piranias

Кровожадный проект, где эксперты отвечают
на самые животрепещущие вопросы, а вы
голосуете за лучшее мнение!

К обсуждению:

Какова формула эффективного совещания?





Ирина Шуваева

генеральный директор Питер-Бизнес-Drive

Формула успешного совещания - это просто. Во-первых, время, во-вторых, цель. В-третьих, подготовка, в-четвертых, эффективные инструменты и последнее, пригласить нужных участников. Теперь более подробно.

Любая встреча должна быть ограничена во времени, в противном случае, она перестает быть полезной, если мы не говорим о встрече двух подружек для того, чтобы поболтать)

Обязательно для встречи устанавливаете цель, ради которой вы на нее собираетесь? Что будете решать? Может вообще все сделать заранее, удаленно, а на месте обменяться результатами.

Любая встреча требует подготовки и не только от организатора встречи, но и тех, кто туда придет. Для этого отправляется повестка своим коллегам, чтобы все были в курсе и каждый готовил бы свою часть работы.

Хорошие инструменты для встречи это важно. Флипчарт, проектор, презентация, пишущий инструмент, компьютер, все может понадобиться в работе.

И на встрече нужны только те, кто будет вместе с вами решать поставленные задачи. Зачем приглашать начальника транспортного цеха, если речь идет о работе отдела маркетинга? Зачем для решения стратегических задач приглашать бухгалтера? Не приглашайте сотрудника, если он не имеет отношения к вашему проекту и не может внести конструктивное предложение.
Эффективная встреча это быстро, хорошо подготовлено, по сути, с нужными инструментами и людьми.

Голосовать: 1
Наталья Фефилова

директор по развитию 404 Group

Формула эффективного совещания звучит просто: цель + правила + участие.

Проблема как раз в том, что большая часть совещаний первым делом «теряет» цель. У многих совместных встреч цель вообще не определена. Нет цели - нет результата. Прежде чем собирать совещание необходимо понять, зачем оно нужно, что должно получиться по итогу, диагностировать тип встречи, сформулировать цель и донести ее до всех участников.

Для каждой встречи должны быть разработаны правила, включающие в себя тайминг, распределение ролей, формат встречи, повестку, правила поведения и критерии достижения цели т.д. Работая по правилам, а не в хаосе всеобщего галдежа, намного проще и быстрее можно прийти к результату.

Каждый из приглашенных на встречу обязан во время совещания принимать в ней участие: быть активным, выполнять выделенную роль. Если на совещании есть молчаливый наблюдатель, возможно, он лишний на этой встрече, и будет более полезен на своем рабочем месте.

Голосовать: 0

70% моего времени занимают совещания и деловые встречи. И вопрос их эффективности звучит для меня особенно остро. Поэтому сейчас я следую двум основным правилам.

Первое – это keep it short. Поясню на примере. Outlook по умолчанию предлагает нам запланировать встречу либо на 30, либо на 60 мин. Но я всегда выбираю третий вариант. Ведь получаса на переговоры обычно мало, часа много. А вот 45 минут оказывается вполне достаточно. Поэтому ставлю в Outlook’е 60 минут и в результате выигрываю 15 свободных минут. Это прекрасная возможность переключиться на следующую встречу – ответить на несколько писем или налить себе чашку кофе и собраться с мыслями.

Второе правило, или «Есть ли у вас план, мистер Фикс?». Всегда прихожу на переговоры с четким пониманием их целей и ожидаемых результатов. К концу встречи получаю ответы на три главных вопроса: «О чем договорились?»; «Что делаем дальше?»; «Кто и когда это делает?».

 

Голосовать: 1
Дарья Рудник

директор по персоналу компании АТОЛ

Владимир Трофименко

генеральный директор представительства компании Mankiewicz Gebr. & Co. в России и странах СНГ

Для эффективного совещания важна не его форма, стулья, стол или помещение, а важны люди, которые собрались в одном месте для достижения конкретной цели. Очень важна персональная мотивация каждого работника. Такая заинтересованность выражается не в материальной выгоде, а в личностном отношении сотрудника к своей работе. Поэтому основная задача руководства — работать с людьми, а не с работниками.

В современных реалиях бизнеса формат проведения совещания со строгой иерархией «начальник - подчиненные» уже не актуален. Mankiewicz существует по принципу матричной организационной структуры. Нет прямого подчинения сотрудников. В компании давно установлена практика проведения совещания в формате стартапа. На таком совещании присутствуют руководитель - ментор, координатор проекта, специалисты по всем областям. Все сотрудники собраны вместе для достижения единой цели – успешной реализации проекта. Такие условия мотивируют сотрудников на эффективное выполнение своих задач.

Голосовать: 1

Я считаю, что эффективность совещания начинается задолго до самого совещания. Во-первых, нужно понять, какова у совещания цель, ответ на какой конкретно вопрос мы ищем? Точно ли он сформулирован верно? Полезно даже выписать себе этот ключевой вопрос и держать в качестве напоминалки, чтобы в процессе не отклоняться от цели совещания.

