БИЗНЕС-ПИРАНЬИ/Как достойно провести корпоративный или иной ивент?/
piranias

Кровожадный проект, где эксперты отвечают
на самые животрепещущие вопросы, а вы
голосуете за лучшее мнение!

К обсуждению:

Как достойно провести корпоративный или иной ивент?







Максим Бабаев

генеральный директор компании "Новая бизнес среда"

Наталья Авдеева

предприниматель, business-эксперт, основатель event-агентства Gold Stream

Каждый проект можно довести до успешного заключения, если тщательно его готовить. Любую идею можно запороть на корню без четкой координации и подготовки. Скажу по своему опыту, чаще всего неудача вызвана нечетко или неправильно сформулированными целями, а иногда их полным отсутствием.
Приведенные ниже правила — основа успешного проекта.
 
1. При подготовке проекта первым делом нужно провести оценку целевой аудитории, ее ожиданий, вкусов и предпочтений. Мы должны понять, зачем и для чего мы делаем этот проект, какие преследуем цели и какие решаем задачи.
2. Безопасность на всех уровнях ведения проекта превыше всего. При организации мероприятия нужно учитывать все нюансы. Это касается и площадки, и оборудования, и персонала. При массовом проекте нам надо обеспечить безопасность людей, для это необходимо: дежурство скорой помощи, пожарной службы, ЧОП, дополнительные проверки площадки с собаками на предмет взрывчатки, установка металлоискателей и прочее.
3. Особое внимание необходимо уделить подрядчикам, работать только с зарекомендовавшими себя партнерами, контракты и договора подписывать предварительно.
4. Сейчас наступил век полной диджитализации, когда в прошлое постепенно уходят плакаты, брошюры и другой раздаточный материал. Каждое глобальное мероприятие поддерживается event-платформой, которая создается специально для этого проекта. На платформе имеется вся необходимая информация: данные о спикерах, регистрация участников и билетов, фото-материалы. Также очень актуальны чаты, где можно общаться со спикером в режиме онлайн. 
5. В event не существует мелочей. Каждая деталь является главной. Успешное мероприятие не состоится без детального поминутного тайминга и технического сценария. Более того, довольно часто требуется проведение репетиций, чтобы ваше мероприятие прошло хорошо!
Голосовать: 0

Что касается идеального мероприятия, то его, к сожалению, не существует. Или это уже не мероприятие. Волшебной таблетки от смены подрядчика, пробок, сбоя в работе банка или болезни сотрудников нет. Но есть несколько опорных точек, которые помогают в нашей работе.

1. Определение цели и формата мероприятия. От целей, которых заказчик хотел бы достичь по итогам мероприятия, будет зависеть его формат и основное наполнение. Цели нужно обсуждать на начальном этапе, чтобы у двух сторон сформировалось единое видение.

2. Планирование. Форс-мажоры будут существовать до схлопывания Вселенной, так же как и страховочные моменты. Ивентор должен совмещать в себе функции юриста, бухгалтера и финансиста. Есть множество способов, которые помогают держать все под контролем. Это и программы MS Office, и приложения Eventum, Timepad, QuickMobile, DoubleDutch Event App, Eventmobi.

3. Составление бюджета с учетом непредвиденных обстоятельств. Иногда обстоятельства диктуют свои условия: нужно проводить срочные переговоры о продлении услуги, договариваться о дополнительной поставке или оплате наличными средствами. Так что резерв на непредвиденные расходы – отличная подстраховка.

Кроме пула в смете желательно иметь небольшой запас наличных при себе.

4. Экспертиза до малейшей детали. В данном вопросе поможет брейнсторминг, потому что у менеджера проекта скорее всего замыленный взгляд, и он не может предвидеть возможную неполадку. Важно предусмотреть каждую мелочь: от запасных парковочных мест до ножниц для срочной распаковки подарков. Именно из этого складывается общая картина – детали формируют событие.

