Как составить эффективную матрицу зон ответственности

Чем вам поможет матрица зон ответственности, в чем ее суть, каков алгоритм построения и почему точки контроля не должны быть расположены слишком близко, порталу HR-tv.ru рассказала Екатерина Горяная , старший консультант международного кадрового холдинга.

Матрица зон ответственности  - важный, крайне необходимый в современных организациях  системный подход распределения обязанностей. Его  используют при формировании и постановке задач перед подчиненными или группой сотрудников. Он достаточно затратный и требует много времени на подготовку. Поэтому не все компании используют его  в полной мере.

Если говорить об алгоритме построения и формирования матрицы зон ответственности и его этапах, то здесь могут быть применимы различные подходы. Более эффективен будет процессный подход , подразумевающий участие каждого члена команды в рамках поставленной задачи. Другими словами, распределение ответственности внутри сформировавшегося коллектива, группы или команды.

Читайте также: Эффективная матрица зон ответственности: возьмите на заметку!

Также будет эффективна модель RACI , на основании которой распределяются роли и зоны ответственности между участниками. Подход RACI  состоит из четырех основных ролей:

Responsible  (Исполнитель) – ответственен за определённый  участок работы, он доверен только ему. Как правило, в зависимости от задачи, таких ролей может быть несколько.

Accountable (Ответственный) – управляет процессом, является его владельцем. Отвечает за ключевые показатели - качество, результаты и сроки. Характеризуется высокой вовлеченностью, он управляет процессом стратегически, дает качественную и своевременную обратную связь. Такая роль должна быть единственная в рамках одной задачи.

Consulted (Эксперт) – обладает экспертизой в том или ином вопросе. Рекомендуется привлекать одного, не более двух экспертов, так как большое количество экспертов в рамках одной задачи может значительно затруднить коммуникацию и чревато профессиональными спорами.

Informed (Информирующий) – обладает всей информацией по процессу, может косвенно влиять на результат.

Первым шагом после выбора подхода необходимо определить, что станет основанием будущей матрицы . Лучше и эффективнее всего отталкиваться от стратегии компании, её политик и глобальных целей. Это могут быть коммерческая, маркетинговая, финансовая или другие стратегии и политики, в зависимости от задачи. Например, если необходимо повысить коммерческую привлекательность продукта или услуги, то за основу следует взять коммерческую и маркетинговую/продуктовую политику.

Вторым шагом является написание самой задачи или функции . Здесь можно начать с упрощенной модели «Задача – Функция» с постепенным добавлением точек контроля и KPIs. Введение KPIs должно быть постепенным, безболезненным и понятным для всех участников  процесса. Рекомендую не планировать точки контроля слишком часто – промежуточные цели не должны быть легко достижимы.

Следующий шаг  - определение участников и распределение ролей в рабочей группе. Для общего понимания идти следует сверху вниз, от глобальной цели до деталей. Более эффективно составлять матрицу вместе с ключевыми ролями в процессе. Матрица должна быть структурной, системной и понятной всем участникам процесса. Здесь также важно описать  конкретные рабочие ситуаций и пути выхода из них.

Следующий шаг – введение KPIs . Эффективны будут качественные и количественные показатели, а также финансовые (прибыль, маржинальность, вознаграждение и другие), они тоже имею значение.

Итак, матрица зон ответственности создана, разработана и понятна всем участникам. Пора приступать к исполнению. В процессе реализации правильно составленная матрица зон ответственности может являться отличным подспорьем или даже некой шпаргалкой, в которой всегда можно посмотреть, кто именно отвечает за тот или иной подпроцесс. Матрица зон ответственности не должна вызывать негатив и непонимание со стороны участников.

И напоследок хотелось бы затронуть еще один аспект, являющийся ключевым во всем взаимодействии, а именно – правильно выстроенная коммуникация . Грамотное взаимодействие на основе доверия, открытости и вовлеченности является одним из составляющих успеха проекта. Безусловно, это оказывает огромный положительный эффект, направленный на сплоченность и достижение командного успеха компании в целом.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна