Платформа hrhelp! — автоматизация офисной рутины

hrhelp! — платформа для автоматизации HR-процессов, которая сочетает в себе сервисы и инструменты, упрощающие работу команды HR, специалистов технической поддержки и административно-хозяйственного отдела, а также всех сотрудников компании. Мы автоматизировали весь процесс жизненного цикла сотрудника: от приема на работу до его увольнения. При этом каждый этап его «жизни» сопровождает отдельный сервис, упрощающий не только рабочие процессы бэк-офиса, но и жизнь более 1300 сотрудников во всех офисах компании — от Москвы до Владивостока.  Кроме того, платформа обеспечивает комфортные коммуникации внутри нашего управления, с участниками отдельных проектов и с сотрудниками всей компании .

Подробностями кейса поделилась Ксения Потемкина, Директор по продукту отдела информационных технологий компании РТЛабс.

Проект hrhelp! претендует на победу в бизнес-премии WOW!HR в номинации Digital Solutions .

Читайте также: Как в PERI модернизировали систему управления персоналом

Предпосылки создания проекта

Раньше мы печатали тонны документов, подписывали, согласовывали их, теряли по дороге самые важные. Оповещение о самых незначительных событиях всех сотрудников компании отнимало массу времени и сил на подготовку .

Можно долго перечислять безумное количество мелких задач и проблем, с которыми сталкиваются сотрудники бэк-офиса каждый день. Когда за кипой бумаг мы перестали видеть друг друга, наш руководитель заявил: «Хватит это терпеть! Даешь автоматизацию!» — так и родился проект.

Глобально перед собой мы поставили следующие задачи:

• Улучшить коммуникации внутри компании;
• Автоматизировать рутинные процессы;
• Облегчить и упростить решение типичных задач.

Реализация проекта

РТЛабс — не только один из крупнейших системных интеграторов в стране, но еще и распределённая компания, офисы которой расположены по всей стране, в разных часовых поясах. У нас не было вариантов:нам нужен был инструмент, который будет нас всех объединять, при этом он не должен быть ограничен ни временем, ни расстоянием. С этими задачами могут справится только IT-инструменты.

Мы проанализировали рынок в поисках готового решения, но поняли, что ни одно из них не справится снашими задачами комплексно. Поэтому решили, что мы все должны сделать сами. В качестве технологической платформы мы выбрали «Битрикс24». На ее основе мы разрабатывали, дорабатывали и кастомизировали сервисы. Начали в мае 2018 года и  продолжаем работать над автоматизацией наших процессов до сих пор.

В течение первых 2-3 месяцев выявили глобальные направлениядля работы, определили приоритеты, оперативно приступили к разработке и постепенно начали внедрять полезные сервисы, которые теперь продолжаем совершенствовать.

Команда проекта

Проект реализуется внутренней командой разработки в результате взаимодействия с другими командами — HR, АХО, Управление безопасности и другими.

Команда и ее участники менялись в зависимости от сложности автоматизируемых процессов . На сегодняшний день она состоит из 8 человек: productowner, teamleader, пять разработчиков и аналитик-эксперт со стороны HR.

Преодоление сложностей

У нас не было сложностей с внедрением. Дело в том, что заказчик представлял собой внутреннее подразделение, которому требовалась автоматизация, чтоспособствовало оперативному внедрению нужных сервисов. Кроме того, важной частью команды является эксперт со стороны HR-подразделения, который собирает и адаптирует требования коллег под понимание и представления разработки.

Так как внедрение и автоматизация процессов происходит поэтапно, для нас передача каждого нового блока коллегам — отлаженный процесс, поэтому неожиданности случаются крайне редко. Обычно коллеги очень позитивно принимают новые сервисы, так как они призваны облегчать их работу. Мы обязательно проводим обучение, составляем инструкцию, консультируем коллег, а также собираем обратную связь и при необходимости вносим изменения в процессы.

Сложности в процессе разработки чаще всего былисвязаны с быстроменяющимися бизнес-процессами в компании. Но мы стараемся все учитывать, поэтому внесение изменений происходит оперативно и без особых затруднений .

Реакция сотрудников

Самое классное — это не просто передать коллегам автоматизированные процессы, а получить позитивные отзывы от конечных пользователей, которым стало гораздо проще подать заявку на обучение, найти контакты коллег, выполнить KPI и прочее.

В целом, реакция всегда положительная, ведь мы не создаем сервисы ради сервисов и не пытаемся автоматизировать автоматизацию. Мы боремся за каждую минуту пользователя, пытаясь облегчить и упростить его взаимодействие с нашими сервисами и разработкой.

Смотрите также: Платформа распределения фонда вознаграждений DariPodarki

Результаты проекта

1. Ежедневно более 500 сотрудников компании польуются системой, а число сессий достигает 1500 в день.
2. Сократили время подготовки к выходу новых сотрудников с 5 рабочих дней до 3-х часов.
3. Сократили время обработки и подачи заявки на обучение на 50%. Вместо 2-3 рабочих дней теперь это занимает не более одного, включая все согласования.
4. Разработан модуль «Благодарности», который позволяет оставлять знаки внимания в личном профиле на корпоративном портале. Ежедневно коллеги ставят друг другу до 15 «лайков», что мотивирует на взаимопомощь.
5. Экономим до 3х миллионов рублей в год ввиду своевременной подачи заявок на доступ сотрудников в необходимые информационные системы.
6. Перевели в цифровой формат процесс постановки годовых и квартальных премий. Автоматизировали расчет KPI. Сократили на 45% временные затраты всех участников процесса: сотрудников в компании иHR-специалистов. Ранее постановка целей происходила в течение всего квартала, теперь же это реализуется в течение первой недели нового квартала.
7. Экономим около 1 млн в год, отказавшись от внешнего сервиса оценки персонала. Теперь оценка интегрирована в систему обучения.
8. Разработан модуль, который синхронизирует всю информацию о сотруднике, структурном подразделении, должности, все контактные данные, наименование учетных записей и размещает их в соответствующих сервисах. Это позволяет экономить до 30% рабочего времени инженеров.
9. Разработан «Кабинет лицензирования», учитывающий закупку, продление и обоснование лицензионного ПО в компании. Данный сервис позволяет экономить более 2 млн руб. в год, так как теперь все лицензии закупаются к соответствующим датам и только тем сотрудникам, которые действительно в этом нуждаются. Ежедневно через кабинет лицензирования поступает до 10 заявок на закупку лицензий.

Через внедренный корпоративный портал мы легко информируем коллег о важных событиях внутри компании. Большая часть рутинных процессов теперь проходит вообще без привлечения сотрудников, а остальные — упрощены настолько, насколько это в принципе возможно.

Фото РТЛабс

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}

1. Ежедневно более 500 сотрудников компании пользуются системой, а число сессий достигает 1500 в день.