5. Распределение зон ответственности. Один в поле... воин, конечно, но даже семейный прием должен быть организован с четким распределением обязанностей, иначе неприятностей не избежать. Так что распределение зон ответственности и грамотное делегирование – основные навыки специалиста для успешной реализации проекта.

6. Сервис. После мероприятия гости вряд ли вспомнят отлично закрепленный баннер или грамотную рассадку: это не должно быть заметно. А вот общая атмосфера, вовлеченность персонала и готовность помочь – это отдельный пункт, гарантирующий высокую планку любого мероприятия.

7. Финальная проверка за сутки до мероприятия. Надежда, что все участники процесса завершили работу по блокам в срок (приглашения отправлены, стойки регистрации подготовлены, бейджи распечатаны, а электронная регистрация в рабочем состоянии) может иметь место, но вот проверка всего и вся – обязательна!

8. Обратная связь. Для грамотного специалиста завершение проекта проходит под двумя основными лозунгами: «Вся документация чиста и закрыта» и «Обратная связь получена, ошибки учтены для их избегания в будущих проектах».

Будьте в курсе: соблюдая эти простые правила, вы избежите множества проблем и увеличите свои шансы быть востребованным конкурентоспособным ивентщиком.

Голосовать: 0
Алена Кривова

ведущий специалист отдела сопровождения проектов коммуникационной группы АМС

Каждую из ежегодных отраслевых конференций, которые я провожу, я развиваю как самостоятельный бренд. Для бренда важно наличие своей аудитории и репутации, вызывающей доверие этой аудитории. Чтобы главная идея мероприятия-бренда и его задачи не растворились где-то в процессе его подготовки, все свои решения я проверяю на соответствие двум принципам. Во-первых, ни в коем случае не отступать от генеральной линии и не делать исключений ни для кого и ни для чего, иначе это разрушит идею мероприятия. Во-вторых, не отказываться от возможностей сделать мероприятие лучше, выше, сильнее.

Помимо этого, на мой взгляд, есть ряд правил, которые также важно соблюдать, чтобы мероприятие имело вес и было организовано на должном уровне. Первое - это хороший контент. Второе - модульная система подготовки мероприятия, чтобы ничего не упустить. Третье - квалифицированная команда, в которой роли распределены в зависимости от способностей и возможностей специалистов. Четвертое - это партнеры мероприятия и выстраивание отношений с ними. Пятое - никаких агрессивных стратегий продвижения и продаж, только правильный PR в лучшем его проявлении.

Голосовать: 0
Ксения Алексеева

управляющий партнер коммуникационного агентства Fresh Russian Communications

Елена Мельникова

основатель и генеральный директор MAXIMICE

1. БРИФОВАНИЕ:

первоначальная корректная постановка цели и задач проекта, детальное брифование.

2. ПРОВЕРКА РЕСУРСОВ:

- команда (наличие сотрудников соответствующей квалификации и в необходимом количестве для эффективного осуществления деятельности);
- время (выверка оптимальных сроков подготовки и реализации проекта, крайних точек, соотнесение графика загруженности персонала);
- поставщики (наличие проверенных поставщиков по необходимому перечню услуг и продуктов, подписанное SLA – соглашение о качестве);
- финансы (наличие необходимых оборотных средств в условиях явления постоплатных проектов).

3. СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ:

- ответственность за принимаемые решения;
- проактивность;
- профессиональное управление проектами;
- чёткое распределение ролей, полная информированность и осознанность;
- «нерешаемых задач не бывает»;
- чёткое следование проджект плану;
- «не жди ответа – предлагай решение».

4. ПАРТНЁРСТВО:

доверительные отношения между заказчиком и агентством, понимание тандемного характера работы обеими сторонами.

5. НАСТРОЙ:

понимание значимости проекта, уверенность в его успехе и эффективности, положительный настрой на протяжении всей деятельности, курс на долгосрочную перспективу.

Голосовать: 0

Event-специалисту приходится выполнять несколько ролей при подготовке масштабного проекта.
Чтобы не сойти с ума от огромного количества задач - правило первое: не пытайтесь выполнить все  самостоятельно, а создайте рабочую группу и делегируйте то, что возможно передать.