Далее, нужно понять, кто для решения этого вопроса нужен:

  • кто имеет право сказать, что всё, решение будет таким. Есть ли такой человек? Точно ли он наделен полномочиями по принятию решения и наделению команды по реализации требуемыми ресурсами?
  • чьё мнение нужно учесть с точки зрения экспертизы? Чтобы не собирать свои грабли, возможно, стоит послушать чужие.
  • чьё мнение нужно учесть с точки зрения реализации? Кто будет руками внедрять принятое решение? Возможно, они видят что-то такое, чего не видно из переговорных.

Если все эти параметры известны до совещания - это круто. Если нет, то совещание нужно начинать именно с выработки этих параметров. И, возможно, выработка самого решения перенесется на следующий раз.

Все это относится к совещаниям по сложным кросс-функциональным вопросам. Если вопрос в рамках одного отдела, то совещание тем эффективнее, чем короче.

Голосовать: 1
Дмитрий Кибкало

основатель международной сети настольных игр «Мосигра»

Для меня два самых важных составляющих успешных совещаний, о которых часто забывают или не придают им значения, это повестка и протокол.

Повестку совещания лучше всего разослать участникам встречи не позднее, чем за день, чтобы все успели подготовиться и вообще понять, о чем пойдет речь. Если этого не делать, могут возникать неловкие ситуации, когда коллеги приходят на встречу плохо подготовленными и обсуждение вопросов заходит в тупик или откладывается до «следующего раза» (тогда возникает вопрос – а зачем мы собирались?).

По окончании совещания, не позднее, чем через час, необходимо подготовить краткий протокол с указанием обсуждаемых проблем, принятым решением по каждой из них и срокам исполнения. Так мы избежим ситуации, что кто-то что-то недопонял или сделал вид, что не понял. Нужно помнить об одном простом правиле: все должно быть зафиксировано письменно. Не записано – значит, не было!»

Голосовать: 0
Ибрахим Хассан

эксперт по управлению проектами, бизнес-тренер

Первое, что нужно сделать — это определить, для чего оно проводится. То есть четко понимать конечную цель встречи, причем в цифрах. Например, я собираю команду, чтобы разобраться, как мы можем увеличить доход компании на 1,5 миллиона. Нужно решить, за счет каких направлений мы сможем нарастить прибыль в следующем месяце. Возможно, за счет сокращения количества расходов, возможно, за счет увеличения каких-то интересных запусков. Или за счет чего-то еще. До того как мы соберемся с командой, я обозначаю цель для каждого ключевого игрока совещания и каждый готовится к встрече по своему направлению. А затем мы собираемся вместе и начинаем штурмить.

Следующая важная составляющая в этой формуле — организация. Я, как ведущая, провожу совещание очень жестко — с четким регламентированным временным окном. Во время встречи ни шага в сторону, потому что мы должны уложиться, решить эти задачи в течение обозначенного срока. Я погружаю команду в мыслительный процесс. Говорю, какие направления для развития вижу сама, потом даю слово каждому. А затем мы резюмируем и структурируем все сказанное. Определяем, какие ресурсы нам нужны для воплощения идеи, сколько времени на это потребуется.

В конце совещания каждый участник получает задание. А я прошу подытожить, кто как понял свои задачи, какой результат он должен выдать. Чтобы я видела, что сам человек точно понимает, чем он будет заниматься.

Голосовать: 0
Анна Арсеньева

основатель международного обучающего проекта “Академия моды и стиля”

Альбина Назарова

основатель международной сети студий депиляции SAHAR&VOSK

Даже если собственник бизнеса не находится в операционном управлении, он должен проводить совещания по основным вопросам с потенциальными партнерами или сотрудниками. Чтобы они проходили эффективно, надо хорошо подготовиться, и мой способ — презентация.С ее помощью удается донести информацию наглядно — так, чтобы люди ее поняли и приняли.

Сотрудникам я рассказываю о том, какая работа проделана, делюсь наработками за определенный период. Поскольку успехи компании влияют на их заработок, показываю, как надо действовать, чтобы его повысить. Рассказываю, что лично я делаю для компании, говорю о планах.

Особенно важно проводить такие совещания, если в компании возникла проблемная ситуация. Например, недавно мне пришлось уволить ключевого сотрудника, и это вызвало недовольство коллектива. Чтобы люди понимали мою точку зрения, я обосновала свое решение в форме презентации: представила все допущенные им ошибки, в том числе, служебную переписку в виде скриншотов, показала данные аналитики результатов его работы, которые оказались низкими и т.д.

Если речь идет о совещании с партнерами и инвесторами, в презентации всегда делаю акцент на цифры, графики, таблицы, исследования, отражающие результаты проделанной работы и наши достижения. Когда возникает вопрос о необходимости дополнительного инвестирования, объясняю, почему и на что конкретно нужны средства.

Голосовать: 0
Другие выпуски "Бизнес-пираний"

Партнёры