Чек-лист: как анализировать работу удаленной команды

Лидия Егорова


директор по персоналу

Задать вопрос автору

Сейчас, при экстренном переходе отдельных команд и целых компаний на «удаленку», появилась необходимость в новых инструментах. Для контроля и управления дистанционной работой коллектива СRM, почты, мессенджеров и конференц-коллов не достаточно, требуется комплексный формат, сводящий вместе все потоки аналитики и планирования.

Чек-лист: как анализировать работу удаленной команды, Prime Sport Rus, Егорова Лидия, контроля дистанционной работы, переход на удаленную работу, управление дистанционной работой, анализ удаленной работы, эффективный контроль дистанционной команды

Предлагаю воспользоваться чек-листом, который быстро адаптируется и настраивается под параметры любой компании. Инструмент мы разработали за сутки. Благодарю за это членов моей команды, которые участвовали в доработке, улучшали и тестировали его в кратчайшие сроки, и отдельно — Анну Александрову.

Читайте также: Удаленная работа: как правильно организовать

В предлагаемой форме объединены несколько документов:

  • форма рабочего дня;
  • несколько форм аналитики эффективности сотрудников;
  • стандартный АПГ;
  • ежемесячная и ежеквартальная форма планирования.

Что быстро сделать для эффективного контроля дистанционной команды

1. Создать Google-таблицу с занесением шаблона ежедневного детального плана/факта работ по каждому отделу и каждому сотруднику (см. по ссылке). Данный шаблон создается на каждый новый рабочий день.

2. Предоставить доступы к таблице (с правом ее редактировать) всем сотрудникам, имеющим отношение к плану/факту работ отдела:

  • руководитель и сотрудники отдела;
  • непосредственное руководство над отделом;
  • бизнес-ассистенты или другие лица, в чьи задачи входит сбору сводных планов/отчетов по всей компании на ежедневной основе.

Важно не забыть предоставлять доступ не только к самому шаблону, но и ко всем продублированным вкладкам рабочих дней.

4. Установить тайминг заполнения ежедневного плана/факта. Тайминг, заданный в нашей компании — до 19:00 ежедневно каждым сотрудником должны быть предоставлены детализированные по SMART:

  • отчет по итогам работ за текущий рабочий день в онлайн-форме;
  • план работ на следующий рабочий день.

На первое время рекомендую закладывать от 30 до 60 минут в день на каждого сотрудника на заполнение шаблона. Это время нужно, чтобы привыкнуть к новой системе отчетности, через несколько коллеги будут тратить на нее в среднем около 20 минут. А хлопоты по внедрению инструмента быстро окупятся четкостью процессов, дисциплиной, оцифрованными планами и результатами.

4. Назначить ответственных за ведение ежедневного плана/факта. При этом заполнение шаблона на ежедневной основе — на каждом сотруднике, контроль за соблюдением правил и требований формы плана/факта, сроков и качества заполнения — на руководителе.

5. По готовности все таблицы дня объединять в общий сводный Google-файл по всей компании для презентации высшему руководству на ежедневной основе. Обратите внимаение, в сводных материалах нет детализации конкретных работ, только соотношение показателей запланированных и фактических по каждому на ежедневной основе (см. ниже).

6. Прописать основные показатели ежедневной онлайн-формы (кроме оцифрованных SMART-формулировок плана и факта работ):

  • время. Количество минут, исходя из 8-часового дня, должно быть не менее 480.
  • процент выполненных задач в привязке ко времени. Время на каждую задачу переводится формулой в процентное соотношение (480 минут = 100%), которое показывает трудозатраты на каждую отдельную поставленную задачу за день. В плане каждого дня должно быть не менее 100% трудозатрат. Если в факте работ получается меньше, важно требовать объяснений — в связи с чем это произошло.
  • процент эффективности по каждой задаче. Это субъективный показатель, который каждый сотрудник ставит себе самостоятельно, но отлично замыкает SMART-формулировки и подход «цель/процесс/результат». 100% ставится, когда установленный в графе планирования результат достигнут; процент уменьшается, если что-то помешало (аргументация должна быть прописана в графе фактических результатов работы за день). За счет данного показателя вы проверяете добросовестность дистанционных сотрудников и их подход к удаленной работе. Вполне возможно, по итогам выхода из дистанционного режима вы будете вынуждены сделать выводы о деятельности некоторых сотрудников — как положительные, так и наоборот.