Второе правило - чек-лист под каждый этап подготовки. Это здорово помогает, особенно в последние дни до мероприятия, когда наступает период форс-мажоров, переделок и прочей суеты. Чтобы это время не стало тестом на внимательность - составьте чек-лист и следуйте ему. 

Правило третье - волонтеры. Чаще всего это студенты, которым интересны мероприятия, но нет финансовой возможности их посетить. Они помогают вам и получают контент. Но необходимо помнить, что волонтер - это ваши руки, а не голова. Он не несет никакой ответственности за свои действия, он ваш помощник, а не работник. 

То, о чем чаще всего забывают организаторы - кормить команду. Для участников мероприятий есть  кофе-брейк, обед, а вот у орггруппы в этот момент совсем другие заботы. Поэтому стоит заранее побеспокоиться о питании вашей команды. Ваши люди устанут, будут голодны, станут менее эффективными и могут остаться недовольны. Позаботьтесь о своей команде!

И последний пятый пункт - с завершением мероприятия ваша работа не заканчивается. Помимо отчетов, не забудьте про отзывы - соберите обратную связь от участников. Это поможет в дальнейшем скорректировать нюансы и провести следующее мероприятие более качественно!

Голосовать: 0
Ксения Зайцева

event-менеджер агентства интернет-маркетинга "Мульти сайт"

Алексей Головченко

управляющий партнер юридической компании «ЭНСО»

Для достижения положительного эффекта от проектов необходимо действовать одновременно в юридической и PR плоскостях. В рамках масштабных проектов мы анализируем всю информацию и подключаем PR-технологии для ее донесения, готовим качественные юридические документы с экономическими выкладками и обоснованиями по каждому конкретному кейсу, участвуем в процедуре оценки регулирующего воздействия для корректировки того или иного законопроекта. Немаловажным аспектом подобной деятельности является мониторинг реакции общества и органов власти на подобную деятельность. Поэтому мы проводим круглые столы, обсуждения и т.п.

Исходя из этого, наши пять правил подготовки масштабного проекта: комплексный подход, анализ ситуации, гибкость мышления (готовность к корректировкам), профессионализм в работе, принятие во внимание обратной связи.

Голосовать: 0
Елена Александрова

владелец ASL consulting

Много лет назад, когда я впервые самостоятельно готовила корпоративное мероприятие, один умный человек посоветовал мне сделать чек-лист.

Чек-лист:

1. Идея мероприятия (от нее зависит сценарий и все остальное);
2. Количество участников и желательно их предпочтения;
3. Бюджет мероприятия;
4. Выбирается площадка (например, клуб, дом отдыха, гольф клуб, ресторан и т.д.);
5. Чек-лист – договора с площадками, ведущим, сценарий мероприятия, меню питания (туда входит все  от завтраков до фуршета), если необходимы – костюмы, инвентарь (если это игра или спортивное мероприятие), буклеты/раздаточный материал (если это тренинг/семинар), договор с транспортной компанией (какой, куда, когда), сувениры (если это награждение по случаю праздника компании или выигрыша в игре), необходимые медикаменты, охранная компания (если не предоставляют на площадке), если выездное мероприятие подразумевает детей сотрудников, то обязательно детские мероприятия и сопровождающие, с кем можно их оставить. По каждому из пунктов у вас должны быть ответственные лица с контактами, т.к. накладок не избежать.
6. День/дни мероприятия должны быть расписаны по минутам согласно чек-листу.

 

Голосовать: 0

- Тщательное изучение  целевой аудитории. Профессиональный маркетолог никогда не создаёт то, что интересно или нравится лично ему, он работает на клиента, опираясь на десятки, а то сотни исследований предпочтений потребителей. Так должен действовать и event'щик. Пройти мероприятие ногами гостя, посмотреть на него глазами гостя, услышать его ушами гостя. Нужно почувствовать себя гостем, но при этом быть на два шага впереди него, предугадывая его желания и потребности.

