Разрушители мифов: 8 страхов при переходе на КЭДО

Сомнение в отказе от «бумаги» — это страх руководителей потратить ресурсы на внедрение неисправного инструмента, на «борьбу» с потенциальными штрафами из-за ошибок в электронных документах, и с сопротивлением сотрудников.

Но что касается кадровых специалистов, страх траты ресурсов на внедрение нового инструмента не стоит у них на первом месте. На самом деле специалисты по кадрам опасаются, что КЭДО полностью заменит их, как ряд других специалистов искусственный интеллект.

Реальность:

«Искусственный интеллект вытеснит рутинную работу у программистов, как и КЭДО у HR. Уже сейчас 77% программистов используют AI для решения своих задач. Также и в КЭДО — с автоматизацией процессы станут легче и быстрее, понятнее и прозрачнее. Специалист сможет уделять больше времени задачам, где нужно принимать решения, анализировать возможные варианты, пробовать новые идеи. А ещё один специалист по кадрам сможет вести гораздо большую численность, чем раньше, повышать свой уровень зарплаты через увеличение мощности работы.

А для тех HR дженералистов, которые и КДП ведут и занимаются всеми вопросами персонала, сразу после внедрения КЭДО откроется больше временных возможностей, чтобы заниматься внутренними коммуникациями, повышением эффективности сотрудников, настройкой систем мотивации, работе с лояльностью, обучением и развитием», — считает Наталья Данилова, операционный директор ГК Artsofte.

Кадровые специалисты опасаются, что для запуска и настройки электронного документооборота придётся нанимать отдельного человека, который внедрит платформу и отладит все бизнес-процессы кадрового ЭДО. А им самим придется долго и мучительно переучиваться.

Реальность:

Сложности внедрения редко ложатся на плечи только специалиста по кадрам. Обычно в цифровизации процесса участвует кто-то из руководителей компании или специалисты техподдержки на стороне сервиса КЭДО.

Внедрение занимает от 5 дней после передачи информации по оргструктуре в сервис и готовности юридической базы компании-заказчика - то есть после подписания с работниками соглашения о переходе на электронный кадровый документооборот.

HR специалисты иногда опасаются, что вместо автоматизации документооборота получат только проблемы — сотрудники не будут читать сложные инструкции, будут задавать сотни вопросов. В итоге персонал не сможет самостоятельно создавать и подписывать документы, либо вообще «бойкотирует» КЭДО. Также есть шанс, что возрастные работники могут даже уволиться из-за внедрения новых технологий.

Реальность:

Разработчики платформ КЭДО не стремятся сделать интерфейс сложным, а наоборот, снижают порог входа, чтобы любой пользователь мог работать с системой.

Например, пользователи могут отправить заявление на отпуск за пять минут без необходимости искать нужных сотрудников для согласования и подписи — оформление проходит онлайн.

Если персонал испытывает сложности в работе с платформой, то всегда есть техническая поддержка, которая отвечает в течение двух минут. И это живые люди, а не роботы.

Также, согласно исследованию Nopaper, наличие КЭДО в компании — важный фактор для сотрудников, особенно если это молодые специалисты, которые ценят мобильность.

Существует мнение, что подписанные в КЭДО документы не пройдут проверку государственной инспекции труда и других госорганов, а то и вообще не дойдут до проверяющих.

Реальность:

Платформы кадрового ЭДО настроены на соблюдение нормативных требований, форм и законодательства в целом. Сделать ошибку или опечатку практически невозможно - в отличие от бумажной документации.

Этот страх возникает из-за особенностей бизнеса, затянувшегося процесса трудоустройства или пропущенных дедлайнов. Например, если сотрудник не подпишет документ вовремя, то специалист получит штраф за просрочку.

Реальность:

Страх развеивается прописанным порядком действий в проблемных ситуациях в локальном нормативном акте «О переходе на КЭДО». Пока КЭДО не стало обязательным, каждый работодатель может установить удобные для себя правила. Например, оставить часть документов на бумаге, чтобы проконтролировать их подписание.

«Ежедневно кадровые специалисты совершают ошибки. Проводят не те даты, пишут не ту фамилию. Сокращение ошибок и повышение точности — то, что может дать КЭДО. Именно из-за ошибок и появляются штрафы. Меньше штрафов — меньше расходов. Снижение количества ошибок и человеческого фактора — это важно», — объясняет Наталья Недашковская, HRD с 25-летним опытом, автор телеграм-канала «HR хроники».

Постоянное отслеживание действия электронной подписи может стать проблемой для HR, если подписей будет много. Ведь срок действия каждой ЭЦП — 12 месяцев.

Реальность:

Действительность любой электронной подписи можно проверить в удостоверяющем центре, который выпустил подпись: в Минцифры или у вендора платформы.

Но сервисы КЭДО сами напоминают о сроке действия подписи. Например, отправляет push-уведомление или письмо за семь дней и за сутки до окончания срока действия подписи, а перевыпустить ЭЦП можно моментально.

Не каждый HR и руководитель компании доверяют электронным сервисам хранить информацию, считая, что «документам надежнее в коробках на полке».

Реальность:

«Убеждайте себя и руководителя: если вся документация будет храниться в электронном виде — это снизит вероятность их утери. Не стоит забывать и про такие ситуации, как пожар или потоп, которые могут полностью уничтожить документы. Плюс, посторонний человек может случайно посмотреть чужие документы в отделе кадров и узнать то, что не следовало бы. В случае с КЭДО — только у сотрудников кадровой службы будет доступ к необходимой информации в любое время», — подчеркивает Наталья Недашковская.

Компании не хотят размещать данные о сотрудниках и свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, чтобы не допустить утечки данных и получить штраф за нарушение закона об обработке и хранении персональных данных.

Реальность:

Чтобы не нарушить закон, компании нужно взять согласие на обработку персональных данных у сотрудника и заключить лицензионное соглашение с вендором платформы.

Дополнительно можно подстраховать компанию, если порядок и правила работы с персональными данными будут прописаны в локальном нормативном акте «О переходе на КЭДО».