7. Обязательно донести до всех сотрудников правила заполнения своего ежедневного чек-листа.

Чек-лист. Механика таблицы ежедневного плана/факта дистанционных работ

Порядок заполнения ежедневной формы (единый шаблон, который копируется на все даты дистанционной работы):

1. Заполнение шапки документа:

  • название отдела;
  • название документа (суть) — план/факт;
  • дата проведения дистанционных работ.

2. Заполнение таблицы:

Столбец АНазвание отдела. Это нужно для удобства сведения единого отчета по всей компании в общую таблицу. Без этой графы вы добавите работу консолидаторам информации.

Столбец ВФИО каждого сотрудника отдела.

Столбец С. Должность каждого сотрудника отдела.

Столбец DФиксация шаблонных этапов работ на каждый день:

  • актуализация/дополнение планов работы на текущий день, сформированных вечером предыдущего дня (относится к корректировке при необходимости столбцов E, J и K).
  • заполнение столбцов F, G, H* (относится к корректировке и согласованию плановна текущий рабочий день с руководством).
  • работы по утвержденному плану задач на текущий день (относится к заполнению отчета по итогам работы за текущий день — столбцов I, M и N).
  • планирование плана задач на следующий рабочий день (относится к заполнению столбцов E, J и K во вкладке следующего рабочего дня).
  • согласование плана задач на следующий рабочий день, внутри команды — с руководителем (относится к заполнению столбцов G и H*).

Столбец ЕОписание задач на день по SMART (цель, процесс, планируемый результат). Заполняется вместе со столбцами J и K

Столбец FКорректировки в планы задач от непосредственного руководства (заполняется руководителем при необходимости).

Столбец GСтатус согласования задач руководителем подразделения (согласовано, не согласовано). Ответственность за заполнение на руководителе отдела!

Столбец HСтатус согласования задач высшим руководством. Ответственность за заполнение на руководителе подразделения.
Статус «Согласовано» ставится руководителем подразделения по умолчанию. Столбец H необходим только в том случае, если высшее руководство принимает непосредственное участие в промежуточном контроле дистанционных работ компании.

Столбец IФактический результат по итогам работ за день. Описание по SMART (конкретный результат работ, оправдывающий поставленные цели на день).

Столбец JПлан на день в минутах, всегда не менее 480 (8 часов). Заполняется после столбца E и вместе со столбцом K.


Столбец KПлан на день в процентах = вес каждой задачи в %. Считается от значения в столбце J по элементарной формуле определения % (480 минут = 100%). Важно: вам нужна строчка напротив блока «Плановый ежедневный показатель», там должны стоять максимальные показатели плана на день (без формулы, просто максимальные значения):

  • 480 минут;
  • 100%.

Тогда показатель будет «чист», исходя из плановой эффективности на день.

А вот показатели J и K напротив блока «Суммарный показатель по всем задачам для проверки верности планирования» будут перепроверкой — суммарным показателем по всем оцифровкам за день (через формулу «сумм» по всем задачам каждого сотрудника по времени и по %). Так вы будете сравнивать как план ежедневной эффективности может расходиться с фактом и за счет каких конкретно задач.

Столбец LФакт за день в минутах. Всегда должен быть не меньше 480 минут (8 часов).

Столбец MФакт за день. Вес каждой задачи в %. Если в факте работ получается меньше 100% — важно требовать объяснений, в связи с чем это произошло (должно быть понятно через результаты, описанные в столбце I).

