От ручного подбора сотрудников к автоматизированному

Сколько HR-ов нужно для найма 10 сотрудников? А 100 сотрудников? Достаточно одного, а также хорошей автоматизации процессов обучения, трудоустройства и работы уверена руководитель сервиса по выгулу и передержке животных «Гульдог» Виктория Малюгина и методист обучающего курса для выгульщиков Вероника Марциновская .

Они поделились историей создания сервиса, опыт которого можно использовать в любых отраслях, где предусмотрен массовый набор сотрудников.

От ручного подбора сотрудников к автоматизированному, «Гульдог», Виктория Малюгина, Вероника Марциновская, подбор сотрудников, подбор персонала, автоматизированный подбор, автоматизированный подбор персонала, автоматизация подбора персонала, автоматизация процесса подбора персонала, система автоматизации подбора персонала, программа для автоматизации подбора персонала

Ручной набор

Изначально набор выгульщиков и нянь для кошек и собак в сервис «Гульдог» происходил в ручном режиме. После того, как кандидат откликался на вакансию в HeadHunter, Авито или социальных сетях, HR-менеджер вручную отправлял ему ссылку на анкету, а затем так же – вручную проверял. Далее подходящие кандидаты получали доступ к обучающему курсу в закрытом телеграм-канале. Домашние задания проверял кинолог, он же принимал экзамен при личной встрече на финальном этапе.

Читайте также: Как ЭркаФарм снизили расходы на кадровый документооборот на 60%, внедрив платформу HRlink – кейс

В какой-то момент поток желающих работать в нашем сервисе стал настолько большим, что мы перестали справляться с ним вручную и решили его видоизменить и автоматизировать.

Автоматизация HR-процессов

Подготовку будущих выгульщиков перенесли на специальную обучающую платформу и процесс действительно пошел быстрее, но в какой-то момент ресурсов платформы стало не хватать. Максимальное количество запросов в день составляло 355 откликов. За июль 2022 года в сервис обратились 1333 потенциальных выгульщиков и нянь, в августе – 1932 человека. В период с 17 августа по 19 сентября – 2132 кандидата.

От ручного подбора сотрудников к автоматизированному, «Гульдог», Виктория Малюгина, Вероника Марциновская, подбор сотрудников, подбор персонала, автоматизированный подбор, автоматизированный подбор персонала, автоматизация подбора персонала, автоматизация процесса подбора персонала, система автоматизации подбора персонала, программа для автоматизации подбора персонала

Когда к команде «Гульдог» присоединилась Вероника Марциновская, было принято решение обновить обучающий курс, а также полностью автоматизировать процесс найма и обучения – от отклика до сдачи экзамена. Так как выгульщики коммуницируют с менеджерами в телеграм, то именно этот мессенджер был выбран платформой для создания автоматизированного курса.

Работа над проектом завершилась в июле 2022 года и уже очевиден положительный эффект. Сегодня система отбора и обучения состоит из трех связанных ботов, при этом для кандидата – это единый диалог.

Принципиальное отличие нового подхода к обучению и найму от первоначального состоит в том, что мы исключили большой объем ручного труда HR-специалиста. Если ранее ему вручную приходилось изучать все анкеты, то теперь основной отсев происходит автоматически . Например, если кандидат проживает в городе, где сервис «Гульдог» еще не представлен, то бот автоматически благодарит его за обращение, но общение на этом заканчивается. Это же касается возраста и других моментов, которые помогают провести первичный отбор. В результате, до HR доходят только те, кто скорее всего присоединится к нашей команде.

От ручного подбора сотрудников к автоматизированному, «Гульдог», Виктория Малюгина, Вероника Марциновская, подбор сотрудников, подбор персонала, автоматизированный подбор, автоматизированный подбор персонала, автоматизация подбора персонала, автоматизация процесса подбора персонала, система автоматизации подбора персонала, программа для автоматизации подбора персонала

HR-специалист знакомится с анкетами отобранных кандидатов, а именно с той частью, где они рассказывают о себе и отвечают на вопросы, почему хотят работать с животными. После этого кандидатов отправляют на обучение в телеграм-бот. Здесь также были внесены изменения: если ранее кинолог проверял домашние задания всех кандидатов, включая тестовую часть, то теперь — только те, которые предполагают развернутые ответы, которые кандидаты пишут сами. Проверка заданий осуществляется непосредственно перед экзаменом. Случается, что кандидаты отказываются от обучения или не доходят до экзамена по каким-то причинам, поэтому для руководителей сервиса «Гульдог» было важно сделать качественное обучение с заданиями, которые проверяются автоматически системой.

Преимущество этой платформы заключается в большом объеме интерактива и более коммуникативной форме обучения. Помимо видеоуроков кандидаты получают доступ к различным памяткам по взаимодействию с животными и их хозяевами, инфографикам, презентациям и другим материалам, которые в дальнейшем можно использовать в работе. После обучения, как и было ранее, кандидатов приглашают на экзамен к кинологу. Данный этап пока не планируется автоматизировать, так как потенциальные выгульщики будут взаимодействовать с животными, и кинологу важно проверить их работу на практике, буквально, посмотреть в глаза, чтобы убедиться в адекватности и хорошем отношении к собакам.

