уже просто не было, поэтому компания начала системно снижать требования к опыту и возрасту, чтобы расширить воронку. Было хорошо заметно, как некоторое время спустя за ними подтянулись и другие компании, и сейчас идёт сильный пересмотр требований во всех отраслях.

Коммуникации «по горизонтали». Разумеется, коллеги из других отделов — те же люди, которые не обязаны досконально разбираться в трендах рынка, и им также важно «на цифрах» доносить реалии сегодняшнего дня. Но, кроме того, это прямые «потребители» услуг рекрутера и люди, с которыми HR-команда работает каждый день. Естественным путём здесь будут складываться более личные отношения, которым важно уделять время и внимание.

Знания о людях. Для рекрутера общение с коллегами — это не трата времени, это инвестиция и даже прямая обязанность. Поговорите с вашим заказчиком на старте проекта по подбору, объясните, как и почему вы будете строить совместную работу, чтобы потом не тратить силы на сопротивление с его стороны. Во время такой беседы вы чуть больше узнаете о нём как о человеке — как он принимает решения, что ему важно в работе и что с ним происходит за пределами офиса.

Знания об отношениях между людьми. Отношения в коллективе можно разбить на три вида: хорошие, нейтральные и, увы, конфликтные — люди могут в принципе не доверять HR-специалистам или по каким-то причинам видеть в вас врага. Это не повод для обиды, но база, с которой нужно работать. Фокусируйтесь на том, чтобы поддерживать хорошие отношения, нейтральные контакты превращать в хорошие, переубеждать скрытых или явных врагов и акцентировать их внимание на том, что сотрудничать всегда полезнее, чем конфликтовать.

"Чтобы ваши профессиональные отношения крепли, важно корректировать свою когнитивную привычку «быть правым»: принимать во внимание другие мнения, оценивать разные точки зрения, учиться вместе искать решение. Мне всегда больше нравится иметь репутацию человека, с которым можно договориться, чем того, кто всегда прав" - говорит Гюзель Гараева.

Одна из задач HR-специалиста — держать всех, кто задействован в подборе, в курсе событий на рынке труда. Показывайте статистику, подсвечивайте необходимость брать в расчёт дефицит кадров, демографическую ситуацию в стране и регионе, экономику и геополитику.

Марина Хадина: Ваша задача — донести, что нужно дорожить сотрудниками, которые уже работают в компании, удержать людей дешевле и проще, чем найти новых на дефицитном рынке. И на этом фоне важно доказывать, что необходимо перестраивать и процесс найма: уменьшать число этапов собеседования, делать перерывы между встречами короче. В массовом подборе ещё важнее научиться вместе с внутренним заказчиком за несколько часов решать, подходит кандидат или нет. И в случае положительного решения быстро переходить к следующему этапу, например, сразу оформлять или выдавать направление на медкомиссию.

Вот что тут поможет:

1. Договоритесь на старте проекта, как будет происходить подбор. Заранее обсудите требования к кандидатам, этапы работы, критерии и способы оценки, сроки.
2. Убедитесь, что условия, которые вы предлагаете, конкурентны.
3. Корректируйте процесс подбора: быстро реагируйте на сдвиги времени согласования, на причины отказа, которые ранее не оговаривались, на низкую эффективность воронки подбора. Применяйте цифры, аналитику, CRM-систему. При необходимости согласуйте изменения с руководителем.

Гюзель рассказала об опросе в одной из соцсетей, который показал: около 50% HR-специалистов находятся на стадии выгорания, в том числе из-за рутинной деятельности.

Во многих компаниях цифры и аналитику HR-команда до сих пор собирает вручную, и порой на это выделяют целый день, хотя сегодня это абсолютно пустая трата времени и сил. Автоматизация HR-процессов просто внедряется и помогает освободить до 30% рабочего времени команды. Это время можно потратить гораздо эффективней и полезней для человеческой психики — на изучение бренда, укрепление деловых отношений с руководством, коллегами.

Для автоматизации удобно использовать CRM-системы. Автоматизация HR-процессов выгодна прежде всего для бизнеса, так как она создаёт цифровую среду, которая повышает эффективность и продуктивность процесса найма, обеспечивает прозрачность и открытость в отношении расходов, действий и ошибок.

Гюзель Гараева: Сейчас рекрутмент очень похож на бизнес, где нужно постоянно строить и тестировать гипотезы. Невозможно, делая одно и то же, получать другой результат. Чтобы продолжать работать эффективно, важно учитывать рынок, менять условия и требования, пробовать разные каналы привлечения кандидатов и этапы подбора. Меняешь какой-то элемент и смотришь, есть эффект или нет эффекта? Если нет — снова меняешь элемент. И так пока не получишь нужный результат.

HR-специалист — это именно тот человек в компании, кто играет важную роль в настройке процессов коммуникации. Это помогает улучшить взаимодействие между отделами, позволяет разрешать проблемы и конфликты на ранних этапах, а также создаёт благоприятную корпоративную культуру. В итоге прозрачные процессы, понятные правила и хорошие человеческие отношения помогают быстрее решать задачи найма, удерживать таланты, завоёвывать репутацию у топ-менеджмента и коллег. Инвестируйте в это.