Платформа hrhelp! — автоматизация офисной рутины

Потемкина Ксения

hrhelp! — платформа для автоматизации HR-процессов, которая сочетает в себе сервисы и инструменты, упрощающие работу команды HR, специалистов технической поддержки и административно-хозяйственного отдела, а также всех сотрудников компании. Мы автоматизировали весь процесс жизненного цикла сотрудника: от приема на работу до его увольнения. При этом каждый этап его «жизни» сопровождает отдельный сервис, упрощающий не только рабочие процессы бэк-офиса, но и жизнь более 1300 сотрудников во всех офисах компании  от Москвы до Владивостока.  Кроме того, платформа обеспечивает комфортные коммуникации внутри нашего управления, с участниками отдельных проектов и с сотрудниками всей компании.

Платформа hrhelp! — автоматизация офисной рутины, Ксения Потемкина, РТЛабс, WOW!HR, WOW!HR 2020, Номинанты WOW!HR 2020, Digital Solutions, Digital Solutions 2020, автоматизация HR-процессов, автоматизация процессов управления персоналом, автоматизация HR, автоматизация управления персоналом

Подробностями кейса поделилась Ксения Потемкина, Директор по продукту отдела информационных технологий компании РТЛабс.

Проект hrhelp! претендует на победу в бизнес-премии WOW!HR в номинации Digital Solutions.

Читайте также: Как в PERI модернизировали систему управления персоналом

Предпосылки создания проекта

Раньше мы печатали тонны документов, подписывали, согласовывали их, теряли по дороге самые важные. Оповещение о самых незначительных событиях всех сотрудников компании отнимало массу времени и сил на подготовку.

Можно долго перечислять безумное количество мелких задач и проблем, с которыми сталкиваются сотрудники бэк-офиса каждый день. Когда за кипой бумаг мы перестали видеть друг друга, наш руководитель заявил: «Хватит это терпеть! Даешь автоматизацию!»  так и родился проект.

Глобально перед собой мы поставили следующие задачи:

  • Улучшить коммуникации внутри компании;
  • Автоматизировать рутинные процессы;
  • Облегчить и упростить решение типичных задач.

Реализация проекта

РТЛабс — не только один из крупнейших системных интеграторов в стране, но еще и распределённая компания, офисы которой расположены по всей стране, в разных часовых поясах. У нас не было вариантов:нам нужен был инструмент, который будет нас всех объединять, при этом он не должен быть ограничен ни временем, ни расстоянием. С этими задачами могут справится только IT-инструменты.

Мы проанализировали рынок в поисках готового решения, но поняли, что ни одно из них не справится снашими задачами комплексно. Поэтому решили, что мы все должны сделать сами. В качестве технологической платформы мы выбрали «Битрикс24». На ее основе мы разрабатывали, дорабатывали и кастомизировали сервисы. Начали в мае 2018 года и  продолжаем работать над автоматизацией наших процессов до сих пор.

В течение первых 2-3 месяцев выявили глобальные направлениядля работы, определили приоритеты, оперативно приступили к разработке и постепенно начали внедрять полезные сервисы, которые теперь продолжаем совершенствовать.

Команда проекта

Проект реализуется внутренней командой разработки в результате взаимодействия с другими командами  HR, АХО, Управление безопасности и другими.

Команда и ее участники менялись в зависимости от сложности автоматизируемых процессов. На сегодняшний день она состоит из 8 человек: productowner, teamleader, пять разработчиков и аналитик-эксперт со стороны HR.

Преодоление сложностей

У нас не было сложностей с внедрением. Дело в том, что заказчик представлял собой внутреннее подразделение, которому требовалась автоматизация, чтоспособствовало оперативному внедрению нужных сервисов. Кроме того, важной частью команды является эксперт со стороны HR-подразделения, который собирает и адаптирует требования коллег под понимание и представления разработки. 