От ручного подбора сотрудников к автоматизированному, «Гульдог», Виктория Малюгина, Вероника Марциновская, подбор сотрудников, подбор персонала, автоматизированный подбор, автоматизированный подбор персонала, автоматизация подбора персонала, автоматизация процесса подбора персонала, система автоматизации подбора персонала, программа для автоматизации подбора персонала

После сдачи очного экзамена для сотрудников запускается третий обучающий бот, где они знакомятся с корпоративной культурой сервиса «Гульдог» и внутренними процессами, которые скрыты от случайных людей. Финальный этап – создание анкеты выгульщика, регистрация в системе и вступление в рабочие чаты. Все выгульщики получают сертификат по «профессиональному содержанию и выгулу собак».

Для сотрудников, которые работают с кошками, было также создано 3 последовательных бота со схожей логикой. Они проходят отбор, сдают тесты, но сам обучающий курс – проще. В данном случае также предусмотрена личная встреча с представителем сервиса «Гульдог», который передает всю необходимую амуницию (аптечку и корпоративную атрибутику), проверяет документы, предоставляет допуск к третьему боту для знакомства с правилами работы в сервисе.

От ручного подбора сотрудников к автоматизированному, «Гульдог», Виктория Малюгина, Вероника Марциновская, подбор сотрудников, подбор персонала, автоматизированный подбор, автоматизированный подбор персонала, автоматизация подбора персонала, автоматизация процесса подбора персонала, система автоматизации подбора персонала, программа для автоматизации подбора персонала

Сколько HR нужно на 1000 человек

Сегодня в сервисе «Гульдог» на постоянной основе работает около 1000 выгульщиков и нянь, но набор постоянно продолжается. В месяц к «Гульдогу» присоединяется около 50 сотрудников, до конца года планируется увеличить эту цифру до 100.

Как правило, летом количество выгульщиков возрастает, так как многие ищут подработку на каникулах или в отпуске. Всех сотрудников курирует один менеджер по работе с выгульщиками. Она помогает им с адаптацией, решением сложных вопросов, занимается всей технической частью, в том числе подключением к сервису. Помимо него выгульщики и няни могут обратиться к кинологу или коллегам за советом в общих чатах в телеграм.

Когда мы только запускались, главная задача была – как можно больше оптимизировать все процессы. Даже сейчас, когда мы максимально все упростили, мы обдумываем, что еще мы можем улучшить. У нас низкая маржинальность, мы не можем позволить себе закрепить по одному куратору за 10-50 выгульщиками. Следующий этап оптимизации работы сервиса – переход на мобильное приложение, где все этапы обучения, экзамена, трудоустройства будут максимально подробно расписаны и понятны.

Несмотря на то, что сервис «Гульдог» по сути только соединяет выгульщиков и нянь с владельцами питомцев, он несет ответственность за возможные риски, если с животным что-то случится, в том числе, оплату услуг ветеринара.

Такие случаи мы используем для улучшения работы сервиса – возможно нужно ввести дополнительный обучающий модуль в процесс обучения, либо сообщаем выгульщикам в чате, с чем стоит быть более внимательными.

Смотрите также: Проект PepsiCo: Трансформация HR-модели и автоматизация HR-сервисов для сотрудников

Мы уверены, что их схема работы применима в любой отрасли, где требуется массовый подбор сотрудников. Чат-бот для отбора, обучения, первичного экзамена – классное автоматизированное удобное решение, как для работодателя, так и для кандидата. Но успех такого подхода зависит от изначальной подготовки. Разработка своей системы заняла у нас около полугода, зато помогла сэкономить человеческие ресурсы и время, которое, как известно, самое дорогое, что у нас есть.

Итоги оптимизации сервиса по выгулу и передержке животных «Гульдог»

Срок разработки собственного алгоритма обучения и найма – 6 месяцев.

Количество сотрудников, нанятых после автоматизации сервиса – 150 человек за 2 месяца, обработано несколько тысяч заявок.

Инвестиции в проект:

– оплата работы продюсера-методиста, кинолога, фелинолога, технического специалиста – 150 000 рублей;

– оплата платформы, на которой создан бот, – 2000 рублей в месяц.

Результат:

- ежедневно в сервис поступает 200-500 откликов;

- настроена аналитика и конверсия переходов из этапа в этап с возможностью оперативно отслеживать проблемные моменты;

- появилась возможность регулировать поток кандидатов без дополнительных трудозатрат на обработку информации;

- новая система позволила запустить сервис еще в 4-х городах с организацией найма персонала без привлечения дополнительных сотрудников.

Фото «Гульдог»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

0

Что Вы думаете об этом?

Прокомментировать

Рекомендуемые материалы