- Максимальный подробный план и тайминг и внимание к мельчайшим деталям. Придётся учесть все, от банального "микрофон сломался в последний момент" и пробки, в которой застрянет приглашённая звезда, до скорости наполнения бокалов шампанским, сквозняка, из-за которого может не загореться свеча, и того, правша или левша первое лицо мероприятия. Опытный event'щик знает заранее, как оно будет, какие нюансы могут вылезти, и учитывает их при планировании мероприятия.

- Приоритет безопасности при планировании любого мероприятия, особенно массового, особенно подразумевающего высокую концентрацию селебритис. Жизнь и здоровье участников превыше всего. Если нужно чем-то пожертвовать в силу ограниченного бюджета, под нож могут пойти свет, звук, костюмы артистов, количество закусок, марка шампанского, но только не безопасность.

- Постоянный поиск и использование новых технологий, форматов, подач. В наши дни люди пресыщены мероприятиями, они были почти везде и видели почти все. Только новое  воспринимается живо и свежо, запоминается и становится легендой. И именно новое нужно искать, используя все возможные средства, от просмотра видеотрансляций интересных мероприятий до чтения блогов и страниц профессионалов этой сферы.

- Максимальная адаптивность к любым возможным изменениям сценария. Что-то обязательно пойдёт не так, это закон жанра. И нужно иметь в запасе не только план В, но и планы C, D, Х, Z. Этот навык приходит с опытом. Нужно пару раз оступиться, сделать болезненные выводы и начать всегда перезакладываться, проигрывая все возможные изменения и помехи и имея план действий на случай их наступления.

Голосовать: 0
Игорь Столяров

генеральный директор группы компаний "Си-Пи-Си"

Масштабный проект = 1. масштабная цель. Что вы хотите от проекта? Напиться или привлечь миллионы туристов? 

2. Масштабные персоны - чем более интересные масштабные личности станут участниками мероприятия, тем..

3. Масштабная площадка - либо дорогая и статусная, либо большая по территории. В том и другом случае площадки предполагают вшитые большие возможности. 

4. СМИ. Информационное освещение предполагает больший охват и статус. Чем больше тираж и известней имя, тем больше внимания. И тут не важно - печатное издание, типа МК, или какой-то раскрученный блогер. 

5.  Команда - люди должны быть высокопрофессиональными, внимательными к деталям, уважающими проект и любящими все выше написанное).

И не забывайте, дорогие организаторы, говорить простое человеческое "спасибо" даже тем, кому вы платите. Это ваше мероприятие! А все остальные просто вам помогают. Пусть и за деньги. Просто "Спасибо!"

Голосовать: 0
Дмитрий Лукьянов

актер, ведущий мероприятий, продюсер

Елена Столповская

руководитель бизнес-клуба "Бизнес Park"

Как организатор event-мероприятий с 6-летним опытом, поняла - event начинается с составления чек-листа с задачами по организации и проведения мероприятия.
Распределению задач по членам команды. Графиком дедлайнов по каждому пункту.

Первостепенное правило: понимание четкой концепции мероприятия. Прописывания интересов сторон мероприятия: организаторов, спикеров, участников.

Наличие информационных партнеров. Их качеству уделяется большое внимание. Не стоит забывать, что информационные партнеры имеют интересы в мероприятии. Которые также продумываются и учитываются.

Заранее продумывается воронка продаж. Важно анализировать статистику показателей воронки в процессе продаж билетов и по завершению. 

Пятое правило в подготовке - продумать эмоциональное впечатление участников eventа. Какое настроение будет у мероприятия. Чем запомнится бизнес-конференция, помимо лекций спикеров. Здесь играет роль кейтеринг. Местонахождение зала, оформление. Музыкальный фон перед выступлениями спикеров и в перерывах.

Голосовать: 0
Другие выпуски "Бизнес-пираний"

Партнёры

Уважаемые читатели, предлагаем Вам принять участие в исследовании пользовательской аудитории

Принять участие