Так как внедрение и автоматизация процессов происходит поэтапно, для нас передача каждого нового блока коллегам  отлаженный процесс, поэтому неожиданности случаются крайне редко. Обычно коллеги очень позитивно принимают новые сервисы, так как они призваны облегчать их работу. Мы обязательно проводим обучение, составляем инструкцию, консультируем коллег, а также собираем обратную связь и при необходимости вносим изменения в процессы.

Сложности в процессе разработки чаще всего былисвязаны с быстроменяющимися бизнес-процессами в компании. Но мы стараемся все учитывать, поэтому внесение изменений происходит оперативно и без особых затруднений.

Реакция сотрудников

Самое классное  это не просто передать коллегам автоматизированные процессы, а получить позитивные отзывы от конечных пользователей, которым стало гораздо проще подать заявку на обучение, найти контакты коллег, выполнить KPI и прочее.

Платформа hrhelp! — автоматизация офисной рутины, Ксения Потемкина, РТЛабс, WOW!HR, WOW!HR 2020, Номинанты WOW!HR 2020, Digital Solutions, Digital Solutions 2020, автоматизация HR-процессов, автоматизация процессов управления персоналом, автоматизация HR, автоматизация управления персоналом

В целом, реакция всегда положительная, ведь мы не создаем сервисы ради сервисов и не пытаемся автоматизировать автоматизацию. Мы боремся за каждую минуту пользователя, пытаясь облегчить и упростить его взаимодействие с нашими сервисами и разработкой.

Смотрите также: Платформа распределения фонда вознаграждений DariPodarki

Результаты проекта

  1. Ежедневно более 500 сотрудников компании польуются системой, а число сессий достигает 1500 в день.
  2. Сократили время подготовки к выходу новых сотрудников с 5 рабочих дней до 3-х часов.
  3. Сократили время обработки и подачи заявки на обучение на 50%. Вместо 2-3 рабочих дней теперь это занимает не более одного, включая все согласования.
  4. Разработан модуль «Благодарности», который позволяет оставлять знаки внимания в личном профиле на корпоративном портале. Ежедневно коллеги ставят друг другу до 15 «лайков», что мотивирует на взаимопомощь.
  5. Экономим до 3х миллионов рублей в год ввиду своевременной подачи заявок на доступ сотрудников в необходимые информационные системы.
  6. Перевели в цифровой формат процесс постановки годовых и квартальных премий. Автоматизировали расчет KPI. Сократили на 45% временные затраты всех участников процесса: сотрудников в компании иHR-специалистов. Ранее постановка целей происходила в течение всего квартала, теперь же это реализуется в течение первой недели нового квартала.
  7. Экономим около 1 млн в год, отказавшись от внешнего сервиса оценки персонала. Теперь оценка интегрирована в систему обучения.
  8. Разработан модуль, который синхронизирует всю информацию о сотруднике, структурном подразделении, должности, все контактные данные, наименование учетных записей и размещает их в соответствующих сервисах. Это позволяет экономить до 30% рабочего времени инженеров.
  9. Разработан «Кабинет лицензирования», учитывающий закупку, продление и обоснование лицензионного ПО в компании. Данный сервис позволяет экономить более 2 млн руб. в год, так как теперь все лицензии закупаются к соответствующим датам и только тем сотрудникам, которые действительно в этом нуждаются. Ежедневно через кабинет лицензирования поступает до 10 заявок на закупку лицензий.

Через внедренный корпоративный портал мы легко информируем коллег о важных событиях внутри компании. Большая часть рутинных процессов теперь проходит вообще без привлечения сотрудников, а остальные  упрощены настолько, насколько это в принципе возможно.

Фото РТЛабс

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020.

1.      Ежедневно более 500 сотрудников компании пользуются системой, а число сессий достигает 1500 в день.

 

Добавлено 24 сентября 2020

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2022. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
Правовые документы
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
закрыть x
-->