Столбец N. Эффективность за день в % (от самый субъективный, но показательный для всех коэффициент). По задачам заполняется вручную, если она выполнена полностью — 100%, наполовину — 50% и т.д.

Как подготовить людей к удаленной работе

Коллеги, помните, что к дистанционке готовы далеко мне все, многим не хватает самодисциплины. Поэтому создавайте правила эффективности и инструменты, которые позволят людям не терять производительности. И не перекладывайте это на плечи сотрудников — это дело «капитана»!

Делюсь правилами, которые мы запускали в нашей команде.

Руководству

1. Руководитель каждого отдела/подразделения создает отдельную Google-таблицу для своей команды по утвержденному шаблону.

2. Задача каждого руководителя:

  • отредактировать профиль своей таблицы под свой отдел/подразделение и пофамильно вписать туда всех свои сотрудников с их остальными данными (см. шаблон).
  • донести до своих сотрудников, кто конкретно работает дистанционно и познакомить их с утвержденным шаблоном задач для дистанционной работы.
  • предоставить доступы к таблице сотрудникам, непосредственному руководству.
  • под каждый рабочий день создавать отдельный лист в таблице с указанием в названии даты (например: 16.03, 17.03 и т.д.).

3. Задачи при дистанционном доступе:

  • совещания/планерки переводятся в формат skype (связь по любым мессенджерам); 
  • постановка задач идет через Битрикс 24 (задачи/чаты);
  • промежуточный контроль эффективности сотрудников ведется через ежедневный онлайн план/отчет по задачам и результатам работ;
  • корпоративная связь налаживается настройкой IP-телефонии.

Сотрудникам, всем членам команды

Грамотно организованная удаленка минимально отличается от офисных будней. Чтобы работа дома не превратилась в неконтролируемый поток, мы подготовили несколько рекомендаций:

1. Организуйте рабочее пространство. Вполне достаточно удобного стола, на котором нет ничего лишнего, только действительно нужные для дела вещи: ежедневник, рабочий блокнот, документы. Такая рабочая зона поможет быстро сосредоточиться и не отвлекаться на посторонние вещи. Этому же будет способствовать и аналог «офисной» одежды. Конечно, не нужно влезать в костюм, но в халате или пижаме работать не стоит.

Чек-лист: как анализировать работу удаленной команды, Prime Sport Rus, Егорова Лидия, контроля дистанционной работы, переход на удаленную работу, управление дистанционной работой, анализ удаленной работы, эффективный контроль дистанционной команды

2. График работы не должен отличаться от дня в офисе. Наша эффективность не должна снижаться так же как и уровень оплаты труда, который остается неизменным при дистанционной работе.

Смотрите также: Управление стрессом: полезные техники для спокойной жизни

3. Планирование, отчетность и дисциплина. Для этого мы разработали удобную форму — чтобы все могли держать себя в тонусе на ежедневной основе.

4. Перерывы стоит устраивать с той же частотой, что и в офисе — не чаще и не реже.

5. Поговорите с домашними. Это очень важно: члены семьи должны четко понимать, что в течение дня вы — на работе, только в homeoffice, поскольку компания заботится о вашей безопасности. В это время вы не будете заниматься домашними делами. Объясните, что при невозможности сосредоточиться вы можете допустить ошибки, которые будут стоить вам лишнего времени или денег, что отразится и на членах семьи.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 24 марта 2020

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!





Комментировать
© Информационно-образовательный портал HR-tv.ru, 2012—2020. Все права защищены. Материалы ресурса являются собственностью компании.

Размещение видеороликов, статей и иных материалов на сторонних ресурсах возможно при однозначном указании источника (активная ссылка обязательна!). На регулярную и массовую републикацию материалов требуется разрешение редакции.

info@hr-tv.ru
zen.yandex.ru/id/5c4985c078e51100ad6218d5
Разработка сайта — группа «Энерго»


Яндекс.Метрика
закрыть x
-->