Обратная связь от сотрудников: как оперативно собирать и качественно анализировать в условиях турбулентности

Мы — IT-компания, в которой примерно 70% сотрудников — это мужчины призывного возраста. Для нас, как, наверное, для большинства людей справляться с новыми реалиями оказалось той ещё задачкой со звёздочкой, рассказывает Екатерина Папкова , HR-менеджер в ГК Юзтех .

Сейчас особенно важно держать тесный контакт с сотрудниками, слушать и слышать их обратную связь и своевременно её обрабатывать. Как минимум, чтобы избежать увеличения текучести и падения продуктивности. Как максимум — потому что это просто по-человечески правильно. Итак, поделюсь нашим опытом, как мы с этим справляемся.

Из множества вариантов сбора обратной связи от сотрудников мы решили сделать упор на 1-to-1. Эта практика в последнее время набирает популярность в бизнесе, и это действительно работает.

Что такое 1-to-1

Встречи один на один — это индивидуальная встреча people-менеджера или HR с каждым сотрудником. В беседе вы обсуждаете вопросы исходя из цели, которую поставили перед этой встречей.

Цели могут быть как точечные и глубокие, так и общие. Например: построить карту развития сотрудника, замотивировать его на какие-то свершения или просто прощупать настроение.

Читайте также: Эффективность, продуктивность и результативность. Использование искусства в кадровой политике

Наша основная цель на текущий момент — прощупать настроение и возможные боли. Исходя из этого уже принимать меры и разрабатывать мероприятия по поддержке сотрудников.

Почему мы выбрали именно 1-to-1, как основной инструмент сбора обратной связи

Потому что среди прочих этот вариант показался нам оптимальным. Можно выделить три способа получения ОС от сотрудников:

— Анкетирование — это всевозможные пульс опросы, опросы вовлеченности и прочее.

— Глубинное интервью — длительная беседа с очень сильной степенью вовлечения в мотивы и видение жизни сотрудника.

— Структурированное интервью — это беседа с заранее подготовленной воронкой вопросов. Сюда можно отнести ежегодную аттестацию сотрудников или вышеупомянутый 1-to-1.

Все эти варианты мы используем в нашей компании, но в условиях турбулентности сделали акцент на одном.

Оценив ситуацию вокруг и посмотрев на наши ресурсы, мы поняли, что анкетирование сейчас не будет пользоваться высоким спросом и вовлечённость будет низкая. Глубинное интервью — это потрясающий инструмент, но увы на более чем 750 сотрудников одними силами HR нам не справиться. Структурированное интервью отправляет нас на оптимальный средний уровень погружения в сотрудника, чтобы понять хотя бы его «температуру» и закрыты ли у него базовые потребности. Так мы и остановились на нём, а именно на 1-to-1.

Что нужно ждать от себя, проводя 1-to-1

Помимо таких очевидных вещей, как проявлять эмпатию и профессионализм, есть ещё важные моменты.

— Очень важно самому быть в стабильном состоянии, готовым на 100% погрузиться в сотрудника и вести максимально доверительную беседу. Без такого настроя лучше не браться за встречу и отложить её до более подходящего времени, потому что без хорошего настроения вы не сможете получить ценную обратную связь.

— Нюанс, связанный с новыми реалиями. Не секрет, что у всех механизмы восприятия стресса разные. Люди сейчас разделились на два лагеря: тех, кто находятся на стадии видового выживания, и тех, кто на стадии индивидуального выживания.

Видовое выживание — стресс, сопровождаемый паникой (спонтанно мигрировавшие сотрудники; люди, чувствующие, что их жизни угрожает опасность; ребята, закупающие крупы и сахар в промышленных масштабах).

Индивидуальное выживание — стресс без паники (люди, в чьей жизни никаких радикальных изменений нет, они относительно в порядке).

Тут важно знать, что если мы имеем дело с человеком на стадии видового выживания, мы никакими разговорами не переведём его на стадию индивидуального выживания. Он неизбежно перейдёт туда сам со временем, но пока он не там, ни один аргумент в мире не сможет его перевести в другой лагерь. В таком случае мы просто человека понимаем и принимаем, пытаясь создать для него комфортные условия.

Как устроен процесс 1-to-1 в ГК Юзтех

Только 1-to-1 мы касаемся сотрудника не менее 2-х раз в год, не говоря уже об адаптации, аттестации и других важных встречах. За месяц у нас, как правило, выходит более 150 проведенных 1-to-1.

Сейчас мы стали брать на себя больше 1-to-1, чем раньше, чтобы во время турбулентности «прощупать» большее количество людей. Мы также подключаем к этим процессам people-менеджеров.

На встречах мы просим включать камеры, если это встреча в онлайн-формате, чтобы укрепить и повысить уровень доверия. Корпоративная культура нашей компании подразумевает общение между всеми сотрудниками на «ты», вне зависимости от возраста и должности — это тоже позволяет сократить дистанцию. В первую очередь, уточняем, что этот разговор останется между нами и мы будем разрабатывать какие-то мероприятия только с согласия сотрудника. Не наносим людям добро насильно, так сказать.

Я стараюсь проводить встречи неформально, поэтому начинаю разговор со small talk о погоде, о природе, с вопросами о настроении. Не всегда, но чаще всего это помогает раскрыть человека и выстроить в дальнейшем доверительную беседу.

Затем идёт воронка из 10-15 базовых вопросов из стандартных опросов удовлетворенности и вовлеченности. Важно чувствовать настроение, с которым сотрудник отвечает и, если у нас есть сомнения в искренности ответов — не стесняться задавать уточняющие, обязательно открытые вопросы. Помним, что наша основная цель — получить правдивую ОС.

Все ответы фиксируются в облачной табличке. Потом это помогает работать с данными и анализировать результаты.

По итогу беседы, если были обнаружены какие-то боли, мы вместе с сотрудником обсуждаем возможные решения проблемы и разрабатываем мероприятия по улучшению его жизни. Обязательно, с согласия сотрудника, информируем руководителя о результате нашего разговора и при необходимости просим провести глубинное интервью.

Анализ данных

По итогу месяца мы открываем нашу табличку с данными, зафиксированными на 1-to-1, собираем статистику и выводим её в презентацию. Каждый месяц мы обсуждаем результаты проведённых встреч с топ-менеджментом компании и стараемся выстраивать процессы и дальнейшую стратегию работы с командой, опираясь на обратную связь от сотрудников.

Какие преимущества у 1-to-1?

Если всё сделать правильно, то можно снизить текучесть кадров. На таких встречах обычно понятны недовольства сотрудника, и у нас есть возможность всё исправить до того, как он пойдёт обновлять резюме.

Порой 1-to-1 работает лучше, чем ящик идей. Сотрудники прекрасно знают процессы компании изнутри и могут не только подсветить узкие горлышки, но и предложить блестящие идеи по улучшению.

Смотрите также: Узнать мнение всех и дотянуться до каждого: digital-проект «Пятерочки»

Также преимуществами 1-to-1 можно назвать укрепление отношений между командой и компанией, укрепление HR-бренда. Всегда приятно, когда к тебе проявляют искренний интерес и участие.

Мы всегда находимся в поиске новых инструментов для развития людей и бизнеса. Такой инструмент, как 1-to-1 очень хорош, но важно, чтобы это был не единственный инструмент в нашем наборе развития.

Будем рады, если наш опыт поможет дополнить вашу систему сбора обратной связи и выстроить крепкие дружеские отношения между сотрудниками и компанией.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна